Quản lý tồn kho tạp hóa giải quyết vấn đề gì?

Quản lý tồn kho tạp hóa là bán ra tự trừ, nhập vào tự cộng và cảnh báo trước khi hết hàng. Bạn mở điện thoại 5 phút mỗi tối là biết còn bao nhiêu, món nào cần nhập và món nào đang nằm không.

Tồn kho tạp hóa lệch số vì những lý do gì?

Bạn không ghi lại lúc nhập hàng về là số lượng không khớp. Nhập 5 thùng mì, lấy từ kho ra 1 thùng bán dở, ngày sau nhập tiếp 3 thùng, cuối tháng đếm tủ thấy lệch mà không biết lệch từ đâu. Một tạp hóa 500 mã hàng từng lệch kho 9% mỗi tháng suốt 6 tháng vì mọi thao tác nhập xuất đều ghi tay hoặc ghi bộ nhớ. Ghi nhận mọi lần nhập lên hệ thống ngay lúc nhận hàng thì mọi sai lệch đều có dấu vết.

Bạn bán nhầm mã khiến tồn kho âm. Bán 1 hộp còn kho chỉ còn 1 hộp nhưng lại bán cho 2 khách, máy không chặn thì tồn về âm, cuối ngày không biết đã bán vượt bao nhiêu. Một tạp hóa từng bán vượt 30 hộp sữa trong một ca, tối mới phát hiện và phải nhờ khách chờ ngày mai. Hệ thống cảnh báo ngay khi tồn không đủ trước khi chốt đơn, đơn không bao giờ bán vượt số hàng thật.

Bạn không biết hàng nào chậm luân chuyển nên vốn nằm không. Kệ hàng nhập đầy ắp nhưng 40% là món bán chậm 3 tháng chưa hết, đồng tiền đang nằm im. Một tạp hóa từng chôn 28 triệu trong 150 món ế mùa hè, tới mùa lạnh mới thanh lý được với giá thấp hơn một nửa. Bạn có báo cáo hàng tồn trên 60 ngày thì thanh lý đúng lúc, vốn quay lại nhập món đang bán.

Hàng hỏng nằm trong kho cho tới khi bị phát hiện, ăn mòn lợi nhuận âm thầm. Sữa, đồ uống, mì gói, đồ khô đều có hạn dùng, hết hạn là bán không được mà vẫn chiếm chỗ. Một tạp hóa từng phát hiện 2 triệu tiền hàng quá hạn chỉ trong một đợt kiểm kho tháng 3. Hệ thống báo hết date trước 7 ngày, bạn giảm giá xả kịp thì không mất đồng nào.

Nhập hàng không theo tốc độ bán khiến lúc thừa lúc thiếu. Tháng có ngày lễ nhập ồ ạt rồi tháng sau bán không đủ, thường xuyên chạy xe đi kiếm hàng giữa chừng. Một tạp hóa từng nhập theo cảm tính 30 triệu mỗi đợt rồi thiếu hàng liên tục 2 tháng sau. Bạn tính nhập theo tốc độ bán 7 ngày gần nhất thì vừa đủ bán vừa không chôn vốn.

Kiểm kho tạp hóa mỗi tuần làm sao cho hết 1 tiếng?

Bạn kiểm cuốn chiếu theo khu trong tủ thay vì kiểm tất cả một lúc. Sáng kiểm tủ đồ uống, chiều kiểm tủ thực phẩm khô, 15 phút một tủ là xong hết tuần. Một tạp hóa từng kiểm kho toàn bộ 700 mã trong một buổi sáng rồi đóng cửa cả ngày, mất 4 triệu doanh thu. Sau khi chia theo tủ thì mỗi tuần chỉ mất 45 phút mà bán hàng vẫn bình thường.

