Làm sao chặn thất thoát tiền trong quán cafe?

Chặn thất thoát tiền trong quán cafe là so khớp số liệu mỗi tối để biết tiền mặt, số liệu bán hàng và hàng tồn có khớp nhau không. Nguyên liệu như hạt, sữa, đá biến mất mà không có dấu vết là kiểu thất thoát phổ biến nhất trong quán cafe.

Thất thoát tiền hay xảy ra ở đâu?

Hai chỗ phổ biến nhất là báo cáo cuối ngày và lúc chuyển ca. Nhân viên ghi báo cáo tay, số ly bán ra ghi nhầm, số tiền mặt trong két đếm thiếu một khoản, không ai biết vì sao. Bạn cần 3 nơi đối chiếu mỗi tối: số liệu bán hàng, số tiền mặt két, và số ly bán theo hóa đơn.

Để lâu rồi mới phát hiện thì số tiền thiếu đã gom thành một khoản lớn mà không có dấu vết, mỗi tháng âm dần một ít mà bạn không biết mất ở đâu. Khi hai người cùng kiểm tra số liệu mỗi tối, phần lệch lộ ra ngay trong đêm và không có cơ hội tích lại thành khoản lớn.

Thất thoát thường do sơ suất chứ ít khi do cố ý. Đếm tiền một mình lúc 22 giờ khi quán đã vắng, không ai chứng kiến, rất dễ đếm thiếu một khoản mà bản thân người đếm cũng không biết.

Một nguyên nhân nữa là hàng tồn không được kiểm định kỳ. Sữa tươi cận ngày hết hạn không được bán nhưng vẫn nằm trong két, cuối ngày đếm vẫn tính vào hàng còn. Đừng chỉ nhìn tiền mặt cuối ngày. Mỗi tối bạn nên đếm 2 lần: một lần lúc bàn tay còn sạch, một lần lúc khu vực đã dọn xong. Hai lần đếm mà ra hai con số khác nhau chính là lúc lỗ xảy ra.

Đối chiếu tiền mỗi tối thế nào?

Bạn cần 4 con số mỗi tối: tổng doanh thu, tổng tiền mặt thu được, tổng tiền chuyển khoản, và số tiền trong két. Doanh thu phải bằng tổng tiền mặt cộng tiền chuyển khoản, chênh lệch quá 1% thì phải tìm lý do ngay trong đêm.

Bạn nên để phần mềm tự so khớp số liệu thay vì cộng tay. Mỗi đơn ghi vào hệ thống, tổng doanh thu hiện ra, so với tiền két bạn vừa đếm. Chênh lệch hiện thành dòng cảnh báo, bạn biết ngay đêm nào lệch.

Bạn cũng nên so số liệu bán hàng với số lượng nguyên liệu dùng trong ngày. Quy đổi từ lượng nguyên liệu dùng ra số ly phải pha, rồi đối chiếu với số ly thực bán: lệch ra là thiếu hoặc thừa, cần tìm ngay nguyên nhân. Đừng để một người làm cả ghi đơn lẫn đối chiếu. Người ghi đơn và người kiểm tiền nên là hai người, cùng ký tên vào cuối tờ báo cáo. Khi hai người cùng ký, số liệu sai thì không còn ai đơn độc sửa được và bạn không phải đoán xem ai làm sai.

Quy tắc nào giúp nhân viên không lấy mất?

Bạn quy định rõ quy tắc tiêu cực ký: không đổi tiền cho khách ngoài quầy, không lấy tiền mặt trong két, không mang đồ ăn về nhà. Viết ra dán ngay sau quầy, ký cam kết với từng nhân viên, ai vi phạm bị trừ lương tháng kế tiếp.

Bạn cần chia quyền mở két. Mỗi ca chỉ một người có chìa khóa hoặc mã két, khi chuyển ca người sau kiểm tra tiền trước khi nhận. Quán nên có mã két khác nhau theo ca, chủ quán nắm mã của mình, nhân viên không thể mở két ngoài ca trực.

Bạn cũng nên thưởng cho người phát hiện thất thoát. Ai thấy món bị lấy, thấy số ly không khớp báo ngay thì được thưởng, mức thưởng do bạn ấn định trước và ghi rõ trong quy tắc. Có một câu nói dễ nhớ, bạn dán ngay sau quầy: ‘Có thiếu thì báo ngay, giấu thì xử lý cả ca.’ Nhân viên thường giấu vì sợ mất việc chứ ít khi vì lấy trộm. Bạn nói rõ một lần trước ca thì người ta sẽ chịu báo.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tự so khớp doanh thu, tiền mặt, tiền chuyển khoản mỗi đêm, báo lệch quá ngưỡng bạn đặt ra
Phân quyền mở két theo từng ca, lưu lại ai mở lúc mấy giờ
Thống kê số ly bán và nguyên liệu dùng, phát hiện lệch trên 20 ly mỗi ngày

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.