Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền áp dụng cho cửa hàng ra sao?

Máy tính tiền của cửa hàng đã giữ sẵn thông tin mã số thuế, danh mục hàng và tỷ lệ thuế. Bạn chỉ cần kết nối đúng một lần, sau đó mỗi lần bán hàng hệ thống tự khởi tạo hóa đơn điện tử ngay trên màn hình. Khách nhận hóa đơn ngay, cuối ngày bạn không phải ngồi gõ lại từng dòng.

Máy tính tiền cần đáp ứng điều gì để xuất hóa đơn điện tử?

Máy tính tiền chỉ là một đầu vào. Điều quyết định hóa đơn có hợp lệ hay không là kết nối với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận.

Có hai thứ phải chuẩn bị xong trước khi bắt đầu, thiếu một trong hai là máy tính tiền không phát hành được hóa đơn hợp lệ:

Mã số thuế của cửa hàng. Không có mã số thuế thì không phát hành được hóa đơn. Hộ kinh doanh chưa có mã số thuế phải đăng ký trước tại chi cục thuế quận hoặc huyện.
Kết nối Internet ổn định. Hóa đơn điện tử được gửi để cơ quan thuế kiểm tra theo thời gian thực. Mất mạng giữa lúc đông khách là lúc nhiều hóa đơn phải dừng lại chờ.

Về phần cấu hình máy, hầu hết các máy tính tiền đời mới đều chạy được Windows hoặc có cổng kết nối máy in nhiệt. Bạn cần một máy tính riêng nếu máy tính tiền chỉ đóng vai trò bàn phím, hoặc cài phần mềm trực tiếp lên máy tính tiền nếu nó chạy hệ điều hành.

Cửa hàng tạp hóa thường bắt đầu bằng cách dùng một máy tính cũ, kết nối với máy tính tiền cũ chỉ để bấm phím số. Cách đó chạy được nhưng nhân viên phải chuyển qua lại giữa hai thiết bị, thao tác nhiều bước hơn mỗi lần bán.

Một lưu ý quan trọng: thông tin trên hóa đơn phải khớp với hồ sơ đăng ký. Tên cửa hàng, địa chỉ, mã số thuế ghi trong phần mềm phải giống hệt giấy đăng ký hộ kinh doanh. Sai một chữ trong tên là toàn bộ hóa đơn của kỳ đó có thể bị tính là không hợp lệ.

Quy trình khởi tạo từng hóa đơn diễn ra như thế nào?

Trình tự thực tế gọn hơn nhiều so với việc ngồi điền giấy rồi chuyển sang phần mềm, vì mọi bước đều chạy trên cùng một màn hình bán hàng và không phải nhập lại dữ liệu.

Nhân viên quét mã hàng. Mã số, tên hàng, giá bán và thuế suất hiện ra trên màn hình. Quét xong một món, tiếp tục món tiếp theo.
Bấm phím thanh toán. Hệ thống tự tính tổng tiền, thuế, số tiền phải thu.
Chọn hình thức thanh toán. Tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử — dùng ở cửa hàng thì ghi vào để đối chiếu cuối ngày.
Hệ thống khởi tạo hóa đơn. Hóa đơn được gán mã số hóa đơn tự động, gửi lên hệ thống của cơ quan thuế ngay.
Chuyển hóa đơn cho khách. Qua tin nhắn, thư điện tử hoặc in trên máy in nhiệt.

Nhân viên không cần mở trình duyệt, không cần đăng nhập, không cần bấm chuột thêm lần nào. Toàn bộ thao tác tính từ lúc quét mã đến lúc hóa đơn hiện ra là một lượt liền nhau.

Trong cửa hàng đồ gia dụng, riêng khâu ghi chép lại đơn bán cuối ngày đã ngốn gần hết buổi tối, vì phải gõ lại từ sổ giấy vào phần mềm.

