Tự làm hay thuê dịch vụ quản lý bán hàng thì hơn?

Nhiều chủ quán băn khoăn nên tự làm phần mềm quản lý hay thuê ngoài, nhưng hai cách này thường bị so sánh sai tiêu chuẩn. Chủ quán chỉ nhìn vào khoản tiền phải trả mà quên mất số giờ mình phải ngồi làm thủ công. Xét 4 tiêu chí rồi chọn sẽ rõ hơn nhiều.

Tự làm và thuê dịch vụ khác nhau ở điểm nào?

Tự làm nghĩa là chủ quán tự nhập hàng, tự ghi đơn, tự đối chiếu cuối ngày. Thuê dịch vụ nghĩa là bạn giao toàn bộ việc đó cho đội ngũ của bên ngoài và trả phí theo tháng. Khác biệt lớn nhất nằm ở chỗ thời gian bạn phải bỏ ra mỗi tuần.

Tự làm thì mỗi tối chủ quán phải ngồi cộng sổ, cộng dồn cả tháng thành số giờ không nhỏ. Dùng dịch vụ thuê ngoài thì chủ quán chỉ mở sổ ra nhìn, phần còn lại đội ngũ bên ngoài xử lý. Số giờ tiết kiệm được mới là con số đáng so.

Quán nhỏ nên tự làm hay thuê?

Quán dưới 30 hóa đơn một ngày, chủ quán tự làm hợp lý vì khối lượng công việc nhỏ, thuê ngoài sẽ tốn kém mà chưa đem lại nhiều giá trị. Nhưng nếu bạn có từ 3 nhân viên trở lên, hoặc mở chi nhánh thứ hai, thì lượng việc sinh ra vượt quá sức một người làm.

Quán có vài nhân viên thay ca, mỗi ngày hàng trăm hóa đơn thì phần ghi sổ lớn dần. Nếu chủ quán cố tự làm, sớm muộn cũng phải thuê thêm người chỉ để lo phần ghi sổ. Tính ra chi phí nhân sự lớn hơn nhiều so với cách thuê nguyên phần quản lý cho gọn. Ngưỡng đáng nhớ là 3 nhân viên và 2 điểm bán. Vượt ngưỡng thì việc giấy tờ tăng vọt, một người làm không xuể.

Chi phí nào thật sự nằm ở đâu?

Nếu tự làm, bạn tốn thời gian của chính mình và thời gian đó có giá trị. Một giờ chủ quán ngồi làm sổ là một giờ không đi bán hàng, không nấu món, không chăm khách. Cộng số mỗi tối nghe nhỏ, nhưng cộng dồn cả tháng thì thành một khoản thời gian đáng kể.

Thuê dịch vụ thì bạn tốn tiền, nhưng tiền đó là con số biết trước, không biến mất theo tháng. Chuyển sang thuê ngoài thì mỗi tháng chi phí tăng, đổi lại thời gian của chủ quán giảm, đủ để chủ quán trực bán và tìm nguồn hàng mới.

Khi nào nên đổi từ tự làm sang thuê?

Ba dấu hiệu này cùng xuất hiện là lúc nên chuyển.

Ngược lại, nếu quán bạn vẫn bán ổn định, sổ sách không sai, bạn vẫn còn thời gian bán hàng thì giữ cách tự làm. Đừng thuê ngoài chỉ vì nghe nói “chuyên nghiệp hơn”, chi phí bỏ ra không mang lại giá trị tương ứng thì chỉ tổn thêm.

Quán có nhiều điểm bán có thể giữ cách tự làm ở điểm quen thuộc, nhưng thuê phần đối chiếu số liệu cho điểm mới mở. Cách chia này giúp chủ quán có đủ thời gian lo khách mới mà số liệu vẫn khớp.

Một cách trung gian đáng cân nhắc là thuê một bộ số liệu chuẩn, còn nhân viên trực tại quầy tự cập nhật mỗi ngày. Chủ quán không phải ngồi làm hết mà vẫn biết số liệu chính xác, đội ngũ không phải thuê thêm người ngoài để làm việc vốn đã làm được.

Hãy thử cách này trong 2 tháng trước khi quyết định chuyển hẳn. Nếu sau 2 tháng tự làm vẫn ổn thì bạn đã tiết kiệm được khoản phí thuê, còn nếu lệch số liệu nhiều thì chuyển sang thuê cũng chưa muộn.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn Trước khi thuê, thử giao 1 việc cho nhân viên trong 2 tuần. Làm được thì giữ tự làm, không được thì mới nên thuê.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Chủ quán tự dùng mà không cần đội ngũ bên ngoài, tiết kiệm cả tiền lẫn thời gian.
Dữ liệu đối chiếu sẵn sàng mọi lúc, không phải chờ cuối tuần gửi lên rồi mới có.
Hỗ trợ khi quán cần thêm người quản lý hoặc mở rộng thêm điểm bán.

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.