Bàn giao tiền mặt cuối ngày tiệm tạp hóa thế nào cho khớp?

Tiền mặt cuối ngày phải khớp với số liệu đã bán ra, đó là bài toán quyết định tiệm có nợ ai hay ai lấy tiền của tiệm không. Bàn giao rõ ràng trong 20 phút, đếm hai lần và ghi đầy đủ biên lai giúp chủ tiệm và nhân viên cùng yên tâm về số tiền còn trong quầy.

Bàn giao tiền mặt cuối ngày gồm những bước nào?

Năm bước đủ: đếm tiền trong két, đối chiếu với số hóa đơn, nhặt lẻ còn trong ngăn kéo, ghi biên bản cho ai đến nhận tiền và đóng sổ. Thiếu bước nào cũng sinh chỗ để hai người hiểu khác nhau về số tiền.

Đặt quy trình cố định thực hiện trong 20 phút cuối giờ đóng cửa. Không ai được ra vào giữa lúc đang đếm, không ai được lấy tiền trong két mà không báo. 20 phút ngắn đủ để hai người đếm tiền còn tỉnh táo, dài quá thì ai cũng mất kiên nhẫn.

Quy trình bàn giao nên cố định 5 bước và làm cùng một khung giờ mỗi tối, vì thiếu biên bản giao tiền thì mỗi người giữ một con số cảm tính trong đầu, đến cuối tháng mới thấy lệch mà không ai chịu trách nhiệm vì không có giấy tờ đối chiếu.

Nên có một người đếm, một người chứng kiến. Cùng đếm chung với nhau dễ bị ảnh hưởng phán đoán, một người đếm một người xem hóa đơn rồi cùng ký vào biên bản là cách nhanh nhất.

Đối chiếu tiền mặt với hóa đơn bán hàng ra sao cho khớp?

Đối chiếu bằng số hóa đơn đã in trong ngày, không phải bằng cảm nhận về đã bán bao nhiêu. Lấy tổng tiền mặt thu được trong ngày trừ đi số tiền có sẵn đầu ngày, kết quả phải bằng tổng tiền hóa đơn trừ đi phần chuyển khoản. Chênh lệch dưới 5 nghìn đồng vẫn ghi lại, đừng xóa bỏ.

Đừng nhặt tiền lẻ bỏ đi trong lúc đối chiếu. Nhiều tiệm bỏ qua phần lẻ vài trăm đồng trong ngăn kéo, rồi cuối ngày lệch một khoản lớn không hiểu vì sao. Nhặt lẻ gom vào một phong bì riêng, ghi rõ ngày, cuối tháng cộng dồn lại vẫn ra một khoản không nhỏ.

Vì tiền lẻ phát sinh trong ngày không được trừ ra khỏi số đối chiếu, đến cuối tháng bạn sẽ thấy số lệch âm mà không hiểu mình đã bỏ sót ở khâu nào.

Tiệm chỉ đếm tiền đầu cuối mà không so với hóa đơn thì lệch sẽ xuất hiện đều đặn mỗi ngày, và vì mỗi lần lệch đều nhỏ nên rất lâu mới tìm ra nguyên nhân, trong khi tổng lệch cả tháng lại không nhỏ.

Nên để một khoản dự phòng cố định trong két đầu ngày để trả khách, và đối chiếu cuối ngày vẫn tính luôn khoản dự phòng này, nếu không sẽ nhầm tiền có sẵn trong két thành tiền thu được.

Nhận lại tiền mặt cuối ngày thì ai đến nhận và thế nào?

Chủ tiệm hoặc nhân viên đáng tin đến nhận tiền, không nên để người vừa trực ca nhận tiền rồi về. Người nhận phải đếm lại một lần nữa trước mặt người bàn giao, ghi số vào biên bản và cả hai ký. Chủ tiệm đến nhận tiền hằng ngày, đừng gom nhiều ngày rồi mới đến nhận.

Đừng chỉ giao tiền mặt mà không nói rõ số hóa đơn trong ngày. Biên bản ghi đủ: ngày, tổng hóa đơn, tổng tiền mặt thực đếm, số chuyển khoản và phần chênh lệch nếu có. Người nhận tiền đọc lại một lần rồi mới ký.

Không nên giao tiền cho người vừa trực ca rồi để họ cất về nhà, vì tiền đã rời khỏi tiệm mà không có người chứng kiến, lúc phát hiện lệch thì không ai chịu trách nhiệm và cũng không còn cách nào kiểm lại cho chắc.

Nên có một người thay thế khi người được phân công vắng. Giao tiền hằng ngày là việc đều đặn, phải có người thay khi cần để không phải dồn nhiều ngày giao cùng lúc.

Khi tiền lệch với hóa đơn thì xử lý ra sao?

Khoản lệch dưới 5 nghìn đồng vẫn ghi lại, đừng xóa. Lệch lớn hơn phải tìm ra trong ngày, không để sang ngày mới. Kể cả khi mệt, phải tìm ngay vì nhớ còn tươi, qua đêm không ai nhớ chắc lúc mấy giờ mà lệch.

Đừng quy cho người trực ca một mình. Hai người đếm hai lần mà vẫn lệch thì nhiều khả năng do quy trình ghi chép chứ không phải lấy tiền. Quy cho một người là họ mất tâm lý làm việc và quy trình vẫn chưa được sửa.

Khi lệch tiền, hai người nên ở lại đối chiếu từng hóa đơn ngay trong ngày, vì lúc đó còn nhớ rõ chuyện gì xảy ra trong ca. Phần lớn trường hợp lệch không phải do mất tiền mà do một khoản chi đã phát sinh chưa ghi vào máy, hoặc một hóa đơn bị quét hai lần.

Nên xem lại biên bản bàn giao cuối tháng một lần. Nếu lệch lặp lại vào cùng một ngày trong tuần, có thể là quy trình ghi chép của ca đó chưa đúng, không phải người.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tự động đối chiếu tiền mặt thực đếm với tổng hóa đơn trong ngày
Cảnh báo khi chênh lệch quá 10 nghìn đồng để tìm nguyên nhân ngay trong ngày
Lưu biên bản giao tiền có hai chữ ký, xem lại cuối tháng để thấy lặp lại

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.