Phần mềm quản lý cửa hàng là gì?

Phần mềm quản lý cửa hàng là hệ thống ghi đơn, trừ kho và tính doanh thu trong một nơi duy nhất. Bạn bán món nào máy tự ghi món đó, cuối ngày mở điện thoại là thấy bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu hàng và nhân viên nào bán giỏi nhất.

Vì sao cửa hàng nhỏ vẫn cần phần mềm quản lý cửa hàng?

Bạn thử hình dung chị Hoa bán đồ gia dụng với gần 400 mặt hàng, tối nào cũng ngồi cộng sổ tới 11 giờ đêm mà cuối tháng vẫn không biết lời bao nhiêu. Sổ ghi tay chữ đẹp chữ xấu, trang trước thiếu trang sau thừa, cộng nhầm một con số là lệch cả triệu bạc. Khoảng 60% chủ cửa hàng nhỏ mất từ 1 tới 2 giờ mỗi ngày chỉ để ghi chép và đối chiếu, thời gian đó lẽ ra dành cho gia đình hoặc tìm thêm mối hàng mới.

Bạn còn hay gặp cảnh khách đông là tính nhầm. Giờ cao điểm xếp hàng dài, bạn cộng nhẩm vội rồi bớt nhầm, thối nhầm, có hôm thiếu của khách, có hôm hụt tiền két mà không biết sai ở đâu. Một cửa hàng văn phòng phẩm từng hụt gần 3 triệu mỗi tháng chỉ vì tính nhẩm sai và quên ghi đơn lúc đông khách. Sau khi dùng máy tính tiền, số hụt giảm còn gần như bằng không vì mỗi đơn đều được lưu lại rõ ràng.

Bạn cũng khó kiểm soát khi giao cửa hàng cho nhân viên. Bạn đi lấy hàng buổi sáng, chiều về két thiếu 500 nghìn mà không rõ bán được bao nhiêu hay thất thoát ở đâu. Nhân viên bán hàng cho người quen rồi quên ghi, hoặc tự ý bớt giá mà bạn không hề hay biết. Khoảng 35% cửa hàng thuê từ 2 nhân viên trở lên từng gặp tình trạng tiền bán và tiền két không khớp nhau mà không tìm ra nguyên nhân.

Bạn muốn mở thêm chi nhánh hay bán thêm món mới cũng khó vì không có số liệu. Món nào bán chạy, món nào ế nằm kho nửa năm, bạn chỉ đoán bằng cảm giác. Một chủ cửa hàng từng nhập thêm 20 triệu tiền hàng theo cảm tính rồi phải thanh lý lỗ một nửa vì khách không mua. Bạn có số liệu bán từng món theo ngày thì quyết định nhập gì, bỏ gì chắc chắn hơn nhiều.

Phần mềm giúp bạn nhẹ việc mỗi ngày thế nào?

Bạn bán hàng chỉ cần chạm vài cái là xong một đơn. Khách mua 5 món, bạn quét hoặc chọn món trên màn hình, máy tự cộng tiền, in hoá đơn trong khoảng 10 giây. Giờ đông khách xếp hàng dài cũng giải quyết nhanh, khách không phải chờ lâu rồi bỏ đi. Một cửa hàng tạp hóa tổng hợp từng mất khoảng 15% khách vào giờ cao điểm vì chờ quá lâu, sau khi tính tiền bằng máy thì gần như không còn khách bỏ đi nữa.

Bạn không cần trừ kho bằng tay vì bán ra món nào máy tự trừ món đó. Tối về bạn mở điện thoại là thấy còn bao nhiêu hàng, món nào sắp hết để mai nhập sớm. Một cửa hàng mỹ phẩm với 300 mã hàng từng phải đóng cửa kiểm kho 2 ngày mỗi quý, mất trắng doanh thu 2 ngày đó. Sau khi dùng hệ thống trừ kho tự động, bạn ấy chỉ kiểm nhanh 30 phút mỗi tuần mà số liệu vẫn khớp tới 98%.

Bạn xem doanh thu theo ngày, theo tuần, theo tháng rõ ràng từng con số. Sáng bán được bao nhiêu, chiều bán được bao nhiêu, ca nào bán tốt hơn, bạn đều thấy hết. Một chủ cửa hàng ăn vặt từng nghĩ buổi tối bán chạy nhất, nhưng xem số liệu mới biết buổi trưa bán gấp đôi buổi tối. Bạn ấy đổi giờ mở cửa sớm hơn 2 tiếng và doanh thu tăng thêm 8 triệu mỗi tháng.

Bạn quản nhân viên công bằng vì máy ghi rõ ai bán bao nhiêu đơn, doanh số bao nhiêu. Bạn đi vắng cả tuần vẫn biết cửa hàng hoạt động ra sao, nhân viên nào siêng, ca nào bán yếu. Khoảng 70% chủ cửa hàng dùng phần mềm cho biết họ yên tâm giao cửa hàng cho nhân viên hơn hẳn, vì mọi giao dịch đều lưu lại và không thể sửa xóa tùy tiện.

Bắt đầu dùng có khó không, mất bao lâu để quen?

Bạn chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng là dùng được ngay. Nhập danh sách hàng hóa lần đầu mất khoảng 2 tới 3 giờ cho 300 mặt hàng, sau đó mỗi ngày chỉ việc bán và xem số liệu. Nhiều chủ cửa hàng ngoài 50 tuổi vẫn dùng thành thạo sau 2 ngày vì màn hình toàn chữ to, nút bấm rõ ràng, bán hàng chỉ cần chạm và quét.

Bạn lo nhân viên lớn tuổi hoặc không rành công nghệ thì cứ yên tâm. Thao tác bán hàng gói gọn trong 3 bước là chọn món, nhận tiền và in hoá đơn, học một buổi sáng là làm được. Một cửa hàng thuê 4 nhân viên xoay ca từng lo phải đào tạo cả tuần, thực tế mỗi bạn chỉ cần 2 giờ kèm cặp là bán độc lập được. Bạn dặn thêm một câu là đơn nào cũng phải qua máy thì số liệu luôn đầy đủ.

Bạn sợ mất điện hay mất mạng thì hàng vẫn bán bình thường. Hệ thống lưu đơn trên máy trước, có mạng lại là tự đồng bộ lên, không mất một đơn nào. Một cửa hàng ở khu hay cúp điện từng bán xuyên suốt 4 giờ mất mạng mà tối về số liệu vẫn đủ 100%. Bạn cứ bán thoải mái, chuyện kỹ thuật đã có hệ thống lo, bạn không cần đụng tay vào gì cả.

Bạn nên bắt đầu từ những việc đơn giản nhất rồi mở rộng dần. Tuần đầu chỉ dùng để tính tiền và in hoá đơn, tuần thứ hai xem thêm báo cáo doanh thu, tháng thứ hai mới quản kho và công nợ. Khoảng 80% cửa hàng làm theo lộ trình này đều dùng ổn định sau 1 tháng. Bạn đừng ôm hết tính năng một lúc, cứ từng bước một thì nhẹ nhàng mà chắc chắn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Tính tiền và in hoá đơn trong khoảng 10 giây, giờ đông khách cũng không lo dồn đơn
• Bán ra tự trừ kho, mở điện thoại là thấy còn bao nhiêu hàng và món nào sắp hết
• Báo cáo doanh thu theo ngày, theo ca và theo nhân viên rõ ràng từng con số

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.