Quản lý hàng hóa tại tạp hóa cần làm gì mỗi ngày?

Quản lý hàng hóa tại tạp hóa mỗi ngày là nhập hàng thì ghi lại, bán hàng thì trừ kho, cuối ngày xem món nào bán chạy. Bạn làm đúng 3 việc này thì không bao giờ hết hàng đột ngột cũng không bao giờ chôn vốn.

Hàng hóa tạp hóa hỏng và mất tiền ở những đâu?

Hàng hết date nằm trong tủ mà không ai thấy cho tới khi khách chỉ ra. Một tạp hóa từng phát hiện 40 hộp sữa và 30 gói mì quá date chỉ sau 1 tháng, bỏ đi mất 1,2 triệu. Bạn xem hạn sử dụng ngay trên máy, sắp hết thì hệ thống báo trước 7 ngày, bạn giảm giá xả nhanh. Khoảng 60% hàng hỏng trong tạp hóa là do bị quên chứ không phải do nhập sai. Bạn có cảnh báo thì hàng hỏng giảm rõ rệt.

Hàng bị thất thoát mà không ghi lại do đổi ca, đi vắng. Cửa hàng có 2 nhân viên luân ca, món bán nội bộ lấy không ghi thì cuối tháng đếm thiếu mà không biết. Một tạp hóa từng hao hụt 1,5 triệu mỗi tháng chỉ vì lấy nước, lấy bánh mì cho bữa trưa không ghi. Bạn bắt mọi lần xuất hàng đều qua máy, kể cả hàng lấy cho nhân viên, thì con số minh bạch và hao hụt tự giảm. Không cần nghi ngờ ai, chỉ cần số liệu nói thay.

Hàng nhập về trùng mã, sai đơn vị tính, làm bán ra tính sai. Nhập 1 thùng 24 hộp mà lại nhập thành 24 thùng trong sổ, cửa hàng tưởng còn hàng trong khi thực tế đã hết. Một tạp hóa từng bán thiếu hàng cho khách 3 lần chỉ vì nhập sai đơn vị, mất khách oan. Bạn chọn đúng đơn vị tính là bao bì, thùng, hộp, cân, máy tự quy đổi giúp bạn. Đơn vị tính sai là nguồn lỗi phổ biến nhất mà hầu hết cửa hàng không biết.

Giá nhập không cập nhật khi thị trường đổi, bán ra lỗ mà không hay biết. Giá dầu ăn và nguyên liệu thay đổi theo tháng, giữ giá nhập cũ 3 tháng thì lỗ từng món lớn hơn nhiều. Một tạp hóa từng lỗ 2 triệu vì giá nhập dầu ăn tăng mà vẫn bán theo giá cũ. Bạn cập nhật giá nhập mỗi lần nhập hàng thì hệ thống tính lợi nhuận từng món theo giá thật, món lỗ hiện ra ngay.

Mỗi tối bạn nên xem những gì trên máy?

Bạn xem 3 con số: hàng sắp hết, hàng bán chạy và hàng tồn lâu. Hàng sắp hết thì đặt ngay tối nay, sáng mai có hàng bán tiếp. Hàng bán chạy thì nhập thêm 20% so với tuần trước. Hàng tồn trên 60 ngày không bán được thì tính chuyện giảm giá hoặc ngừng nhập. Một tiệm tạp hóa từng chôn 12 triệu trong 80 món ế nửa năm, xem báo cáo tồn kho theo ngày thì thanh lý sớm thu về 8 triệu nhập món chạy.

Bạn xem cả biểu đồ bán theo tuần để thấy xu hướng. Món nào đang lên thì nhập dần, món nào đang xuống thì giảm nhập, đừng để hết đột ngột hoặc dư ế. Khoảng 70% tạp hóa làm ăn ổn định đều theo dõi số liệu bán theo tuần trước khi quyết định nhập. Bạn nhìn số liệu 1 phút mỗi tuần là tránh được hàng nghìn đồng nhập sai mỗi lần.

Bạn kiểm tồn kho cuốn chiếu mỗi tuần chứ không đóng cửa cả ngày. Thứ hai kiểm nhóm sữa, thứ ba kiểm nhóm bánh kẹo, 20 phút một nhóm, hết tuần là xong toàn bộ. Một tạp hóa 700 mã hàng từng đóng cửa nguyên chủ nhật kiểm kho mất 6 triệu doanh thu, chuyển sang kiểm cuốn chiếu thì không mất ngày nào mà độ chính xác vẫn 97%. Bạn tiết kiệm được cả ngày bán hàng.

Nhập hàng thế nào để vốn quay nhanh hơn?

Bạn nhập theo tốc độ bán 7 ngày gần nhất. Món bán 12 hộp một ngày thì nhập đủ cho 10 ngày là 120 hộp, cộng thêm 15% dự phòng. Một tạp hóa từng nhập 100 thùng nước vì giá rẻ, bán 3 tháng mới hết, vốn 40 triệu nằm im. Sau khi tính theo tốc độ bán thì nhập 30 thùng mỗi lần, vốn lưu động nhẹ hẳn mà không bao giờ hết hàng. Bạn nhập đúng nhịp thì mỗi năm tiết kiệm hàng chục triệu vốn đang nằm.

Bạn chốt ngày nhập cố định trong tuần cho gọn. Thứ hai đặt cho cả tuần, thứ ba nhận hàng, bạn kiểm một lần là xong. Nhà cung cấp cũng xếp lịch giao thuận tiện. Khoảng 75% tạp hóa làm ăn tốt đều có ngày nhập cố định, không phải kiểu hết mới cuống cuồng điện thoại. Bạn có lịch thì không bao giờ quên.

Bạn so giá 2 tới 3 nhà cung cấp mỗi quý. Cùng một mã mà chênh 5% là một năm bạn mất oan cả chục triệu. Bạn lưu giá nhập mỗi lần lên máy, 3 tháng mở ra so là thấy ngay mối nào rẻ mối nào đắt. Một tạp hóa từng chuyển sang nước giải khát của mối rẻ hơn 4%, tiết kiệm 15 triệu một năm. Bạn ghi đủ lịch sử giá thì việc so sánh rất nhanh.

Bạn kiểm hàng nhập ngay tại cửa chốt ký. Số lượng thùng, số lượng hộp, ngày sản xuất, hạn dùng, kiểm đúng rồi mới nhập lên hệ thống. Thấy sai báo nhà cung cấp ngay lúc đó thì giải quyết nhanh, chờ tới cuối tháng thì nhà cung cấp quên mất là bạn phải tự chịu. Khoảng 80% khiếu nại về hàng nhập đều dễ xử lý lúc giao hàng và gần như không xử lý được sau đó. Bạn kiểm kỹ một lần lúc nhận là tiết kiệm hàng tháng.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Ghi nhận kho theo đúng đơn vị bao bì, thùng, hộp nên không còn nhầm số lượng khi nhập
• Cảnh báo hết date trước 7 ngày và hàng sắp hết trước khi khan hiếm, giảm hàng hỏng lẫn hết hàng
• Lưu lịch sử giá nhập theo từng nhà cung cấp để bạn so sánh và chọn mối giá tốt nhất

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.