Hướng dẫn thiết lập tính năng
Tiêu chí của hệ thống phan mem quan ly ban hang là hướng người dùng tới sự đơn giản mà hiệu quả. Chúng tôi sẽ ẩn đi những chức năng mà có thể bạn không dùng tới để màn hình bạn nhìn thấy là đơn giản nhất. Tuy nhiên với những cửa hàng đòi hỏi nhiều việc quản lý phức tạp hoặc khi cách quản lý cửa hàng của bạn thay đổi, bạn chỉ việc thay đổi lại các tùy chọn để đáp ứng nhu cầu quản lý của bạn.
Do đó, chúng tôi sẽ liệt kê ra một số các tùy chọn để bạn thiết lập cấu hình khi hệ thống bắt đầu hoạt động. Bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại các tùy chọn này bất cứ lúc nào để đáp ứng công việc của bạn.
Để vào phần thiết lập tính năng, bạn làm như sau:
- Tại màn hình Quản Lý bạn di chuột vào chữ Thiết lập, click chọn Thiết lập cửa hàng.
- Sau đó click vào tab Thiết lập tính năng, hệ thống sẽ hiển thị những cài đặt để bạn lựa chọn:
Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn sẽ đặt các thiết lập ban đầu cho hợp lý. Khi muốn bật/tắt tính năng nào, bạn tích chọn/bỏ chọn tính năng đó và nhấn Lưu để hoàn tất. Chi tiết nội dung của từng mục trong phần thiết lập tính năng như sau:
1. Giá vốn trung bình
- Chọn “Giá vốn trung bình”: Tính lỗ lãi theo phương pháp giá vốn trung bình.
- Không chọn “Giá vốn trung bình”: Tính lỗ lãi theo phương pháp giá vốn cố định.
2. Sản phẩm có thuộc tính
- Chọn “Sản phẩm nhiều thuộc tính”: Hệ thống cho phép quản lý các thuộc tính của sản phẩm.
- Trong phần Danh mục > Hàng hóa: có thêm phần quản lý thuộc tính.
- Trong màn hình Bán hàng: có tìm kiếm theo thuộc tính.
- Trong màn hình báo cáo: có thống kê theo thuộc tính.
- Không chọn “Sản phẩm nhiều thuộc tính”: Hệ thống không quản lý thuộc tính của các sản phẩm.
Bạn tham khảo chi tiết tính năng Thuộc tính của hệ thống.
3. Sản phẩm có đơn vị tính
- Chọn “Sản phẩm nhiều đơn vị”: Hệ thống cho phép quản lý đơn vị của hàng hóa.
- Trong phần Danh mục > Hàng hóa có thêm phần quản lý đơn vị.
- Không chọn “Sản phẩm nhiều đơn vị”: Hệ thống không quản lý đơn vị.
Để hiểu rõ hơn tính năng quản lý đơn vị tính, mời bạn xem thêm phần chức năng quản lý đơn vị tính của Kiot Viet.
4. Quản lý tồn kho theo mã máy (Serial/IMEI)
- Chọn "Quản lý tồn kho theo mã máy": Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số Serial/IMEI của sản phẩm hàng hóa.
- Trong phần Giao dịch > Nhập hàng: có thêm phần nhập số Serial/IMEI.
- Không chọn "Quản lý tồn kho theo mã máy": Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lượng sản phẩm hàng hóa nhập vào.
Xem thêm chi tiết Quản lý tồn kho theo mã máy
5. Tính năng sản xuất hàng hóa
- Chọn "Tính năng sản xuất hàng hóa": Cho phép thiết lập nguyên liệu thành phần cho hàng hóa, có thể sản xuất mặt hàng thông qua tính năng Quản lý sản xuất.
- Trong phần Hàng hóa có thêm mục Sản xuất
- Không chọn "Tính năng sản xuất hàng hóa": Không sử dụng tính năng sản xuất hàng hóa.
Xem thêm chi tiết Tính năng sản xuất hàng hóa
6. Tính năng giao hàng
- Chọn "Tính năng giao hàng": Người sử dụng quản lý các trạng thái giao dịch giao hàng, các khoản phí giao hàng, khoản cần thu hộ với từng đối tác giao hàng.
- Không chọn "Tính năng giao hàng": Khi cửa hàng của bạn không có các giao dịch cần chuyển giao hàng hóa.
Xem thêm chi tiết thiết lập tính năng giao hàng.
