Quản lý tồn kho cửa hàng thế nào cho gọn?

Quản lý tồn kho cửa hàng gọn là bán ra máy tự trừ, nhập vào máy tự cộng, bạn mở điện thoại là biết còn bao nhiêu hàng. Bạn không cần đóng cửa kiểm kho mà vẫn nắm được món nào sắp hết để nhập kịp trước giờ bán.

Vì sao kho cửa hàng hay lệch mà bạn không biết?

Bạn nhập hàng về rồi vứt hoá đơn đâu đó, tới lúc cần thì không nhớ đã nhập bao nhiêu. Đầu tháng nhập 50 thùng, bán 30 thùng mà kho báo còn 25 thùng, 5 thùng đi đâu không ai rõ. Một cửa hàng đồ nhựa từng lệch kho 10% mỗi tháng suốt nửa năm chỉ vì nhập hàng không ghi chép đầy đủ. Bạn ghi mọi lần nhập lên hệ thống ngay lúc nhận hàng thì con số luôn có căn cứ để đối chiếu.

Bạn bị hao hụt lặt vặt mỗi ngày mà không để ý. Nhân viên lấy hàng dùng, hàng bể vỡ, hàng hết date bỏ đi nhưng không ai ghi lại. Mỗi ngày mất 3 tới 5 món nhỏ thì một tháng mất gần 100 món, quy ra tiền là 2 tới 3 triệu bốc hơi không dấu vết. Khoảng 45% cửa hàng nhỏ thừa nhận họ không biết chính xác hàng hao hụt đi đâu mỗi tháng. Bạn bắt mọi xuất hàng đều qua hệ thống thì thất thoát tự lộ mặt.

Bạn để hàng ế chôn vốn mà cứ tưởng mình còn nhiều tiền. Kệ trưng bày đầy ắp nhưng toàn món bán chậm 3 tháng chưa hết, vốn 20 triệu nằm im trong khi món bán chạy thì hết sạch. Một cửa hàng quần áo từng chôn 35 triệu trong 200 mẫu ế suốt một mùa, tới lúc thanh lý chỉ thu về 12 triệu. Bạn xem báo cáo hàng chậm luân chuyển mỗi tháng thì đẩy thanh lý sớm, thu tiền về nhập món mới.

Bạn hết hàng đúng lúc khách cần vì không theo dõi sát. Món bán chạy nhất hết veo giữa tuần mà bạn tới cuối tuần kiểm mới phát hiện, mất nguyên 3 ngày doanh thu của món đó. Một cửa hàng sữa từng hết 2 mã bán chạy nhất suốt 5 ngày, ước tính mất 7 triệu doanh thu. Bạn đặt mức cảnh báo cho 20 món chủ lực thì hệ thống báo trước 2 tới 3 ngày, không bao giờ hết bất ngờ.

Kiểm kho cửa hàng mỗi tuần làm sao cho nhanh?

Bạn kiểm cuốn chiếu từng nhóm thay vì kiểm một lúc cả cửa hàng. Thứ hai kiểm nhóm sữa, thứ ba kiểm nhóm bánh kẹo, mỗi buổi chỉ 20 phút là xong một nhóm. Hết tuần là đi hết các nhóm mà không cần đóng cửa ngày nào. Một cửa hàng 600 mặt hàng từng đóng cửa nguyên ngày chủ nhật để kiểm kho, mất 8 triệu doanh thu ngày đó. Sau khi chuyển sang kiểm cuốn chiếu, bạn ấy không mất một ngày bán nào mà số liệu còn chính xác hơn.

Bạn dùng điện thoại quét mã để kiểm thay vì đếm rồi ghi giấy. Đi tới đâu quét tới đó, số lượng nhập thẳng vào máy, xong là có ngay bảng chênh lệch. Kiểm 100 món theo cách cũ mất 2 giờ ghi chép cộng đối chiếu, kiểm bằng máy chỉ mất 40 phút. Khoảng 65% cửa hàng chuyển sang kiểm bằng máy cho biết thời gian kiểm giảm hơn một nửa mà độ chính xác tăng rõ rệt.

