Quản lý tủ đông và hàng đông lạnh cho cửa hàng

Tủ đông trong cửa hàng thường là nơi chứa đồ dễ hỏng nhất: đồ ăn tươi sống, kem, đồ uống đóng chai, thực phẩm đông lạnh. Hàng nằm trong đó không hết hạn chỉ vì tủ chạy đều, và cũng không hỏng hẳn khi mất điện một lần. Vì vậy tủ đông cần được quản lý riêng: ghi nhận hàng vào ra, kiểm tra định kỳ và biết trước món nào sắp phải xử lý.

Cửa hàng có tủ đông thì cần quản lý hàng đông lạnh thế nào?

Nguyên tắc đầu tiên là tách hàng đông lạnh khỏi hàng thường. Khi ghi nhận hàng vào kho, cần một nhãn riêng cho hàng đông lạnh để biết món nào đang nằm trong tủ, món nào nằm ngoài kệ, và món nào thuộc tủ nào. Nhiều cửa hàng chỉ có một danh sách tồn kho chung, mất điện thì không biết đâu là món cần dùng trước.

Thứ hai, phải ghi rõ cách bảo quản của từng món: nhiệt độ cần giữ, có cần để riêng hay không, hạn dùng tính từ lúc nào. Đồ đông lạnh có hạn dùng ngắn hơn đồ khô rất nhiều, và ngày hết hạn là ngày bắt buộc phải rút khỏi kệ chứ không phải ngày bắt đầu cân nhắc.

Thứ ba, cần biết tình trạng tủ trước khi nhận thêm hàng. Tủ đông cũ chạy yếu, tủ bị xuống nhiệt chậm khi mất điện, tủ để cửa thường xuyên mở ra đóng vào — những thứ này quyết định món nào nhập an toàn và món nào nên mua ít đi.

Cuối cùng, mỗi tủ nên có một danh sách riêng để rà soát nhanh. Khi cần kiểm tra hạn dùng, chủ cửa hàng mở một danh sách là ra ngay những món sắp hết hạn, thay vì phải lần từng kệ đi tìm.

Ghi nhận hàng vào tủ đông và lấy ra khỏi tủ thế nào cho đúng?

Mỗi lần nhập hàng đông lạnh vào cửa hàng, cần ghi lại đủ ba thứ: số lượng, ngày nhập và hạn dùng. Ngày nhập quan trọng vì nhiều món có hạn dùng tính từ ngày sản xuất chứ không phải ngày nhập, nhưng có món lại tính từ ngày nhập — không ghi ngày nhập thì không biết mốc nào đúng.

Ghi ra khỏi tủ cũng phải theo đúng thứ tự: bán món nào thì trừ món đó, món hết hạn rút ra thì ghi là hết hạn chứ không phải bán ra. Hai việc này khác nhau về ý nghĩa: một cái là mất đi, cái kia là phải xử lý. Nếu gộp chung, báo cáo lỗi quân và không biết món nào hỏng do quy trình, món nào hỏng do bảo quản.

Với món bán theo từng phần như kem hay đồ ăn đóng gói, cần ghi số lượng còn lại trong tủ theo từng lô. Không có lô thì không biết món đang bán thuộc lô nào, và khi có khiếu nại về hạn dùng thì không có căn cứ để trả lời.

Cuối ngày nên làm một lượt rà nhanh: mở tủ, đối chiếu với danh sách xem có món nào lệch, có món nào đặt sai chỗ, có món nào đã hết hạn mà chưa rút. Lượt rà này mất vài phút nhưng giữ cho số liệu tồn kho khớp với thực tế, đặc biệt trong mùa đông tủ nào cũng đầy.

Kiểm tra nhiệt độ, hạn dùng và xử lý hàng hỏng ra sao?

Nhiệt độ trong tủ nên được kiểm tra bằng nhiệt kế, không đoán bằng cảm giác. Nhiệt kế đặt giữa tủ, không sát vách và không sát cửa, vì hai chỗ đó không phản ánh được nhiệt độ thật. Có một nhiệt kế riêng cho tủ đông là đủ, đặt cố định ở một vị trí và ghi lại kết quả mỗi ngày.

Hạn dùng nên được rà lịch, không chờ đến lúc sắp hết. Cách làm: mỗi tuần lấy danh sách hạn dùng còn trong tủ, chia làm ba nhóm — còn dài, gần hết, và đã hết. Nhóm gần hết thì hạn chợt để giảm giá, dùng trước trong các món nấu sẵn, hoặc chuyển sang khu vực bán nhanh. Nhóm đã hết thì rút ra ngay và ghi lại số lượng, lý do.

Khi mất điện, điều cần biết ngay là tủ còn đóng hay đã mở. Tủ đóng suốt giữ được nhiệt khá lâu, còn tủ mở cửa nhiều lần thì hàng nhanh hơn. Sau khi có điện lại, nên để tủ chạy ổn định rồi mới mở kiểm tra hàng, và hàng đã đóng băng lại một phần thì phải đánh dấu là hàng bị ảnh hưởng để bán trước thay vì để lâu.

Hàng hỏng cũng nên có quy trình riêng: ghi lại món, số lượng, lý do hỏng, thời điểm phát hiện. Số liệu này sau này cho biết món nào hay hỏng, tủ nào hay mất điện, và phần nào cần xem lại cách bảo quản thay vì chỉ xem lại cách bán.

Những lỗi dễ mắc khi quản lý tủ đông là gì?

Mua nhiều hơn sức chứa của tủ là lỗi nặng nhất, vì chỗ nào cũng phải nhét hàng vào, hàng chắt cửa thì lưu chuyển kém và nhiệt độ không đều. Nhập vừa đúng sức chứa, hàng bán được trước thì nhập tiếp.

Nhét chung nhiều loại món vào một chỗ rồi quên món nào ở đâu là lỗi hay gặp. Khi cần rút một món sắp hết hạn mà phải đào cả tủ, người ta thường bỏ qua luôn. Xếp theo nhóm, có nhãn, là cách ít công sức nhất để tránh lỗi này.

Không kiểm tra nhiệt độ định kỳ cũng là lỗi âm thầm. Tủ chạy nhưng chạy không đủ lạnh thì hàng đông dần rã, và lúc phát hiện thì đã mất tiền. Một nhiệt kế và một dòng nhật ký mỗi ngày là đủ.

Không ghi hạn dùng khi nhập là lỗi khiến mất tiền nhiều nhất. Không có hạn dùng trong sổ thì không ai biết món nào phải rút, và người bán thường bán cho hết.

Cuối cùng là quên mất hàng khi đổi tủ, chuyển quầy hoặc dọn kho. Những lúc đó phải rà lại toàn bộ tủ, đếm lại và đối chiếu, nếu không số liệu tồn kho sẽ lệch dần và khó tìm nguyên nhân.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi hàng đông lạnh theo lô, kèm ngày nhập và hạn dùng, để lúc rà lịch là ra ngay danh sách cần xử lý.
Tách kho đông lạnh khỏi kho thường trong cùng một danh sách tồn kho, biết món nào đang nằm ở đâu.
Ghi lại hàng hết hạn, hàng hỏng và hàng bị ảnh hưởng sau mất điện để không nhầm với hàng bán ra.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.