Mở quán cần bao nhiêu tiền? Cách tính vốn mở quán

Có một câu hỏi mọi chủ quán đều phải trả lời trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng: mở quán cần bao nhiêu tiền. Không có một con số chung cho mọi mô hình, nhưng có một cách chia rõ các khoản để không bị bất ngờ khi túi tiền cạn giữa chừng.

Mở quán cần chia vốn thành mấy khoản?

Vốn lúc mở chia thành hai nhóm: chi một lần và chi hằng tháng. Nhóm chi một lần thường gồm năm khoản. Tiền cọc mặt bằng, sửa chữa và trang trí, thiết bị máy móc tủ kệ, tồn kho mở hàng, và giấy phép cùng chi phí khác như biển hiệu hay quảng bá.

Ví dụ một quán cà phê 40 m2 ở mặt bằng đường nhỏ: cọc ba tháng bằng 30 triệu, sửa chữa và trang trí 60 triệu, thiết bị pha và tủ kệ 90 triệu, tồn kho mở hàng 25 triệu, giấy phép cùng biển hiệu 5 triệu. Tổng vốn 210 triệu. Nếu bạn vay 100 triệu thì vốn tự quân còn 110 triệu, và số tiền phải có trong tay trước ngày khai trương vẫn là 110 triệu.

Điều nhiều chủ quán bất ngờ nhất là khoản sửa chữa. Mặt bằng cũ thường có điện nước yếu, tường thấm, toilet không đủ ống nước, và số tiền ban đầu báo trọn 40 triệu thường hoá ra thành 60 triệu khi mở tường ra mới thấy. Nên dành riêng một khoản dự phòng cho sửa chữa ngay từ đầu, đừng tính sau.

Còn một khoản ít ai liệt kê: tiền chờ doanh thu đầu tiên. Quán mở cửa tháng đầu thường bán ít hơn kỳ vọng nhiều, trong khi tiền thuê và tiền lương vẫn đều đặn. Khoản tiền đó nên nằm trong dự phòng chứ không nằm trong dự toán chi phí.

Chi phí vận hành hằng tháng gồm những gì?

Chi phí hằng tháng chia làm hai phần. Phần cố định không đổi dù bán nhiều hay bán ít: tiền thuê mặt bằng, tiền lương, điện nước, bảo trì thiết bị, và phần phí sinh hoạt. Phần biến đổi đi theo số hàng bán: giá vốn hàng, đóng hộp và giao hàng, hoa hồng nếu có trả theo doanh thu.

Lấy ví dụ quán cà phê trên: thuê 25 triệu, lương ba người 45 triệu, điện nước 5 triệu, vật tư và bảo trì 3 triệu. Tổng 78 triệu một tháng. Nếu kỳ vọng doanh thu 120 triệu thì lợi nhuận còn 42 triệu, nhưng chi phí đã ăn 65% doanh thu. Một quán nhỏ mà chi phí cố định ăn tới hai phần ba doanh thu là rất mỏng, chỉ cần một tháng khách vắng là lỗ.

Đây là chỗ nhiều người tính sai: lấy doanh thu kỳ vọng của tháng tốt để chia đều ra các tháng còn lại. Tháng đầu tiên của một quán mới không bao giờ giống tháng thứ sáu. Nên lấy con số tháng tốt làm trần, còn dự toán thì dùng con số tháng đầu.

Với chi phí cố định 78 triệu một tháng, quán cần bán tối thiểu khoảng 65 triệu mới thấy lãi. Trước khi ký hợp đồng, hãy tự tính xem quán của bạn có bán được mức đó không.

Sao phải tính số tháng hoàn vốn?

Số tháng hoàn vốn là tổng vốn chia cho lợi nhuận mỗi tháng. Ví dụ trên, 210 triệu chia cho 42 triệu là 5 tháng. Nghe ngắn thì tốt, nhưng phải thật.

Ba tháng đầu quán chưa có khách quen, doanh thu thấp hơn kỳ vọng, có tháng còn lỗ. Giả sử tháng thứ tư bắt đầu đạt kỳ vọng và giữ nguyên thì lúc đó mới tính hoàn vốn, con số thực tế vào khoảng 9 đến 10 tháng chứ không phải 5.

Có một ngưỡng tham khảo dễ nhớ: nếu số tháng hoàn vốn vượt quá 24 đến 36 tháng, bạn đang gửi tiền của mình vào một nơi rủi ro cao. Lúc đó thường có ba lựa chọn: giảm quy mô quán xuống, tìm cách hạ chi phí cố định xuống, hoặc chờ thêm dữ liệu rồi mới quyết. Quyết định mở hay không thì dựa trên số tháng hoàn vốn, không dựa trên cảm hứng.

Muốn tự tính với số của quán mình thì mở bảng tính vốn mở quán: nhập tiền cọc, chi phí sửa chữa, thiết bị, tồn kho mở hàng, phần vay, chi phí vận hành mỗi tháng và doanh thu kỳ vọng là ra tổng vốn, vốn tự quân, lợi nhuận mỗi tháng, số tháng hoàn vốn và tỷ lệ chi phí trên doanh thu. Muốn xem tiền thuê có đang chiếm quá nhiều không thì mở bảng tính mức thuê tối đa.

Chuẩn bị tiền dự phòng thế nào cho đủ?

Sau khi đã chia đủ các khoản, vẫn cần giữ lại một phần tiền không dùng vào. Nhiều chủ quán coi dự phòng là tiền dư, rồi tiêu mất vào một chiếc tủ kệ đẹp hơn hoặc một món mới thêm vào thực đơn. Đến lúc gặp khó khăn thì không còn gì để đệm.

Một cách dễ làm là lấy 10 đến 15% tổng vốn làm quỹ dự phòng, cất riêng, không gộp vào ngân sách chi tiêu. Với tổng vốn 210 triệu thì khoảng dự phòng là 21 đến 30 triệu, tương đương gần hai tháng chi phí cố định.

Khoản dự phòng này dùng cho những việc có thật: hàng bán hơn kỳ vọng, hàng hư hỏng phải bù, thiết bị hỏng sớm hơn dự kiến, hoặc trả lương trong tháng mà tiền bán chưa về đủ. Có khoản này, một tháng ảo không làm quán sập. Không có khoản này, một tháng ảo có thể là tháng cuối.

Đừng đưa khoản dự phòng vào con số lợi nhuận kỳ vọng. Nếu đã trừ dự phòng rồi mới chia ra số tháng hoàn vốn thì con số đó đẹp hơn thực tế, và bạn sẽ quyết định sai.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi lại từng khoản chi lúc mở và chi phí vận hành hằng tháng, tổng hợp ra số vốn thật đã bỏ ra trong 30 ngày đầu.
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo tuần để biết tháng nào đang đạt kỳ vọng, tháng nào cần siết chi phí.
Cảnh báo khi tiền mặt xuống dưới mức quỹ dự phòng bạn đặt ra, trước khi phải cầm tiền từ nguồn khác.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.