Quản lý công nợ đại lý sao cho không mất tiền?

Quản lý công nợ đại lý là theo dõi từng đại lý đang nợ bao nhiêu, nợ từ khi nào và đã trả được bao nhiêu. Bạn nắm rõ 3 con số này thì nhắc nợ đúng lúc, thu tiền về sớm, không còn cảnh cuối năm mới tá hỏa vì nợ xấu chồng chất.

Vì sao công nợ đại lý hay thành nợ xấu?

Bạn cho nợ thoải mái lúc đầu vì muốn đại lý lấy nhiều hàng, tới lúc đòi thì đại lý khất lần. Khất 1 tuần thành 1 tháng, 1 tháng thành 3 tháng, tới lúc đó tiền đã thành nợ khó đòi. Mỗi 100 triệu nợ quá hạn 90 ngày thì khả năng thu đủ chỉ còn khoảng 60%, càng để lâu càng mất. Bạn nhắc sớm ngày nào thì giữ được tiền ngày đó.

Một nhà phân phối hàng tiêu dùng với 50 đại lý từng có 300 triệu nợ quá hạn vì không ai theo dõi hạn trả. Đại lý nào cũng nghĩ mình còn được nợ tiếp, nhân viên thì ngại đòi. Sau khi lập danh sách nợ quá hạn và gọi đều mỗi tuần, bạn ấy thu về 220 triệu trong 2 tháng. Bạn thấy đó, không phải đại lý không có tiền trả, mà vì không ai nhắc nên người ta ưu tiên trả cho chỗ khác trước.

Bạn cũng hay bị mất dấu các khoản trả một phần. Đại lý nợ 50 triệu, trả 3 lần mỗi lần 10 triệu, còn 20 triệu mà sổ ghi không rõ là thành cãi nhau. Khoảng 45% tranh cãi công nợ đến từ việc ghi nhận trả tiền không đầy đủ. Bạn ghi từng lần trả ngay lúc nhận tiền, kèm ngày giờ rõ ràng, thì cuối tháng đối chiếu không ai cãi được.

Bạn đừng gộp công nợ nhiều kỳ vào một con số chung. Đại lý nợ kỳ tháng 3 là 30 triệu, kỳ tháng 4 là 25 triệu, bạn phải tách riêng từng kỳ. Gộp chung thành 55 triệu thì không biết kỳ nào quá hạn, kỳ nào còn trong hạn. Bạn tách theo kỳ thì biết kỳ nào cần đòi gấp, kỳ nào cho thêm thời gian được.

Đặt hạn mức và kỳ hạn nợ ra sao?

Bạn đặt hạn mức nợ riêng cho từng đại lý dựa trên lịch sử trả tiền. Đại lý trả đúng hẹn 6 tháng liên tiếp thì tăng hạn mức thêm 20%, đại lý trễ 2 lần liên tiếp thì giảm hạn mức một nửa. Quy định rõ ràng từ đầu thì đại lý cũng cố trả đúng để được nâng hạn mức. Bạn cho nợ theo cảm tính thì đại lý nào dẻo miệng được nợ nhiều, đại lý thật thà lại thiệt.

Một nhà phân phối thực phẩm từng cho mọi đại lý nợ tối đa 50 triệu như nhau, có đại lý nhỏ ôm 50 triệu rồi biến mất. Sau khi đặt hạn mức theo doanh số, đại lý nhỏ chỉ được nợ 15 triệu, đại lý lớn 80 triệu, tỷ lệ nợ xấu giảm từ 18% xuống còn 5%. Bạn thấy đó, hạn mức đúng người thì vừa bán được hàng vừa không mất vốn.

Bạn nên đặt kỳ hạn trả nợ ngắn và rõ, ví dụ 15 ngày hoặc 30 ngày kể từ ngày giao hàng. Kỳ hạn càng ngắn thì vòng quay vốn càng nhanh, bạn có tiền nhập hàng mới sớm hơn. Khoảng 70% đại lý trả đúng hẹn khi kỳ hạn rõ ràng và có nhắc trước 3 ngày. Bạn để kỳ hạn mập mờ kiểu trả khi nào cũng được thì đừng mong thu đúng hẹn.

Bạn cũng nên có chính sách thưởng cho đại lý trả sớm. Trả trong 7 ngày được chiết khấu thêm 1%, trả đúng hạn được giữ hạn mức cao. Tiền thưởng nhỏ nhưng đại lý có động lực trả sớm, bạn thu tiền về nhanh hơn. Một nhà phân phối áp dụng xong, tỷ lệ trả sớm tăng từ 20% lên 55% chỉ trong 3 tháng.

Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thế nào cho khéo?

Bạn nhắc nợ trước hạn 3 ngày bằng tin nhắn nhẹ nhàng, quá hạn 7 ngày thì gọi điện trực tiếp. Nhắc trước hạn thì đại lý thấy bạn chuyên nghiệp, gọi sau hạn 7 ngày thì vẫn còn kịp trước khi thành nợ xấu. Bạn đừng để quá hạn 30 ngày mới gọi, lúc đó đại lý đã tiêu hết tiền hàng vào việc khác rồi.

Một chủ phân phối từng ngại gọi đòi nợ vì sợ mất lòng đại lý, để nợ quá hạn trung bình 45 ngày. Sau khi giao việc nhắc nợ cho hệ thống gửi tin nhắn tự động, bạn ấy chỉ cần gọi những trường hợp quá hạn trên 15 ngày. Số ngày nợ trung bình giảm từ 45 xuống còn 22 ngày. Bạn thấy đó, để máy nhắc thì không ai mất lòng ai mà tiền vẫn về.

Bạn nên gửi sao kê công nợ cho từng đại lý vào đầu mỗi tháng. Sao kê ghi rõ dư đầu kỳ, đơn mới trong tháng, tiền đã trả, dư cuối kỳ. Đại lý cầm sao kê là hiểu ngay, có thắc mắc thì đối chiếu luôn tháng đó. Khoảng 80% sai lệch công nợ được phát hiện khi đối chiếu sao kê hàng tháng, để dồn 3 tháng mới đối chiếu thì tìm sai sót mất cả tuần.

Bạn cũng nên chốt công nợ bằng xác nhận của cả hai bên. Gửi sao kê qua tin nhắn, đại lý nhắn đã đúng là xong, lưu lại tin nhắn làm bằng chứng. Thao tác này mất 2 phút mỗi đại lý mà tránh được tranh cãi tiền triệu sau này. Bạn làm đều mỗi tháng thì cuối năm không còn cảnh ngồi cãi nhau về món nợ từ 6 tháng trước.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Sổ công nợ từng đại lý tự cập nhật mỗi đơn, mở điện thoại là thấy ai nợ bao nhiêu
Cảnh báo nợ quá hạn và chặn đơn vượt hạn mức để bạn không cho nợ thêm
Xuất sao kê công nợ từng tháng gửi đại lý qua tin nhắn chỉ trong 1 phút

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.