Phần mềm bán hàng cho nhiều chi nhánh chọn thế nào?

Phần mềm bán hàng cho nhiều chi nhánh là hệ thống giúp mọi chi nhánh bán hàng chung một dữ liệu. Đơn ở chi nhánh nào cũng ghi về trung tâm, kho chi nhánh nào cũng nhìn thấy được, bạn ngồi một chỗ mà quản được hết tất cả các điểm bán.

Dấu hiệu nào cho thấy cần phần mềm nhiều chi nhánh?

Bạn có từ 2 chi nhánh trở lên mà mỗi tối phải gọi điện hỏi doanh thu từng nơi là dấu hiệu đầu tiên. Chi nhánh A báo 5 triệu, chi nhánh B báo 3 triệu, bạn cộng tay rồi ghi vào sổ. Làm vậy 7 ngày một tuần thì bạn thành kế toán chứ không còn là chủ nữa. Một chủ quán ăn 3 chi nhánh từng mất 1 tiếng mỗi tối chỉ để tổng hợp số, cuối tháng vẫn lệch 8 triệu không rõ ở chi nhánh nào.

Bạn thấy kho các chi nhánh không liên thông với nhau là dấu hiệu thứ hai. Chi nhánh quận 1 hết nguyên liệu phải chạy đi mua lẻ giá cao, trong khi chi nhánh quận 3 còn dư cả thùng. Khoảng 20% chi phí nguyên liệu của chuỗi nhỏ bị đội lên chỉ vì mua lẻ cấp cứu kiểu này. Bạn có phần mềm nhìn được kho mọi chi nhánh thì chuyển hàng cho nhau, không phải mua lẻ đắt đỏ.

Bạn bị nhân viên qua mặt vì không kiểm soát được từ xa là dấu hiệu thứ ba. Chi nhánh không có bạn ngồi đó thì đơn ghi thiếu, tiền thu không khớp, bạn chỉ biết khi cuối tháng đối chiếu. Một chuỗi trà sữa 4 chi nhánh từng mất 12 triệu một tháng ở chi nhánh xa nhất vì nhân viên bỏ đơn ngoài hệ thống. Có máy quay thì thấy người mà không thấy tiền, có phần mềm thì thấy từng đơn từng đồng.

Đồng bộ bán hàng nhiều chi nhánh ra sao?

Bạn cho mọi chi nhánh dùng chung một hệ thống, đơn bán ở đâu cũng đẩy về trung tâm ngay lập tức. Bạn ngồi nhà mở điện thoại là thấy chi nhánh nào đang bán, bán được bao nhiêu trong hôm nay. Không cần đợi báo cáo cuối ngày, không cần gọi điện hỏi. Một chuỗi 5 chi nhánh sau khi đồng bộ thì chủ chỉ mất 10 phút mỗi sáng để nắm hết tình hình, trước đây mất cả buổi sáng chạy qua 2 chi nhánh gần nhất.

Bạn nên chuẩn hoá danh mục hàng hoá dùng chung cho mọi chi nhánh. Tên món, giá bán, mã hàng giống nhau ở mọi nơi thì báo cáo gộp mới chính xác. Chi nhánh A gọi là trà sữa trân châu, chi nhánh B gọi tắt khác đi, tới lúc gộp báo cáo thành 2 món khác nhau. Bạn thống nhất một lần từ đầu thì sau này không phải sửa. Khoảng 90% lỗi báo cáo gộp đến từ danh mục không thống nhất.

Bạn cũng nên cho phép ghi đơn khi mất mạng. Chi nhánh mất mạng 30 phút giữa giờ cao điểm mà không bán được thì mất cả chục đơn. Hệ thống tốt cho ghi đơn tạm rồi tự đồng bộ khi có mạng lại, không mất đơn nào. Bạn kiểm tra tính năng này trước khi chọn, vì mất mạng là chuyện xảy ra hàng tuần ở nhiều khu vực.

Quản kho tập trung nhiều chi nhánh thế nào?

Bạn đặt một kho tổng và các kho chi nhánh, hàng nhập về kho tổng rồi phân bổ xuống từng nơi. Mỗi lần phân bổ hệ thống ghi rõ chuyển bao nhiêu, chi nhánh nào nhận, ai xác nhận. Bạn biết chính xác từng thùng hàng đang nằm ở đâu. Một chuỗi mỹ phẩm 6 chi nhánh từng thất lạc 40 sản phẩm vì chuyển hàng chỉ nhắn miệng, sau khi ghi lệnh chuyển trên hệ thống thì không mất món nào nữa.

Bạn nên đặt định mức tồn kho riêng cho từng chi nhánh theo sức bán. Chi nhánh đông khách giữ tồn gấp đôi chi nhánh vắng, không chia đều. Chia đều thì chỗ thừa chỗ thiếu, bạn nhìn sức bán 4 tuần gần nhất để đặt định mức. Chi nhánh bán 100 đơn mỗi ngày cần tồn gấp 3 lần chi nhánh bán 30 đơn, chuyện này hiển nhiên nhưng nhiều chủ vẫn chia đều cho dễ.

Bạn cũng nên kiểm kê định kỳ từng chi nhánh và đối chiếu với số liệu hệ thống. Mỗi tháng kiểm một lần, lệch dưới 2% là tốt, lệch trên 5% là phải xem lại. Kiểm kê giúp bạn phát hiện sớm thất thoát ở chi nhánh nào. Một chuỗi phát hiện chi nhánh lệch kho 7% ba tháng liền, xuống kiểm tra mới biết nhân viên xuất hàng không ghi đơn, xử lý kịp nên không mất thêm.

Xem báo cáo tổng hợp nhiều chi nhánh ra sao?

Bạn xem báo cáo gộp để biết tổng doanh thu cả chuỗi, rồi xem riêng từng chi nhánh để so sánh. Chi nhánh nào bán tốt thì học cách làm của họ nhân rộng ra, chi nhánh nào yếu thì xuống hỗ trợ. Một chủ chuỗi 4 chi nhánh nhờ so sánh báo cáo mà phát hiện chi nhánh bán tốt nhất dùng thêm món bán kèm, áp cho 3 chi nhánh còn lại thì doanh thu cả chuỗi tăng 18% trong 2 tháng.

Bạn nên theo dõi hiệu quả từng chi nhánh bằng cùng một bộ chỉ số. Doanh thu mỗi ngày, số đơn mỗi ca, giá trị đơn trung bình, tỷ lệ hàng huỷ. Bốn con số này đủ để bạn biết chi nhánh nào khoẻ chi nhánh nào yếu. Khoảng 75% chủ chuỗi thành công xem báo cáo chi nhánh mỗi ngày chứ không đợi cuối tuần, vì càng xem sớm càng sửa sớm.

Bạn cũng nên chia sẻ báo cáo cho quản lý từng chi nhánh để họ tự cải thiện. Quản lý thấy chi nhánh mình đứng cuối bảng thì tự cố gắng, không cần bạn nhắc. Bạn đặt mục tiêu doanh thu theo tháng cho từng chi nhánh, đạt thì thưởng cả đội. Tiền thưởng gắn với số liệu rõ ràng thì ai cũng phục, không ai nói bạn thiên vị chi nhánh nào.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Mọi chi nhánh bán hàng chung một hệ thống, đơn nào cũng đẩy về trung tâm ngay
• Kho tổng và kho chi nhánh liên thông, chuyển hàng ghi rõ ai chuyển bao nhiêu
• Báo cáo gộp cả chuỗi và riêng từng chi nhánh để bạn so sánh trong 1 màn hình

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.