7. Sử dụng cân điện tử
- Chọn "Sử dụng cân điện tử": Khi bán hàng, bạn có thể tích hợp việc tính tiền sản phẩm bằng cân điện tử với các mặt hàng hoa quả, thủy, hải sản..
- Tại màn hình bán hàng có tùy chọn sử dụng cân điện tử
- Không chọn "Sử dụng cân điện tử": Hệ thống sẽ không hiển thị thanh toán bằng cân điện tử.
8. Cho phép đặt hàng
- Chọn “Cho phép đặt hàng”: Hệ thống hỗ trợ việc đặt hàng trước. Với mỗi lần giao hàng tương ứng với một lần tạo hóa đơn. Khi đó hệ thống quản lý riêng rẽ việc đặt hàng và tạo hóa đơn trong màn hình Bán hàng, danh sách giao dịch.
- Không chọn “Cho phép đặt hàng”: Hệ thống không hỗ trợ việc đặt hàng mà bán hàng trực tiếp luôn cho khách hàng.
Xem thêm chi tiết cách tạo phiếu đặt hàng
9. Cho phép đặt hàng khi hết tồn kho
- Chọn “Cho phép đặt hàng khi hết tồn kho”: Khi hết tồn kho, hệ thống vẫn cho phép đặt hàng như bình thường.
- Không chọn “Cho phép đặt hàng khi hết tồn kho”: Nếu không chọn tính năng này, số lượng Đặt hàng không được vượt quá Tồn kho trừ lượng Đặt hàng trước đó của sản phẩm.
10. Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng khi hết tồn kho
- Chọn “Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng khi hết tồn kho”: Khi hết tồn kho vẫn cho phép bán hàng, chuyển hàng, trả hàng, hệ thống sẽ ghi nhận giá trị tồn kho âm. Lưu ý khi đó, việc tính lãi lỗ và giá vốn sẽ không được ghi nhận. Sau khi tạo phiếu nhập hàng cho những mặt hàng này, bạn chỉ cần chỉnh lại thời gian về phía trước những hóa đơn bán hàng, việc tính lãi lỗ và giá vốn sẽ cập nhật lại cho chính xác.
- Không chọn “Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng khi hết tồn kho”: Không cho phép ghi nhận giá trị tồn kho âm.
11. Tính năng thu khác khi bán hàng
- Chọn "Tính năng thu khác khi bán hàng": Cho phép tạo và quản lý các khoản thu khác khi bán hàng như: phí giao hàng, phí dịch vụ, VAT...phí thu khác được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị đơn hàng.
- Không chọn "Tính năng thu khác khi bán hàng": Không cho phép tạo và quản lý các khoản thu khác khi bán hàng.
12. Bán hàng, Chuyển hàng khi sản phẩm đã được Đặt hàng
- Chọn "Bán hàng, Chuyển hàng khi sản phẩm đã được Đặt hàng": Mặc định hệ thống tự bật tính năng này, khi Bán hàng hoặc Chuyển hàng hệ thống sẽ kiểm tra nếu số lượng cần Bán hoặc Chuyển vượt quá Tồn kho trừ Đặt hàng của sản phẩm thì vẫn cho phép thực hiện giao dịch.
- Không chọn "Bán hàng, Chuyển hàng khi sản phẩm đã được Đặt hàng": Nếu bỏ tùy chọn này thì khi Bán hàng hoặc Chuyển hàng hệ thống sẽ kiểm tra nếu số lượng cần Bán hoặc Chuyển vượt quá Tồn kho trừ Đặt hàng của sản phẩm thì sẽ không cho phép thực hiện giao dịch.
13. Không cho phép thay đổi thời gian bán hàng:
Chọn "Không cho phép thay đổi thời gian bán hàng": Mặc định hệ thống đã tích chọn và không cho phép thay đổi thời gian cho các giao dịch đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, đổi trả hàng.
Không chọn "Không cho phép thay đổi thời gian bán hàng": Khi bạn muốn cho phép nhân viên thay đổi thời gian cho các giao dịch đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, đổi trả hàng.
14. Hiển thị tổng số lượng hàng hóa trên chứng từ:
- Chọn "Hiển thị tổng số lượng hàng hóa trên chứng từ": Mặc định hệ thống đã tích chọn tính năng này và hiển thị tổng số lượng hàng hóa trên các màn hình giao dịch và bán hàng, báo cáo.
