Phần mềm order cafe giúp ghi đơn nhanh hơn thế nào?

Phần mềm order cafe giúp nhân viên ghi đơn trong 40 giây thay vì 3 phút, bằng cách chọn món trên máy tính bảng, quét mã vạch và bấm thanh toán ngay. Khách không phải đứng đợi, bạn không phải thêm người.

Vì sao khách phải đợi lâu khi ghi đơn?

Bạn thử quan sát tối cao điểm, 17 giờ đến 19 giờ. Nếu mỗi lượt mất 3 phút, 5 nhân viên cũng chỉ phục vụ được 100 khách một giờ. Khách đứng đợi quá 2 phút thì 30% bỏ đi, mà bạn không biết vì sao họ không quay lại.

Một quán cafe 12 bàn ở Thảo Điền từng phục vụ 90 khách mỗi giờ cao điểm, hàng đợi dài 6 người. Sau khi dùng phần mềm order cafe, mỗi lượt còn 45 giây, phục vụ được 160 khách. Doanh thu giờ cao điểm tăng 2,3 triệu mỗi ngày mà vẫn đủ 12 bàn.

Bạn cũng hay gặp cảnh nhân viên ghi tay rồi gõ lại vào máy tính, gõ nhầm tên môn, khách phải chờ thêm. Một quán trà sữa 25 bàn ở quận 9 từng ghi sai 8 đơn mỗi tuần, mỗi đơn mất 100 nghìn. Nguyên nhân đơn giản là gõ tay thay vì chạm nút. Chuyển sang ghi trên máy bảng thì tỷ lệ sai xuống dưới 1%.

Ghi đơn trên thiết bị nào là tiện nhất?

Máy tính bảng đặt ngay trên quầy là thiết bị phù hợp nhất cho quán cafe. Màn hình vừa tay, chạm nhanh, nhân viên vẫn vừa pha cà phê vừa ghi. Máy tính bàn đặt ở góc quầy hoặc máy POS cầm tay cũng được nếu quán đông.

Một quán cafe 8 bàn ở Hải Phòng từng dùng 3 chiếc laptop cũ làm quầy thu ngân. Khi khách đông, nhân viên phải quay lưng pha cà phê mà không ghi được gì. Sau khi chuyển sang 2 máy bảng, nhân viên ghi đơn ngay tại chỗ, tốc độ phục vụ tăng 40%. Bạn thấy đó, thiết bị đúng chỗ tiết kiệm nhiều hơn thiết bị đắt tiền.

Quét mã vạch giúp nhanh hơn nữa. Bạn dán mã cho 50 món bán chạy nhất, nhân viên quét là ra ngay, không cần tìm trong danh mục 120 môn. Quét mất 1 giây, gõ tay mất 10 giây. Với 150 lượt mỗi ngày, bạn tiết kiệm hơn 20 phút.

Bạn cũng nên bật chức năng gọi tên số cho khách chờ mang đi. Khách gọi ly bạc xuỷu để chạy đi, bạn dán tên vào túi, khi nào xong thì gọi tên. Một quán cà phê dưới 15 bàn từng có 8 khách bỏ vì chờ lâu, sau khi có số thứ tự thì không còn ai bỏ nữa.

Khi quán đông thì ghi đơn có chậm không?

Ngày thường mỗi lượt 40 giây, ngày cuối tuần cao điểm khoảng 1 phút. Dù nhân viên ghi song song 2 màn hình thì 3 người phục vụ được 180 khách một giờ. Bạn nên chia ca rõ ràng, mỗi ca ít nhất 2 người biết dùng phần mềm để người này nghỉ thì người kia nhận ngay.

Mạng yếu cũng không phải lý do để dừng. Hệ thống ghi đơn được trước rồi đồng bộ sau khi có mạng. Một quán cafe ở Biên Hòa từng mất 5 phút mỗi lần mạng chập chờn buổi tối, sau khi chuyển sang hệ thống cho ghi ngoại tuyến thì đơn vẫn vào đủ, chỉ chậm hiển thị báo cáo vài phút.

Bạn cũng nên theo dõi tốc độ ghi đơn theo ca để biết ca nào cần thêm người. Đếm số lượt trong 10 phút giờ cao điểm, dưới 15 lượt nghĩa là có vấn đề về danh mục hoặc nhân viên chưa thạo. Một quán cafe ở quận 2 sau khi đo mỗi tuần đã phát hiện ca tối thiếu 1 người, bổ sung xong tăng 25% số khách phục vụ được.

Bạn nên dạy nhân viên cách xử lý khi máy in hết giấy hoặc mạng yếu. Hết giấy thì thay cuộn mới trong 1 phút, mạng yếu thì hệ thống vẫn ghi đơn được rồi đồng bộ sau. Biết cách xử lý thì không hoảng giữa giờ cao điểm. Bạn cho nhân viên thực hành 3 tình huống lỗi một lần, tới lúc gặp thật thì xử lý như phản xạ.

Bạn cũng nên chia ca rõ ràng và mỗi ca có người phụ trách ghi đơn. Ca sáng 7 giờ tới 10 giờ, ca trưa 10 giờ tới 14 giờ, ca tối 17 giờ tới 22 giờ. Mỗi ca có ít nhất 2 người biết ghi đơn, một người nghỉ thì người kia nhận ngay. Bạn không nên phụ thuộc vào một nhân viên duy nhất, người đó nghỉ là cả quán bế tắc.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Ghi đơn trên máy tính bảng, quét mã vạch, mỗi lượt chỉ 40 giây
• Mất mạng vẫn ghi được đơn, có mạng thì đồng bộ ngay, không mất đơn nào
• Quản lý ca và đo tốc độ ghi đơn để bạn biết lúc nào cần thêm người

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.