Phần mềm quản lý đại lý có gì hay?

Phần mềm quản lý đại lý là công cụ giúp bạn theo dõi đơn hàng, công nợ và chiết khấu của từng đại lý trên một màn hình duy nhất. Thay vì ghi sổ tay mỗi tối hay hỏi nhân viên mới biết đại lý nào còn nợ bao nhiêu, bạn mở điện thoại lên là thấy hết.

Vì sao quản lý đại lý bằng sổ tay hay rối?

Bạn thử nhớ lại lần gần nhất một đại lý gọi hỏi công nợ còn bao nhiêu mà bạn phải lật sổ 10 phút mới trả lời được. Trong lúc đó đại lý sốt ruột, bạn thì lo mình cộng sai. Mỗi tháng bạn mất ít nhất 3 tới 4 tiếng chỉ để đối chiếu sổ với từng đại lý, mà vẫn có tháng lệch vài triệu không biết lệch ở đâu.

Một nhà phân phối nước giải khát với 60 đại lý từng lệch công nợ 18 triệu một quý vì ghi sổ tay. Đơn hàng ghi một nơi, tiền trả ghi một nơi khác, tới lúc đối chiếu thì không khớp. Sau khi đưa mọi thứ lên hệ thống, độ lệch giảm còn dưới 1 triệu mỗi quý. Bạn thấy đó, sổ tay ghi giỏi tới đâu cũng không bằng hệ thống cộng từng đơn một cách chính xác.

Bạn cũng hay bị rối chiết khấu theo cấp đại lý. Đại lý cấp một chiết khấu 10%, cấp hai 7%, đại lý mới 5%, mà nhân viên tính nhầm cấp là mất tiền ngay. Mỗi đơn tính sai 3% trên đơn 20 triệu là mất 600 nghìn, một tháng 50 đơn như vậy là mất 30 triệu. Bạn lưu bảng chiết khấu lên hệ thống, đơn của đại lý nào tự áp đúng mức đó, không còn tính nhầm.

Bạn đừng để đơn hàng đại lý trôi trong tin nhắn. Sáng đại lý nhắn tin đặt 20 thùng, trưa nhắn thêm 10 thùng, chiều lại đổi thành 15 thùng, nhân viên quên cập nhật là giao sai. Khoảng 35% đơn đại lý bị giao sai số lượng vì chỉ chốt bằng tin nhắn miệng. Bạn cho đại lý đặt đơn qua hệ thống, đơn nào chốt đơn đó, giao đúng y đơn.

Theo dõi công nợ từng đại lý ra sao?

Bạn mở danh sách đại lý là thấy ngay ai còn nợ bao nhiêu, nợ từ ngày nào, đã quá hạn mấy ngày. Đại lý nợ 50 triệu quá hạn 15 ngày thì hiện đỏ, bạn gọi đòi ngay thay vì để tới 2 tháng mới nhớ. Bạn nhắc nợ sớm thì thu được sớm, để lâu thì tiền càng khó đòi.

Một nhà phân phối bánh kẹo với 80 đại lý từng có 200 triệu nợ quá hạn vì không ai nhớ đại lý nào quá hạn bao lâu. Sau khi dùng hệ thống báo nợ quá hạn tự động, bạn ấy thu về 150 triệu trong 6 tuần. Số nợ quá hạn trên 30 ngày giảm từ 40% xuống còn 12%. Bạn thấy đó, chỉ cần biết rõ ai nợ quá hạn là đã thu được tiền về.

Bạn nên đặt hạn mức công nợ cho từng đại lý. Đại lý nhỏ cho nợ tối đa 20 triệu, đại lý lớn 100 triệu, vượt hạn mức thì hệ thống chặn đơn mới. Quy định rõ từ đầu thì đại lý cũng chủ động trả để còn lấy hàng tiếp. Khoảng 70% tranh cãi công nợ đến từ việc không có hạn mức rõ ràng, cứ cho nợ thoải mái rồi tới lúc đòi mới cãi nhau.

Bạn cũng nên gửi sao kê công nợ cho đại lý mỗi tháng một lần. Hệ thống xuất sao kê ghi rõ từng đơn, từng lần trả, số dư cuối kỳ, bạn gửi qua tin nhắn là xong. Đại lý thấy sao kê rõ ràng thì tin tưởng, có sai sót thì hai bên đối chiếu ngay tháng đó. Bạn đừng để dồn 3 tháng mới đối chiếu, lúc đó sai một đơn là cãi nhau cả tuần.

Quản lý nhiều đại lý cùng lúc có khó không?

Bạn không cần nhớ từng đại lý khi có hệ thống lo phần nhớ giúp. Đại lý nào đặt nhiều, đại lý nào lâu rồi không đặt, đại lý nào sắp vượt hạn mức, hệ thống báo hết. Bạn chỉ cần mở báo cáo mỗi sáng 10 phút là biết hôm nay cần gọi cho ai. Quản 10 đại lý hay 100 đại lý cũng cùng một cách làm.

Một nhà phân phối sữa từng quản 45 đại lý bằng 3 cuốn sổ, mỗi tối cộng sổ mất 1 tiếng. Khi lên 70 đại lý thì sổ không theo kịp, sót đơn liên tục. Sau khi dùng hệ thống, bạn ấy quản 90 đại lý mà mỗi tối chỉ mất 15 phút xem báo cáo. Doanh số tăng 30% trong 4 tháng vì có thời gian đi mở thêm đại lý mới thay vì ngồi cộng sổ.

Bạn nên phân nhóm đại lý theo khu vực hoặc theo doanh số. Nhóm miền Đông, nhóm miền Tây, hoặc nhóm đại lý lớn, nhóm đại lý nhỏ. Mỗi nhóm có chính sách chiết khấu và hạn mức riêng. Bạn xem báo cáo theo nhóm là biết khu vực nào đang lên, khu vực nào đang xuống. Khoảng 25% đại lý thường mang về 75% doanh số, bạn chăm nhóm đó kỹ thì doanh thu giữ vững.

Bạn cũng nên theo dõi đại lý lâu không đặt hàng. Đại lý 3 tuần không có đơn mới là dấu hiệu sắp bỏ bạn qua nhà khác. Hệ thống báo danh sách đại lý im lặng, bạn gọi hỏi thăm ngay là giữ được. Giữ một đại lý cũ rẻ hơn mở một đại lý mới gấp 5 lần, bạn đừng để mất đại lý chỉ vì quên gọi một cuộc điện thoại.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Quản lý đơn hàng, công nợ và chiết khấu từng đại lý trên một màn hình
• Cảnh báo nợ quá hạn và chặn đơn vượt hạn mức để bạn thu tiền đúng hẹn
• Báo cáo doanh số theo đại lý và khu vực giúp bạn biết ai đang bán tốt

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.