Bạn quét mã bằng điện thoại thay vì đếm rồi ghi giấy. Đi tới đâu quét tới đó, số lượng nhập thẳng vào máy, xong bảng chênh lệch hiện ra ngay đâu thừa đâu thiếu. Kiểm 200 món theo cách cũ mất 1 giờ 30 ghi chép, kiểm bằng máy chỉ mất 25 phút. Khoảng 65% tạp hóa chuyển sang kiểm bằng máy cho biết thời gian giảm hơn một nửa mà độ chính xác tăng rõ.

Bạn giao một người trông kho mỗi ca để có đầu có tai. Người đó nhận hàng, xác nhận số lượng lên hệ thống, ghi hàng hao hụt và báo khi thấy số lạ. Lệch kho là do nhiều người liên quan mà không ai chịu trách nhiệm, giao một người là hết. Một tạp hóa 4 nhân viên luân ca từng lệch 12% mà không ai biết hỏi ai, sau khi giao một bạn trông kho thì độ lệch giảm còn 3% trong 2 tháng.

Bạn đối chiếu kho với tiền két cùng lúc trước khi kiểm đầy đủ. Hôm nay bán 5 triệu mà két lệch 300 nghìn thì hãy xem trước 5 món bán chạy nhất còn bao nhiêu, phát hiện vấn đề ngay trong ca. Một cửa hàng từng tìm ra vụ tuồn hàng ra ngoài chỉ nhờ thói quen đối chiếu hàng mỗi tối, món đó vơi nhanh gấp đôi bình thường. Bạn kiểm thường xuyên thì mọi sai lệch lộ ra sớm, xử lý dễ hơn nhiều.

Nhập hàng vào lúc nào để không bao giờ hết hàng?

Bạn đặt mức cảnh báo cho 20 món chủ lực mang lại phần lớn doanh thu. Món này còn dưới ngưỡng thì hệ thống báo, bạn nhập kịp trong 2 ngày. Đừng bật cảnh báo cho cả 500 món, báo nhiều quá thì bỏ qua hết, chọn đúng nhóm quan trọng là đủ. Một tiệm tạp hóa từng hết hàng mùng 2 tết và ước tính mất 12 triệu doanh thu. Sau khi đặt cảnh báo cho 20 món bán chạy nhất, tết đó không hết món nào.

Bạn dự trù trước mùa cao điểm khoảng 20%. Dịp tết, dịp khai giảng, mùa nắng nóng hay mùa mưa, nhu cầu thay đổi rõ rệt. Nhập theo lượng ngày thường thì 3 ngày là hết, nhập dư trước thì vẫn bán hết và còn thừa thanh lý được. Một tạp hóa từng tăng gấp rưỡi lượng nhập trước dịp khai giảng, doanh thu tháng đó tăng 22%.

Bạn nên chốt một ngày cố định trong tuần đặt hàng. Thứ hai đặt cho cả tuần, thứ ba nhận hàng, kiểm một lần là xong, không phải nhớ lượng từng món. Khoảng 75% tạp hóa làm ăn ổn định đều có ngày nhập cố định. Bạn có lịch thì nhà cung cấp cũng xếp xe giao đúng ngày, không phải chờ đợi.

Bạn theo dõi tốc độ bán để giảm dần lượng nhập của món đang ế. Món 2 tháng liên tiếp bán dưới 1/3 số lượng dự kiến thì giảm nhập còn một nửa hoặc ngừng hẳn, chuyển vốn sang món đang chạy. Bạn không chôn tiền vào hàng chậm luân chuyển thì tỷ lệ quay vòng vốn mỗi tháng cải thiện rõ rệt, mỗi năm giải phóng hàng chục triệu tiền vốn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Bán ra tự trừ kho theo thời gian thực, tồn kho không bao giờ âm vì bán vượt số hàng có thật
• Cảnh báo món sắp hết trước 2 ngày và hết hạn trước 7 ngày để bạn nhập kịp, xả kịp
• Báo cáo hàng tồn trên 60 ngày giúp bạn thấy món nào đang chôn vốn để xử lý sớm

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.