Cách chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp?

Cách chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp là bắt đầu từ việc bạn bán mỗi ngày, kiểm tra xem hệ thống có ghi đơn nhanh, trừ kho đúng và báo doanh thu rõ ràng hay không, rồi mới tính tới tính năng mở rộng về sau.

Quán của bạn bán theo kiểu nào?

Mỗi quán bán một kiểu khác nhau nên bạn đừng chọn theo lời giới thiệu chung chung. Quán ăn sáng cần ghi món trong 10 giây vì khách đứng chờ mang đi, cửa hàng tạp hóa cần quét mã cho 200 lượt mua mỗi ngày, quán cà phê cần tách bàn gộp bàn linh hoạt vì khách hay chuyển chỗ. Bạn liệt kê 5 việc làm nhiều nhất trong ngày rồi đối chiếu với hệ thống, việc nào cũng làm được nhanh thì mới yên tâm.

Nhiều chủ quán chia sẻ rằng sau khi đổi sang hệ thống phù hợp, thời gian ghi một đơn giảm từ 2 phút xuống còn chưa tới 30 giây. Giờ cao điểm phục vụ 50 bàn liên tục mà không dồn đơn ở quầy. Bạn cứ thử ghi 10 đơn liên tiếp trong buổi dùng thử, nếu tay không mỏi, mắt không phải tìm nút thì đó là dấu hiệu tốt.

Bạn cũng nên xem hệ thống có chạy mượt trên điện thoại bạn đang dùng hay không. Khoảng 80% chủ quán nhỏ chỉ dùng một điện thoại và một máy in, không có máy tính để bàn. Hệ thống tốt phải chạy ổn ngay trên chiếc điện thoại đó, mất mạng vẫn ghi đơn được, có mạng lại đồng bộ lên ngay. Bạn đừng mua thêm máy mới chỉ để chạy hệ thống, tốn tiền mà chưa chắc đã cần.

Bạn hỏi thêm quán nào gần giống quán mình đang dùng hệ thống đó. Quán phở 10 bàn dùng tốt không có nghĩa quán nhậu 30 bàn cũng dùng tốt. Bạn ghé quán đó giờ đông khách xem họ ghi đơn có nhanh không, thu ngân có rối không. Nhìn tận mắt một buổi còn đáng tin hơn nghe giới thiệu một tiếng.

Tính năng nào bạn thật sự cần mỗi ngày?

Bạn cần bốn nhóm tính năng dùng hằng ngày là ghi đơn, in hoá đơn, quản lý kho và báo cáo doanh thu. Ngoài ra tuỳ quán mà cần thêm công nợ, chấm công hoặc quản lý bàn. Bạn đừng trả tiền cho cả chục tính năng mà cả tháng chỉ mở một lần, vừa rối vừa khó dạy nhân viên.

Một cửa hàng tạp hóa 300 mặt hàng từng mất 3 buổi tối mỗi tuần để cộng sổ, sau khi dùng hệ thống chuẩn thì mỗi tối chỉ mất 15 phút đối chiếu. Số chênh lệch giữa tiền mặt và báo cáo giảm từ 5% xuống dưới 1%. Bạn thấy đó, tính năng đúng nhu cầu tạo ra con số cụ thể ngay.

Bạn hỏi người bán 3 câu là đủ. Dữ liệu của bạn có xuất ra được không. Nhân viên mới học trong bao lâu thì bán được. Khi máy in lỗi thì ai hỗ trợ và hỗ trợ trong bao lâu. Câu trả lời rõ ràng, có cam kết cụ thể thì bạn tin được, trả lời vòng vo thì bạn nên cân nhắc lại.

Bạn cũng nên kiểm tra tính năng trừ kho tự động có chính xác không. Bán một ly cà phê thì kho trừ đúng một phần nguyên liệu, bán một gói mì thì kho trừ đúng một gói. Khoảng 40% quán nhỏ thất thoát vì hệ thống trừ kho sai mà không biết. Bạn bán thử 10 đơn rồi đối chiếu kho, khớp cả 10 thì tính năng đó đáng tiền.

Chi phí thế nào là hợp lý cho quán nhỏ?

Bạn tính chi phí theo tháng và so với số tiền thất thoát đang mất. Một quán doanh thu 5 triệu mỗi ngày, thất thoát 2% là mất 3 triệu mỗi tháng. Nếu hệ thống giúp bạn giữ lại một nửa số đó thì bạn đã có lời ngay từ tháng đầu. Bạn đừng chỉ nhìn con số phải trả mà quên con số đang mất.

Bạn cũng nên hỏi rõ có phí phát sinh không, thêm máy thêm thu ngân có tính thêm không, hỗ trợ sau này có mất phí không. Khoảng 60% tranh cãi của chủ quán với bên cung cấp đến từ phí phát sinh không nói trước. Bạn yêu cầu liệt kê mọi khoản ra giấy trước khi quyết định, rõ ràng là yên tâm.

Bạn ưu tiên bên cho dùng thử thật tại quán từ 7 tới 14 ngày. Dùng thử với đơn thật, tiền thật, nhân viên thật thì mới lộ điểm yếu. Hết thời gian thử mà nhân viên của bạn vẫn muốn dùng tiếp thì đó là lựa chọn đúng, không cần nghe thêm lời khuyên nào nữa.

Bạn cũng đừng ham hệ thống quá rẻ mà thiếu hỗ trợ. Hệ thống rẻ nhưng khi lỗi không ai nghe máy thì một buổi tối mất 5 triệu doanh thu vì không bán được. Bạn chọn bên có người hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại, gọi là có người bắt máy. Tiền chênh vài chục nghìn mỗi tháng không đáng so với một buổi tối đứng hình.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi đơn trong vài chục giây, mất mạng vẫn bán được rồi đồng bộ lại
Quản lý kho, công nợ, chấm công và báo cáo gói gọn trong một nơi
Hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại, hướng dẫn tận tay tới khi nhân viên bán thạo

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.