- Không chọn "Hiển thị tổng số lượng hàng hóa trên chứng từ": Khi bạn muốn tối giản hóa báo cáo, hóa đơn bán hàng bằng cách không cho hiển thị dòng tổng số lượng hàng hóa trên màn hình.
15. Không cho phép in báo giá khi bán hàng
- Chọn "Không cho phép in báo giá khi bán hàng": Không hiển thị nút In trên màn hình giao dịch đặt hàng, hóa đơn. Chỉ cho phép in khi phiếu đặt hàng hoặc hóa đơn được lưu vào hệ thống.
- Không chọn "Không cho phép in báo giá khi bán hàng": Hiển thị nút In trên màn hình giao dịch đặt hàng, hóa đơn.
16. Tính năng tích điểm
- Chọn "Tính năng tích điểm": Mặc định hệ thống không chọn tính năng này. Chọn tính năng này khi bạn muốn tích điểm thưởng cho khách hàng khi mua hàng, quy đổi điểm thưởng để thanh toán đơn hàng hoặc sử dụng điểm thưởng để chia nhóm khách hàng. Lưu ý cần click vào link Chi tiết để cập nhật đầy đủ các thông số bắt buộc để bắt đầu tính năng Tích điểm.
- Không chọn "Tính năng tích điểm": Khi cửa hàng của bạn không muốn áp dụng chương trình Tích điểm.
Xem thêm chi tiết tính năng tích điểm
17. Tính năng gửi SMS - Email
- Chọn "Tính năng gửi SMS - Email": Mặc định hệ thống tắt tính năng này, tích chọn để thiết lập tính năng gửi SMS - Email cho khách hàng.
- Không chọn "Tính năng gửi SMS - Email": Khi bạn không có nhu cầu gửi SMS - Email cho khách hàng.
Xem thêm chi tiết tính năng gửi SMS - Email
18. Giới hạn thời gian trả hàng
- Chọn "Giới hạn thời gian trả hàng": Mặc định hệ thống không tích chọn tính năng này. Bật tính năng để cho phép thiết lập sau bao nhiêu ngày thì không được phép trả hàng.
- Không chọn "Giới hạn thời gian trả hàng": Khi bạn không giới hạn thời gian trả hàng, khách hàng có thể trả lại sau bao nhiêu ngày mua hàng cũng được.
19. Tính năng khóa sổ
- Chọn "Tính năng khóa sổ": Khi bạn không cho phép thay đổi thông tin và thời gian của những giao dịch có thời gian trước ngày khóa sổ (trừ các giao dịch đặt hàng).
- Không chọn "Tính năng khóa sổ": Khi bạn cho phép thay đổi thông tin và thời gian của những giao dịch có thời gian trước ngày khóa sổ (trừ các giao dịch đặt hàng).
Xem thêm chi tiết tính năng khóa sổ
20. Quản lý khách hàng theo chi nhánh
- Chọn “Quản lý khách hàng theo chi nhánh”: Cửa hàng sẽ quản lý danh sách, thông tin cá nhân, công nợ, điểm ... của khách hàng theo từng chi nhánh.
- Không chọn “Quản lý khách hàng theo chi nhánh”: Nếu tắt tính năng này thì khách hàng (danh sách khách hàng, công nợ, điểm) sẽ được quản lý chung trên toàn hệ thống.
21. Sử dụng tính năng khuyến mại
- Chọn “Sử dụng tính năng khuyến mại”: Mặc định hệ thống tắt tính năng này. Tích chọn để cho phép sử dụng các chương trình khuyến mại như mua hàng tặng hàng, giảm giá hóa đơn…
- Không chọn “Sử dụng tính năng khuyến mại”: Mặc định hệ thống không tích chọn tính năng này đồng nghĩa với cửa hàng không áp dụng các chương trình khuyến mại.
22. Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng
- Chọn “Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng”: Cho phép tạo và quản lý các khoản chi phí khi nhập hàng như: phí dịch vụ, thuế hải quan… được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị phiếu nhập
- Không chọn “Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng”: Khi bạn không muốn quản lý các khoản chi phí phát sinh khi nhập hàng.
Như vậy, phan mem quan ly ban hang đã hướng dẫn xong cách thiết lập tính năng.
Mọi yêu cầu hỗ trợ, Quý khách vui lòng gọi 1800 6162 (miễn cước) để được hỗ trợ nhanh nhất.
Chúc Quý khách thành công!