Bạn giao một người chịu trách nhiệm kho mỗi ca để khỏi đổ lỗi lòng vòng. Người đó xác nhận hàng nhập, ghi hàng hao hụt và báo khi thấy số lạ. Trước đây ai cũng nhập, ai cũng lấy, lệch thì không biết hỏi ai. Một cửa hàng từng lệch kho 15% mà cả 4 nhân viên đều nói không biết, sau khi giao một bạn trông kho thì độ lệch giảm còn 3% chỉ sau 2 tháng. Bạn có người chịu trách nhiệm thì kho tự nhiên nghiêm túc hơn.

Bạn đối chiếu tiền và hàng cùng lúc để phát hiện sai sớm. Cuối ca không chỉ đếm tiền két mà còn xem nhanh 5 món bán chạy còn bao nhiêu, thấy số lạ thì hỏi ngay trong ca đó. Để dồn cuối tháng mới đối chiếu thì đã muộn, không còn nhớ chuyện gì xảy ra. Một chủ cửa hàng từng tìm ra vụ nhân viên tuồn hàng ra ngoài chỉ nhờ đối chiếu hàng mỗi tối, phát hiện món đó vơi nhanh gấp đôi bình thường. Bạn kiểm ít nhưng kiểm đều thì hiệu quả hơn kiểm nhiều mà thưa.

Khi nào cửa hàng nên nhập thêm hàng?

Bạn nhập theo tốc độ bán 7 ngày gần nhất chứ không nhập theo cảm giác. Món bán 8 cái mỗi ngày thì nhập đủ cho 12 ngày là khoảng 100 cái, cộng thêm 15% dự phòng. Nhập đúng công thức này thì vừa đủ bán vừa không chôn vốn. Một cửa hàng gia dụng từng nhập 200 cái chảo vì thấy chiết khấu cao, bán 4 tháng mới hết, 30 triệu nằm im trong kho. Sau khi nhập theo tốc độ bán, vốn lưu động nhẹ hẳn mà chưa bao giờ hết hàng.

Bạn chốt một ngày cố định trong tuần để đặt hàng cho gọn. Ví dụ thứ hai đặt cho cả tuần, nhà cung cấp giao thứ ba, bạn chỉ việc nhận và kiểm một lần. Lịch cố định giúp bạn không quên, nhà cung cấp cũng chủ động xếp hàng cho bạn. Khoảng 75% cửa hàng làm ăn ổn định đều có ngày nhập cố định, thay vì hết mới cuống cuồng gọi điện năn nỉ giao gấp.

Bạn so giá 2 tới 3 nhà cung cấp mỗi quý để không bị mua đắt. Cùng một mặt hàng mà chênh 4% thì một năm bạn mất oan cả chục triệu. Bạn lưu giá nhập mỗi lần lên hệ thống, 3 tháng mở ra so là biết mối nào rẻ, mối nào đắt. Một cửa hàng nước giải khát từng tiết kiệm 18 triệu một năm chỉ nhờ đổi sang mối rẻ hơn sau khi so giá trên hệ thống. Bạn đừng ngại so sánh, tiền chênh là tiền túi của bạn.

Bạn nhập nhiều hơn 20% trước các đợt lễ tết và mùa cao điểm. Dịp tết sức mua tăng gấp 2 tới 3 lần ngày thường, nhập theo lượng ngày thường là hết veo sau 3 ngày. Một cửa hàng bánh kẹo từng hết hàng mùng 2 tết, nhìn khách quay xe mà tiếc đứt ruột, ước tính mất 15 triệu doanh thu. Bạn xem lại số bán cùng kỳ năm trước trên hệ thống rồi nhập dư ra, thừa còn thanh lý được chứ thiếu là mất khách.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Bán ra tự trừ kho theo thời gian thực, mở điện thoại là biết còn bao nhiêu từng món
• Cảnh báo hàng sắp hết trước 2 tới 3 ngày để bạn nhập kịp, không lo hết hàng giờ đông
• Báo cáo hàng bán chạy và hàng ế giúp bạn nhập đúng món, không chôn vốn vào hàng chậm

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.