Đối chiếu doanh số cuối tháng với đại lý khỏi cãi nhau?

Đối chiếu doanh số cuối tháng với đại lý là việc bạn ngồi cùng đại lý xem lại số bán trong tháng, đối chiếu với số ghi trên hệ thống. Có sai sót thì tìm ra nguyên nhân ngay, không để tích tụ thành tranh cãi lớn.

Vì sao nên đối chiếu doanh số hàng tháng?

Đối chiếu doanh số hàng tháng giúp bạn phát hiện sớm những sai sót nhỏ. Đại lý ghi nhầm số lượng, ghi thiếu đơn, hay nhập sai giá bán đều được phát hiện kịp thời. Để tới cuối quý mới đối chiếu thì sai sót chồng chất, khó tìm nguyên nhân.

Khi bắt đầu đối chiếu, phát hiện vài đại lý ghi thiếu một khoản doanh số khá lớn. Đại lý không cố tình, chỉ là ghi chép không cẩn thận.

Bạn nên đối chiếu vào ngày cố định mỗi tháng, ví dụ ngày 1 hoặc ngày 2. Đại lý biết trước lịch đối chiếu thì chuẩn bị sẵn sổ sách, không bị vội vã. Lịch đối chiếu cố định cũng tạo thói quen cho cả hai bên, không ai quên.

Đối chiếu những con số nào?

Bạn đối chiếu 4 nhóm số chính: doanh số bán, hàng trả về, chiết khấu, công nợ. Bốn nhóm này liên quan chặt chẽ với nhau, đối chiếu một mình thì dễ bỏ sót. Ví dụ lấy tổng doanh số bán trong tháng trừ đi giá trị hàng trả về thì mới ra doanh số thực tế, nên thiếu một đầu là lệch ngay.

Cuối năm đối chiếu lại mới thấy doanh số thực tế thấp hơn con số đã báo, vì hàng trả về không được ghi nhận trong suốt cả năm.

Bạn cũng nên đối chiếu số lượng hàng nhập với đại lý. Hàng nhập bao nhiêu, bán đi bao nhiêu, trả về bao nhiêu thì phần còn lại phải khớp với số kiểm kê thực tế. Không khớp thì có hàng thất lạc hoặc ghi nhầm, cần tìm ngay. Nên thỏa trước một ngưỡng lệch được chấp nhận để hai bên khỏi tranh cãi vì những khoản lẻ. Chênh dưới 2% coi như sai số ghi chép, ghi nhận rồi bỏ qua. Chênh trên 5% thì phải truy từng đơn, tìm món nào lệch trước khi kết luận.

Cách đối chiếu không gây cãi nhau?

Bạn đối chiếu trên cơ sở dữ liệu chung, không dùng sổ riêng của mỗi bên. Cả hai cùng nhìn vào một bảng số liệu, thấy cùng một con số thì không ai cãi ai. Dùng sổ riêng thì mỗi bên một con số, tranh cãi không có hồi kết.

Không còn trao đổi email qua lại, không cãi nhau về số liệu.

Bạn nên giọng điệu hợp tác khi đối chiếu, không phải giọng kiểm tra. Nói là mình cùng xem lại để chắc chắn không sai, không phải mình nghi ngờ đại lý. Giọng hợp tác thì đại lý cởi mở, chủ động đưa số liệu. Giọng kiểm tra thì đại lý phòng thủ, không muốn đối chiếu. Buổi đối chiếu nên đi theo thứ tự cố định: doanh số, chiết khấu, công nợ, rồi hàng trả về. Cùng thứ tự mỗi tháng thì đại lý quen vị trí con số.

Xử lý sai sót khi đối chiếu thế nào?

Khi phát hiện sai sót, bạn cùng đại lý tìm nguyên nhân trước khi kết luận. Sai sót có thể do ghi nhầm, do hệ thống lỗi, do hàng trả về không ghi. Biết nguyên nhân rồi thì sửa đúng chỗ, đừng vác cả đống số lệch. Đại lý thấy bạn công bằng thì tin tưởng hơn.

Thay vì đổi trách nhiệm, bạn cùng nhà phân phối xem lại từng đơn, tìm ra đơn ghi nhầm. Sửa xong thì đại lý thấy minh bạch, hợp tác chặt chẽ hơn. Xử lý sai sót đúng cách thì niềm tin tăng lên.

Bạn nên lưu lại kết quả đối chiếu mỗi tháng để so sánh xu hướng. Tháng nào doanh số giảm bất thường thì xem lại ngay, không chờ tới cuối quý. So sánh xu hướng cũng giúp bạn thấy đại lý nào đang gặp khó khăn, cần hỗ trợ thêm.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Bảng đối chiếu doanh số tự động từ hệ thống, cả hai cùng xem một số liệu
Cảnh báo sai sót khi doanh số lệch quá 5% so với tháng trước
Lưu lại lịch sử đối chiếu từng tháng để so sánh xu hướng

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.