Ghi sổ tay và dùng phần mềm cửa hàng nhỏ cái nào đáng hơn?

Nhiều cửa hàng nhỏ vẫn ghi sổ tay vì quen tay và tiếc chi phí mua phần mềm, nhưng ít ai tính hết số giờ mất đi mỗi tối để cộng sổ. Hai cách này khác nhau về thời gian, độ chính xác và khả năng ra quyết định, so rõ mới biết mình đang trả giá bao nhiêu.

Ghi sổ tay và phần mềm khác nhau ở thời gian ra sao?

Ghi sổ tay mất thời gian nhất ở khâu cộng cuối ngày. Mỗi tối bạn ngồi cộng tiền hàng, đối chiếu phiếu và tính lãi tay, tiệm tạp hóa khoảng 40 phút là bình thường. Cả tháng là 20 giờ, tương đương gần 3 ngày làm việc bị ngồi vào bàn tính.

Dùng phần mềm, số liệu cộng ngay trong lúc bán, cuối ngày bạn chỉ mở báo cáo xem là biết hôm nay thu bao nhiêu, lời bao nhiêu. Phần thời gian ngồi cộng sổ mỗi tối chuyển thành phút để kiểm tra lại và nghỉ ngơi, thời gian đó chủ tiệm dùng để lo việc nhà. Thời gian còn nằm ở khâu nhập lại dữ liệu cũ. Bạn nên chốt sổ giấy cuối tháng, nhập số dư đầu kỳ một lần, đừng cố nhập lại từng đơn cũ.

Độ chính xác của hai cách khác nhau thế nào?

Ghi tay dễ sai vì nhân sai, ghi nhẩm, ghi trùng hoặc quên ghi. Khi chuyển sang phần mềm, sai lệch giảm vì hệ thống tự tính, không còn nhân nhẩm bằng tay.

Ngoài ra ghi sổ tay khó phát hiện gian lận. Nếu nhân viên bán hàng rồi không ghi sổ, cuối tháng bạn cũng không biết thiếu bao nhiêu. Phần mềm ghi mỗi đơn một lần, tiền trong ngăn kéo đối chiếu với số liệu bán ra là biết ngay có lệch không. Muốn biết sổ tay có sai không, bạn đối chiếu 3 thứ: tiền trong ngăn kéo, tổng đơn đã ghi và số hàng trên kệ. Lệch ở đâu thì sai ở đó.

Chi phí thật của mỗi cách nằm ở đâu?

Ghi sổ tay nhìn thì miễn phí, nhưng giá thật là số giờ của bạn mỗi đêm và tiền lệch sót không phát hiện được. Nếu bạn tính đúng, ghi tay chưa chắc đã rẻ.

Dùng phần mềm có chi phí đầu vào, nhưng đổi lại bạn biết món nào bán chạy, món nào ế, và nên giảm giá lúc nào. Tiệm bánh không hề biết mình bán lỗ trên món bánh ngọt cho tới khi phần mềm cho thấy giá vốn cao hơn giá bán. Bỏ món đó đi, tiệm lời thêm mỗi tháng mà không cần bán thêm gì.

Khi nào nên chuyển từ sổ tay sang phần mềm?

Nếu quán bạn bán trên 50 hóa đơn một ngày, hoặc đã có nhân viên trực ca, hoặc bạn không còn nhớ nổi món nào đang lỗ thì đã đến lúc chuyển. Ba dấu hiệu này đồng thời xuất hiện nghĩa là sổ tay không đủ sức theo kịp quán nữa.

Ngược lại, nếu quán chỉ bán dưới 20 hóa đơn, bạn tự trực cả ngày và chưa cần báo cáo thì ghi sổ vẫn ổn. Chuyển sớm khi chưa có đủ dữ liệu sẽ khiến bạn tốn thời gian nhập liệu mà chưa thấy lợi. Hãy chuyển khi đã có đủ những con số để phần mềm phát huy tác dụng.

Một cách chuyển mượt là song song trong 1 tháng: vừa ghi sổ cũ vừa nhập phần mềm, đối chiếu cuối tháng xem hai bên có khớp không. Nếu khớp thì bỏ sổ cũ, nếu lệch thì tìm ra lỗ ở đâu trước khi tin phần mềm. Cách này giúp bạn quen dần mà không sợ mất dữ liệu.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn Lỗi thường gặp khi chuyển là bỏ sổ ngay tuần đầu. Bạn giữ sổ thêm 1 tháng, mỗi tối ghi một dòng tổng doanh thu để đối chiếu, khớp rồi bỏ hẳn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi đơn xong là có báo cáo ngay, đừng chờ hết ngày mới biết thu được bao nhiêu.
Đối chiếu tiền trong ca với số liệu bán ra, phát hiện lệch không cần chờ cuối tháng.
Xem lời lỗ từng món theo thời gian thật, chuyển sổ tay mà không mất dữ liệu cũ.

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.