Xếp lịch nhân viên cửa hàng không thiếu người giờ đông?

Lịch tốt hay không phụ thuộc vào việc bạn đặt người đúng giờ khách đến. Ghi lại số hóa đơn từng khung giờ trong hai tuần, chia ba mức đông, trung bình và vắng rồi xếp ca, thường chỉ mất một buổi chiều để ra được lịch dùng được cả tháng.

Vì sao giờ đông cửa hàng lại hay thiếu người?

Vì lịch thường được xếp theo số đầu người chứ theo số khách. Lịch theo đầu người không nhìn thấy con số đó.

Lỗi thứ hai là giờ đông dịch chuyển mà lịch không dịch. Giờ đông thay đổi theo mùa và theo đợt khuyến mãi của chính cửa hàng, nên một lịch viết từ đầu năm sẽ không còn đúng vào cuối năm.

Lỗi thứ ba là khoảng trống giữa hai ca. Hai ca giao nhau nửa tiếng thì không sao, nhưng nếu để hở 45 phút, người trực phải vừa bán vừa giữ quầy thì dễ mất đơn. Khoảng hở thường xuất hiện đúng giờ ăn trưa.

Dữ liệu nào cần ghi trước khi xếp lịch?

Ba con số, ghi trong 14 ngày.

Số hóa đơn theo giờ. Ghi từng khung một giờ, không gộp cả buổi. Nhìn 14 ngày cộng lại là thấy quy luật, vì ngày thường và cuối tuần sẽ tự tách ra thành hai nhóm.

Số hóa đơn một người xử lý được trong một giờ. Đo bằng cách đếm hóa đơn của một người trong một khung bình thường. Con số này khác nhau giữa cửa hàng tạp hóa và cửa hàng điện máy, nên đừng lấy số của người khác.

Số người tối thiểu để quầy không xếp hai hàng. Thường là một người bán và một người thu tiền, hoặc một người nếu khách ít. Đây là mức sàn, không phải mức tối ưu.

Ghi 14 ngày là đủ. Ghi một tháng chỉ cần khi mở thêm chi nhánh hoặc đổi mặt bằng, vì lúc đó quy luật cũ không còn dùng được.

Một ca nên mấy người và kéo dài bao lâu?

Ca nên dài tối đa 6 giờ. Quá 6 giờ liên tục thì tốc độ tính tiền và độ chính xác giảm, nhất là với công việc phải đứng và nói chuyện nhiều. Nếu cửa hàng mở 14 tiếng, chia thành hai ca 6 giờ và một ca nối ngắn ở giữa là đủ.

Số người mỗi ca tính từ dữ liệu, không từ thói quen. Lấy số hóa đơn cao nhất của khung đông, chia cho số hóa đơn một người xử lý được trong giờ, làm tròn lên. Ví dụ khung đông nhất có 60 hóa đơn một giờ, một người xử lý 25 thì cần 3 người.

Ca nối nên đặt đúng khung đông nhất, không chia đều ba ca. Cửa hàng ít khách buổi sáng mà đông buổi chiều thì buổi sáng chỉ cần một người, buổi chiều cần ba. Cùng tổng số người nhưng phủ đúng chỗ.

Giờ ăn trưa phải có người trực. Đây là khoảng hở hay mất đơn vì khách ghé mua nhanh đúng lúc nhân viên đi ăn. Cách rẻ nhất là cho một người ăn sớm 30 phút, một người ăn muộn 30 phút, người trực nằm giữa.

Giữ lịch ổn định ra sao để nhân viên không mệt?

Lịch ổn định quan trọng hơn lịch tối ưu. Nếu nhân viên biết trước mình trực những ngày nào trong tháng, họ giữ được khách quen và không bị đảo giờ liên tục. Đảo lịch liên tục thì người giỏi bỏ đi trước.

Giữ phần lớn ngày trong tháng giống tháng trước, chỉ đổi những ngày có sự kiện: hàng mới, khuyến mãi, ngày lễ. Ít thay đổi thì nhân viên tự sắp được việc riêng và ít xin nghỉ đột xuất.

Quy tắc đổi ca nên viết rõ: mỗi người đổi tối đa hai lần một tháng, báo trước 48 giờ, và phải có người nhận ca xác nhận. Ba điều này chặn được cảnh hôm trước ngày trực mới xin đổi, để lại ca trống.

Cuối tháng, so lịch thực tế với lịch đã xếp. Số ca trống và số lần phải gọi người ngoài vào là hai con số cho biết lịch có dùng được không. Nếu tháng nào cũng phải gọi ngoài thì vấn đề nằm ở số người, không nằm ở lịch.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tự động ghi số hóa đơn theo giờ, chia ba mức đông, trung bình và vắng để xếp ca đúng
Gán ca theo từng người, cảnh báo ngay khi có ca trùng hoặc ca trống trong cùng một ngày
Theo dõi lượng hóa đơn trung bình của từng nhân viên để biết ai đang gánh nhiều hơn
Nhắc lịch làm việc qua điện thoại trước 24 giờ, giảm ca trống vào giờ đông

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.