Chống mất hàng trong cửa hàng bằng cách nào?

Mất hàng làm giảm lợi nhuận mà bạn không thấy ngay. Tháng nào thiếu một khoản mà không biết vì sao thì khoản đó sẽ lặp lại mỗi tháng. Cách chặn là đo cho chính xác, ghi lại lý do, rồi mới sửa.

Mất hàng thường đến từ đâu?

Có bốn chỗ, và mỗi chỗ cần một cách kiểm riêng.

Hao hụt tự nhiên là hàng hỏng, hết hạn, vỡ trong lúc xếp kho. Nhóm này không ai lấy, chỉ cần ghi lại thì bạn biết tỷ lệ thật của từng nhóm hàng.

Sai số khi bán: nhân viên quên bấm một món, nhầm đơn giá, ghi nhầm số lượng. Chỗ này phát hiện bằng cách so tồn kho với doanh thu, không phải bằng mắt thường.

Hàng bị lấy ra mà không ghi. Có người lấy để dùng, có người lấy cho khách quen mà quên tính tiền, cũng có kẻ lấy. Cả ba đều bị chặn bởi một quy tắc: ra khỏi kho phải có dòng ghi.

Chênh lệch lúc nhập hàng. Kiểm hàng khi nhập phải làm cùng lúc với việc ghi sổ, không phải kiểm lại tối hôm sau. Kiểm sau là kiểm bằng mắt, mà mắt thì không quen món nào mới.

Kiểm kê kiểu nào hợp lý?

Kiểm kê nên có hai tần suất.

Không cần đếm hết cửa hàng, không cần ghi chi tiết, chỉ cần đối chiếu số trên sổ với số thật và ghi chênh lệch.

Kiểm toàn bộ mỗi tháng, vào ngày doanh thu thấp. Chia khu vực: mỗi người một khu, đếm rồi đổi khu cho nhau kiểm lại. Phần đổi khu là phần quan trọng nhất — cùng một người đếm lại món mình vừa đếm thì sai số lặp lại y hệt.

Mỗi lần kiểm kê nên ghi lại ba con số: số mã kiểm, tổng chênh lệch, và tổng giá trị chênh lệch. Không có tổng giá trị thì bạn không biết vấn đề lớn hay nhỏ.

Nên giữ lại kết quả ít nhất 12 tháng. Khi có một tháng chênh lệch tăng vọt, bạn có dữ liệu để đối chiếu xem chuyện gì đã thay đổi.

Ghi lý do hao hụt như thế nào cho đủ dùng?

Mỗi lần hao hụt cần đủ ba thông tin: mã hàng, số lượng, lý do. Lý do nên là một danh sách cố định, ví dụ hết hạn, vỡ khi xếp, hư hỏng vận chuyển, lấy nhầm, không tìm thấy, mẫu cho khách. Lý do càng chuẩn thì cuối tháng càng gom được nhanh.

Điểm mấu chốt là lý do “không tìm thấy” phải được giới hạn. Không tìm thấy thường là nơi đổ hết mọi thứ. Một quy tắc dễ áp dụng: món nào không tìm thấy lần thứ hai thì thôi ghi vào “không tìm thấy”, lần thứ ba thì mất hàng thật và cần ghi riêng.

Hàng hết hạn là lý do dễ sửa nhất và cũng hay bị bỏ qua. Số lượng hết hạn trong tháng là con số cho biết bạn đang nhập nhiều hơn khả năng bán. Nhập bớt một món còn hơn để hỏng rồi bỏ.

Chia trách nhiệm thế nào cho ai cũng rõ?

Mỗi người một khu vực. Người nhập hàng, người bán hàng và người kiểm kê nên là ba người khác nhau nếu quán đủ người. Người vừa nhập vừa bán vừa kiểm thì không ai có động lực báo sai.

Cách kiểm tra nhanh xem có bao nhiêu việc đang gộp vào một người: hỏi thẳng trong cuộc họp 10 phút, mỗi việc nhập, bán, kiểm, xếp kệ, đổi trả đang do ai. Người trả lời ngay không cần nghĩ là người đang làm việc đó.

Chuyển kho, lấy hàng ra, trả hàng vào đều phải qua hệ thống, không qua miệng. Nếu vẫn nói miệng thì sẽ có lúc tranh cãi ai ghi, và người thua là người thiệt.

Nên có một cuộc kiểm chéo ngắn mỗi tuần: một người kiểm, một người đối chiếu, 20 phút. Đây là lúc phát hiện xu hướng trước khi nó thành thiệt hại.

Về camera, nếu cửa hàng muốn lắp thì đặt ở khu kho hoặc khu trưng bày chứ không đặt ngay trên quầy thu ngân. Camera nhìn thẳng vào túi tiền khách làm khách khó chịu và nhiều cửa hàng đã phải tháo ra. Camera ở kho vẫn giữ được phần giá trị chính.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tự động cảnh báo hàng sắp hết hạn và hàng tồn kho quá lâu để xử lý kịp thời
Ghi lý do hao hụt theo từng mã hàng, giúp chủ cửa hàng thấy nhóm nào cần kiểm soát
Phân quyền nhân viên theo khu vực, mỗi người chịu trách nhiệm một phần rõ ràng

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.