Thiết lập quầy thu ngân chuẩn cho cửa hàng từ đâu?

Quầy thu ngân gọn bắt đầu từ 3 việc: đếm tiền mở ca trong 10 phút, chia vai rõ cho từng người và chốt số cuối ngày trong 25 phút. Làm đều mỗi ca, cửa hàng nhỏ cũng giữ tiền khớp, nhân viên mới vào làm được sau ít ngày.

Mở ca thu ngân nên làm những việc gì?

Mỗi ca bắt đầu bằng việc đếm tiền trong két và ghi lại con số đầu ca. Nhân viên đến trước 10 phút, mở két, đếm từng loại tiền rồi ghi vào sổ hoặc phần mềm. Nếu số tiền không khớp với ca trước, hai người cùng tìm ngay trong 15 phút đầu ca thay vì để sang hôm sau mới hỏi lại.

Tiếp theo là chia vai cụ thể cho từng người trong ca làm 8 giờ. Một người tính tiền và gói hàng, một người xác nhận đơn và một người trông khu vực trưng bày. Cửa hàng nhỏ chỉ có 2 người thì vẫn chia 2 vai, ghi rõ ai làm việc nào và ai chịu trách nhiệm khi đông khách.

Nhân viên cũng yên tâm hơn vì việc nào cũng có người chịu trách nhiệm rõ ràng ngay từ ca đầu tiên, không phải chờ đến khi quen việc.

Cuối cùng là kiểm tra dụng cụ trước khi đón khách trong 5 phút. Máy tính tiền, ngăn kéo đựng tiền và giấy in hóa đơn phải sẵn sàng. Từ khi kiểm tra đầu ca, quầy đón khách không còn bị gián đoạn.

Sai sót ở quầy thu ngân thường đến từ đâu?

Nhiều cửa hàng chỉ dạy miệng nên nhân viên mới làm sai ngay những ngày đầu. Cách tốt nhất là viết thành 6 bước ngắn, dán ngay tại quầy và cho nhân viên mới thử việc 3 ca trước khi đứng một mình. Mỗi bước gồm việc cần làm, dụng cụ cần dùng và cách xử lý khi gặp tình huống lạ trong 5 phút.

Lỗi phổ biến tiếp theo là gom tiền từ nhiều nguồn vào cùng một ngăn két. Khách trả tiền mặt, khách chuyển khoản và khách dùng phiếu tích điểm phải được ghi riêng từng dòng. Từ khi ghi riêng từng nguồn, cuối ngày bạn cộng lại nhanh hơn nhiều và số khớp cũng ổn định hơn.

Đừng để một người vừa bán hàng vừa cất đồ cá nhân vào két tiền. Cửa hàng cần một hộp riêng cho đồ cá nhân và một khay riêng cho hàng khách trả lại.

Một lỗi nữa là quên ghi đơn hủy và đơn sửa giá trong ca. Mỗi đơn hủy phải có lý do, người phê duyệt và giờ hủy. Từ khi bắt buộc ghi lý do, số đơn hủy giảm và tiền két khớp hơn.

Chốt tiền cuối ngày thế nào cho khớp số?

Đầu tiên tách tiền theo từng loại, đếm 2 lần và chụp lại số từng loại. Nhân viên kết ca đếm một lượt, người nhận ca đếm lại một lượt. Hai con số phải bằng nhau trước khi bàn giao. Chuyển sang cách này thì cuối ngày bạn chỉ mất chưa tới nửa tiếng thay vì ngồi đếm đi đếm lại cả tiếng như trước.

Thứ hai, đối chiếu doanh thu trên phần mềm với số tiền thực tế và số đơn bị hủy. Đơn nào bị hủy phải giữ lý do, người phê duyệt và số lần hủy trong ngày. Từ khi ghi lý do hủy đơn, số liệu ổn định hơn và tiền két gần như không còn lệch.

Cuối cùng là kiểm tra đột xuất mỗi tuần 1 lần vào giờ bất ngờ. Người đứng ca hôm đó không biết trước giờ kiểm tra. Mỗi lần kiểm tra chỉ mất chưa tới nửa tiếng mà xong là yên tâm tới cuối tuần.

Ngoài ra nên giữ lại toàn bộ phiếu thu trong 30 ngày để đối chiếu khi cần. Phiếu thu xếp theo ngày, kẹp lại thành từng tập 50 phiếu. Thói quen nhỏ này cứu cửa hàng khỏi nhiều lần tranh cãi với khách về số tiền đã trả.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi số tiền mở quầy và đối chiếu cuối ca nhanh, không còn chép tay chồng chéo nhiều cuốn
Tách doanh thu theo từng nguồn thu để biết tiền mặt và chuyển khoản về bao nhiêu mỗi 8 giờ
Cảnh báo đơn hủy thiếu lý do và tổng hợp số liệu mỗi ca theo từng nhân viên ngay trên màn hình

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.