Máy tính tiền và phần mềm quản lý khác nhau thế nào?

Máy tính tiền và phần mềm quản lý thường bị chủ quán tưởng là một. Thực tế hai thứ này giải quyết hai phần việc khác nhau: máy tính tiền lo lúc đang bán, phần mềm quản lý lo phần sau khi bán xong. Hiểu rõ 5 điểm khác biệt dưới đây, bạn mới biết mình đang cần cái nào.

Máy tính tiền và phần mềm quản lý khác nhau ở chỗ nào?

Máy tính tiền lo đúng một việc: ghi lại giao dịch khi khách mua. Bạn bấm tên hàng, nhập số lượng, máy tính ra tổng tiền rồi in ra hoá đơn. Xong việc đó, máy tính tiền không còn vai trò gì nữa. Nó không biết bạn nhập hàng bao nhiêu, không biết khách nợ bạn bao nhiêu, không biết món nào bán chạy.

Vì vậy máy tính tiền phù hợp với quán bán lẻ ít nhân viên, mỗi ngày vài chục hóa đơn. Tiệm tạp hóa nhỏ chỉ cần một máy tính tiền là đủ chạy ổn định. Nhưng khi bắt đầu cần biết lợi nhuận từng món, máy tính tiền không giúp được gì nữa.

Phần mềm quản lý thì ghi lại toàn bộ hoạt động của quán chứ không chỉ lúc bán hàng: nhập hàng vào kho, trừ kho khi bán, ghi công nợ khách, chấm công nhân viên, xuất báo cáo doanh thu và mặt hàng. Nó nối liền các đầu việc rời rạc thành một dòng số liệu thống nhất.

Quán ăn ghi sổ tay bán hàng thì mỗi tối ngồi cộng lại mất nhiều thời gian và hay tính sai. Không phải vì máy tính tiền thiếu, mà vì công việc đó vốn nằm ngoài khả năng của máy tính tiền.

5 điểm khác biệt cần biết rõ?

Về phạm vi: máy tính tiền chỉ ghi bán hàng, phần mềm ghi cả nhập hàng và chi phí. Về thời gian: máy tính tiền cần dữ liệu khi đang bán, phần mềm cần dữ liệu liên tục trong cả ngày. Về kết quả: máy tính tiền ra số tiền, phần mềm ra báo cáo doanh thu theo món, theo ca, theo nhân viên. Về người dùng: máy tính tiền dùng bởi người thu ngân, phần mềm dùng bởi chủ quán khi ra quyết định. Về khả năng mở rộng: thêm một máy tính tiền rất dễ, thêm một chi nhánh thì phần mềm mới giữ được số liệu tổng hợp.

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, đây là điểm quyết định. Máy tính tiền mỗi chi nhánh một máy, mỗi máy một bảng số riêng, cuối tháng bạn phải ngồi cộng tay. Phần mềm một hệ thống chung, bạn mở máy tính là thấy doanh thu cả chuỗi.

Quán nhỏ có cần phần mềm không?

Nếu quán của bạn mỗi ngày chỉ bán vài chục hóa đơn và không nhập hàng thường xuyên, máy tính tiền là đủ. Nhưng nếu bạn bán hàng trăm hóa đơn mỗi ngày, có nhân viên thay ca, và cần biết mình lãi bao nhiêu trên từng món, máy tính tiền sẽ khiến bạn mất ngủ.

Khi bắt đầu ghi lại từng món, nhiều chủ tiệm mới nhìn ra nhóm hàng lời thấp nhất đang chiếm một phần lớn số đơn bán ra, trong khi nhóm đó chỉ nên giữ làm món câu khách cho đúng vai trò.

Quyết định nên dựa vào câu hỏi: bạn có cần trả lời được “tháng này mình lãi bao nhiêu và lãi ở món nào” không. Nếu có, bạn cần phần mềm. Nếu không, máy tính tiền vẫn là lựa chọn hợp lý.

Nhiều quán dùng cả hai theo cách hợp lý: máy tính tiền lo việc tính tiền tại quầy, phần mềm quản lý lo phần còn lại. Hai thứ nối với nhau qua một mã hoá đơn, nên dữ liệu bán hàng từ máy tính tiền chuyển thẳng sang phần mềm mà không phải gõ lại. Tuy nhiên, quán dùng máy tính tiền ghi đơn đồng thời lại có nhân viên ghi sổ tay riêng thì hai bảng số lệch nhau, cuối tháng không biết tin bản nào. Chỉ khi thống nhất một đầu ghi duy nhất thì số liệu mới đáng tin.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi đơn tại quầy và đồng bộ ngay với kho, công nợ, doanh thu trong một hệ thống.
Theo dõi lợi nhuận từng món, biết món nào thật sự mang tiền về.
Tổng hợp doanh thu nhiều chi nhánh trên cùng một màn hình, khỏi cộng tay cuối tháng.

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.