Theo dõi doanh thu quán cafe ra sao cho rõ?

Theo dõi doanh thu quán cafe là bạn mở điện thoại lên là thấy hôm nay bán được bao nhiêu đồng, món nào chạy nhất và ca nào đang đông khách nhất. Không cần đợi cuối tháng mới tính tay mà vẫn nắm rõ quán đang kiếm được bao nhiêu.

Doanh thu quán cafe tính tay bị chậm tới đâu?

Bạn thử nhớ lại lần cuối cùng tổng hợp doanh thu bằng sổ tay. Mỗi đơn ghi tay, cuối ngày bạn ngồi cộng từng dòng. Với 150 đơn một ngày mà bán 8 giờ, bạn mất 2 giờ chỉ để cộng tiền, chưa kể sai sót hay quên ghi.

Một quán cafe 18 bàn ở Quận 9 từng tính doanh thu cuối ngày 2 giờ, một tháng sau cộng lại phát hiện sai 8 triệu vì quên 3 đơn và ghi nhầm số lượng món. Khi chuyển sang hệ thống ghi đơn tự cộng, cuối ngày bạn mở máy là ra doanh thu chính xác trong 30 giây, chênh lệch so với hóa đơn bán lẻ dưới 50 nghìn một ngày.

Bạn cũng không biết hôm nay đông hơn hôm qua bao nhiêu. Khách gọi nhiều hơn thì bạn pha thêm, khách ít thì pha ít đi, mà quán nhỏ không thể chủ động được nếu không có số liệu. Khoảng 70% chủ quán cafe ở quận 1 đến 10 thừa nhận không biết ngày nào trong tuần doanh thu cao nhất.

Theo dõi theo ngày giúp bạn làm gì?

Bạn mở báo cáo doanh thu theo ngày, thấy 7 ngày liên tiếp, thì biết ngày nào đông, ngày nào vắng. Ví dụ thường thứ 6 và chủ nhật doanh thu cao hơn thứ 2 đến thứ 5 gấp 1,5 lần. Bạn chủ động nhân viên sắp ca thứ 6, thứ 7 đầy đủ người, còn giữa tuần giảm 1 người.

Một quán cafe 20 bàn ở Thủ Đức từng mở quán từ 6 giờ sáng đến 10 giờ tối. Sau khi xem báo cáo theo giờ, bạn phát hiện 6 giờ đến 9 giờ chỉ có 3 khách mỗi giờ, tiết kiệm được 10.000 đồng mỗi giờ tiền điện. Chuyển sang mở 9 giờ sáng, giữ nguyên 10 giờ tối, doanh thu không đổi.

Bạn cũng so sánh tháng này với tháng trước. Một quán trà sữa ở Hà Nội thấy tháng 8 doanh thu giảm 15% so với tháng 7, kiểm tra menu thì phát hiện món trà sữa trân châu giảm 40% lượt gọi. Bạn gọi nhà cung cấp trân châu hỏi, biết nguyên nhân vận chuyển, chuyển đổi nguồn khác, tháng 9 doanh thu lại tăng trở lại.

Món nào bán chạy và ca nào đông nhất?

Bạn xem báo cáo theo món, thấy 10 món bán chạy nhất chiếm 60% doanh thu. Cafe đá vẫn là số 1, nhưng 3 món trà trái cây chiếm 25% mà bạn không hề để ý. Bạn đặt món đó lên bảng chữ, bạn nhân viên khuyên khách, tỷ lệ gọi món đó tăng 20%.

Một quán cafe 15 bàn ở Biên Hòa từng có 80 món trên menu, nhưng chỉ 30 món được gọi mỗi ngày. Bạn ẩn bớt 50 món không ai gọi, menu còn gọn, nhân viên ghi đơn nhanh hơn, khách dễ chọn hơn. Không có ai phàn nàn món thiếu, doanh thu vẫn giữ nguyên.

Bạn cũng thấy món nào giảm đột ngột. Một quán cafe ở Cầu Giấy thấy món sinh tố bơ giảm từ 30 ly mỗi ngày xuống 10 ly. Kiểm tra thì biết nguyên liệu bơ chất lượng kém, chuyển đổi nhà cung cấp, món sinh tố bơ lại tăng về 25 ly mỗi ngày.

Bạn xem doanh thu theo ca, thấy ca tối 17 giờ đến 22 giờ chiếm 55% doanh thu. Bạn phân bổ 3 nhân viên ca tối, 2 nhân viên ca sáng, thay vì chia đều như trước. Ca tối phục vụ nhanh, khách không phải đợi, doanh thu ca tối tăng 10%.

Một quán cafe 8 bàn ở Hải Phòng từng đặt 2 nhân viên cả ngày, cao điểm khách chật mà không ai giúp. Sau khi xem báo cáo theo giờ, bạn thấy 14 giờ đến 16 giờ chỉ có 5 khách, giảm 1 nhân viên, ca tối thêm 1 người. Nhân viên nghỉ ngơi hợp lý, ca tối không bị quá tải, khách hài lòng hơn.

Bạn cũng dùng dữ liệu để chấm công. Nhân viên nào trực ca đông mà doanh thu ca thấp thì có thể do phục vụ chậm, bạn hỏi và hỗ trợ. Một quán cafe ở Đà Nẵng sau khi xem dữ liệu theo ca đã phát hiện một nhân viên hay nghỉ điện thoại, trực cặp xong cải thiện, doanh thu ca tối tăng 12%.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Báo cáo doanh thu theo ngày, theo giờ, theo ca, theo món mở điện thoại là thấy
• So sánh tháng này với tháng trước để bạn thấy chỗ nào đang giảm
• Thống kê món bán chạy và món ít người gọi để bạn quyết định giữ hay bỏ

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.