Với hóa đơn lớn, chủ cửa hàng có thể dùng chính phần mềm bán hàng để khởi tạo hóa đơn trước rồi bán theo hóa đơn đó. Lúc thu tiền, chỉ cần quét mã trên hóa đơn là xong, không phải gõ lại danh sách hàng.

Khi máy tính tiền bị treo hoặc mất mạng thì xử lý ra sao?

Đây là lúc chủ cửa hàng lo nhất, nhưng cơ chế xử lý hiện nay khá rõ ràng: vẫn bán được hàng, vẫn có chứng từ, miễn là làm đúng trình tự và khai lại đầy đủ khi mạng trở lại.

Theo quy định, khi hệ thống thuế không hoạt động hoặc kết nối mạng bị gián đoạn, cơ sở kinh doanh được ghi hóa đơn ra giấy để bán hàng.

Trình tự xử lý nên làm theo đúng thứ tự dưới đây, vì bỏ một bước là sau này đối chiếu sổ sách sẽ lệch và không giải trình được với cơ quan thuế:

Bật chế độ tạm thời dùng hóa đơn giấy có ghi số liệu tạm tính.
Ghi đầy đủ mã số thuế, số hóa đơn theo dãy, ngày, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế.
Ghi nhận vào sổ nhật ký doanh thu để đối chiếu.
Ngay khi mạng có trở lại, khai hóa đơn giấy vào hệ thống điện tử.

Cửa hàng dùng phần mềm có chế độ hóa đơn dự phòng thì chỉ cần in tờ hóa đơn giấy ra mà không phải chép tay. Khi mạng có lại, toàn bộ số hóa đơn giấy được khai lại vào hệ thống, miễn là sổ nhật ký doanh thu ghi đủ và khớp với từng tờ đã in.

Cửa hàng nên làm việc này trước mỗi cao điểm như Tết, ngày lễ. Tính sẵn 20 tờ hóa đơn giấy, biết trước ai sẽ giữ sổ nhật ký, là xong.

Lưu ý nào khiến hóa đơn điện tử bị từ chối?

Sai sót thường nằm ở 4 chỗ, và đều là loại lỗi chủ cửa hàng tự sửa được trong 1 phút nếu phát hiện trước khi bấm nút phát hành hóa đơn.

Số tiền bằng chữ không khớp số tiền bằng số. Lệch một chút là hóa đơn không hợp lệ.
Thiếu dòng hàng hóa. Khi khách mua 3 món nhưng gộp thành 1 dòng, khó phân biệt từng món với giá riêng.
Thuế suất ghi sai. Nhiều cơ sở dùng 10% cho hàng không chịu thuế. Từ năm 2022, các nhóm hàng hóa dịch vụ đã chuyển sang mức 8% theo quy định hiện hành, cần rà lại với từng nhóm hàng.
Sửa thông tin sau khi phát hành. Hóa đơn đã có mã số không tự sửa được. Sai thì phải lập hóa đơn điều chỉnh thay thế, thủ tục lâu hơn hẳn lúc đầu.

Một lỗi nữa rất phổ biến: quên ghi mã số thuế của người mua. Với khách doanh nghiệp, thiếu thông tin này thì họ không được trừ chi phí hợp lệ khi quyết toán.

Một thói quen đơn giản mà nhiều cửa hàng nên áp dụng: trước khi bấm nút thanh toán, nhân viên đọc lại 3 thông tin — tên khách hàng, mã số thuế nếu có, tổng tiền. Quy trình này mất chút thời gian mà hạn chế được hóa đơn sai.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Khởi tạo hóa đơn điện tử ngay từ màn hình bán hàng, khách nhận ngay không cần rời quầy
Xuất báo cáo hóa đơn theo ngày, theo ca và theo nhân viên trong 1 cú bấm
Lưu trữ toàn bộ hóa đơn trên máy chủ theo thời hạn 10 năm, tra cứu lại bất kỳ hóa đơn nào
Tự đồng bộ doanh thu trên hóa đơn vào sổ quản lý chi tiêu, bớt việc ghi chép cuối ngày

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.