Quản lý tồn kho tại đại lý như thế nào?

Quản lý tồn kho tại đại lý là việc bạn nắm được mỗi đại lý còn bao nhiêu hàng, mặt nào bán nhanh mặt nào bán chậm. Bạn biết trước con số này thì quyết định chia hàng, thu hồi hay điều chuyển đều dễ hơn chờ đại lý gọi điện báo.

Vì sao tồn kho đại lý hay mất kiểm soát?

Bạn giao hàng đi rồi coi như xong, tới kỳ sau mới biết đại lý còn bao nhiêu hàng. Trong thời gian đó hàng có thể hết hạn, bán chậm hoặc bị đại lý đẩy qua kênh khác mà bạn không hay.

Trong đó một phần đáng kể phải thu hồi để tiêu hủy, phần còn lại phải giảm giá sâu mới bán được. Cả hai đều là tiền vốn của bạn nằm chết ở đại lý, không sinh lời mà còn kéo theo chi phí vận chuyển ngược về kho.

Bạn cũng hay bị đại lý giấu tồn để xin thêm hàng khuyến mãi. Đại lý còn hàng trong kho nhưng báo tồn thấp hơn nhiều, bạn giao thêm hàng khuyến mãi thì hàng ùn ngay ở đại lý đó. Bạn đối chiếu tồn đầu kỳ cộng hàng đã giao trừ hàng đã bán là ra con số thật, không cần tin lời nói một chiều. Một số yêu cầu giao thêm hàng của đại lý nhỏ không khớp với tồn thực tế khi bạn đối chiếu đủ 3 số này.

Bạn đừng để đại lý tự kiểm kê một mình không có chuẩn. Mỗi người đếm một kiểu, mặt hàng thiếu ghi thừa, mặt hàng thừa ghi thiếu. Bạn gửi mẫu bảng kiểm kê có sẵn mã hàng và đơn vị tính, đại lý chỉ điền số lượng.

Bao lâu kiểm tồn đại lý một lần là đủ?

Đại lý lớn kiểm 15 ngày một lần, đại lý nhỏ kiểm 30 ngày một lần là vừa. Kiểm dày hơn thì tốn công cả hai bên, kiểm thưa hơn thì hàng hết hạn mới phát hiện. Bạn đặt lịch cố định, ví dụ ngày 1 và ngày 15 mỗi tháng, đại lý quen dần thì việc kiểm tồn thành thói quen chứ không còn là gánh nặng.

Sai lệch tồn thường lộ ra ngay lần kiểm đầu tiên sau khi áp lịch định kỳ. Chuyển sang kiểm 15 ngày một lần, độ lệch mỗi lần nhỏ lại, tìm nguyên nhân cũng dễ hơn vì khoảng thời gian giữa hai lần kiểm ngắn lại.

Bạn nên kiểm đột xuất 1 đến 2 đại lý mỗi quý. Không phải vì nghi ngờ mà để giữ kỷ luật chung cho cả hệ thống. Đại lý biết có thể được kiểm bất kỳ lúc nào thì báo tồn cẩn thận hơn.

Bạn cũng nên gộp kiểm tồn với giao hàng cùng chuyến. Xe tới giao hàng mới thì kiểm luôn tồn cũ, một công đôi việc. Mỗi chuyến kiểm tốn thêm 20 phút nhưng bạn tiết kiệm được một chuyến đi riêng. Với cả hệ thống đại lý, cách gộp này cắt được một lượng chuyến xe đáng kể mỗi quý.

Điều chuyển hàng giữa các đại lý ra sao?

Khi một đại lý còn dư hàng mà đại lý khác sắp hết, bạn chuyển hàng từ đại lý này sang đại lý kia thay vì nhập hàng mới. Hàng vẫn bán được, không ai phải chờ, bạn cũng không tốn thêm vốn nhập. Mỗi lần điều chuyển như vậy bạn tiết kiệm được một khoản chi phí vận chuyển so với việc thu về kho tổng rồi giao lại.

Nhập mới thì cần thêm một khoản vốn lớn, còn điều chuyển chỉ tốn chi phí vận chuyển. Doanh thu quý đó vẫn đạt mục tiêu mà vốn lưu động không tăng thêm. Hàng nằm sai chỗ cũng là tiền, chuyển đúng chỗ là tiền quay lại.

Bạn nên ghi lệnh điều chuyển rõ 3 bên là đại lý xuất, đại lý nhập và bạn xác nhận. Thiếu một chữ ký là sau này cãi nhau ai chịu hao hụt đường đi. Lệnh ghi rõ số lượng, ngày chuyển và tình trạng hàng khi giao. Mất 5 phút ghi lệnh mà tránh được cảnh hai bên tranh cãi hao hụt sau này.

Bạn đừng điều chuyển hàng cận hạn giữa các đại lý. Hàng còn 2 tháng hạn mà chuyển cho đại lý bán chậm thì chỉ đổi chỗ hết hạn từ nơi này sang nơi khác. Hàng cận hạn nên thu về bán qua kênh xả hàng tập trung. Phần lớn hàng hết hạn ở đại lý đến từ việc điều chuyển sai đối tượng, không phải do bán chậm tự nhiên.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Theo dõi tồn từng đại lý theo mặt hàng, mở lên là thấy nơi nào dư nơi nào thiếu
Nhắc lịch kiểm tồn định kỳ và lưu kết quả từng lần để so sánh theo thời gian
Ghi lệnh điều chuyển giữa các đại lý rõ số lượng, ngày giờ và người xác nhận

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.