Chuẩn bị hàng theo mùa: lên kế hoạch tồn kho sớm

Có hàng sẵn khi mùa cao điểm tới thì khách tới tiệm không phải chờ, còn không có hàng thì mỗi khách tới mua mà không có đều là một lần mất khách. Vấn đề không phải lúc đó mới lo, mà lên kế hoạch từ 4 đến 6 tuần trước khi mùa bắt đầu.

Chuẩn bị hàng theo mùa nên bắt đầu từ mốc nào?

Mốc thường dùng là 6 tuần trước mùa cao điểm. Lý do là hàng từ nhà cung cấp về tay cần thời gian đặt, giao và nhập, mà mùa cao điểm thì nhà cung cấp cũng bận, giao chậm hơn mùa thường. Nếu bạn chỉ bắt đầu lúc mùa đã tới thì hàng về muộn và bạn phải chạy quảng cáo cho món không có.

Mốc thứ hai là 4 tuần trước cho hàng không giảm giá và không phụ thuộc sự kiện. Mốc thứ ba là 2 tuần trước cho hàng chạy theo mùa, thường là hàng bán nhanh trong 1 tháng rồi hết mùa.

Bạn cũng nên ghi lại mùa cao điểm của chính tiệm mình, không phải mùa cao điểm chung. Một tiệm bán lạnh ở Đà Lạt có mùa cao điểm rơi vào tháng 12 và tháng 1, khác hẳn với tiệm bán kem ở Sài Gòn.

Kế hoạch tồn kho dựa trên số liệu bán hàng thế nào?

Cách tính thường dùng là lấy số lượng bán trong 1 ngày bình thường của mùa đó, nhân với số ngày bán trong mùa, rồi cộng thêm phần dự phòng. Nếu mùa cao điểm bán gấp 3 lần ngày thường thì lượng hàng cần chuẩn bị cũng gấp khoảng 3 lần, chứ không phải gấp 10 lần.

Phần dự phòng thường là 15 đến 20 phần trăm. Phần này dùng để bù cho việc hàng về muộn vài ngày, hàng bị hư hỏng khi vận chuyển, hoặc một món bán nhanh hơn dự kiến. Nếu mùa nào lần đầu bán thì chưa có số liệu, bạn dùng số liệu của mùa gần nhất rồi cộng thêm 30 phần trăm, rồi sửa lại sau khi mùa đó kết thúc.

Một tiệm tạp hóa ở Gò Vấp bán nhiều hộp bánh trong tháng 8 và tháng 9. Năm trước họ đặt số lượng bằng đúng số bán của năm trước, năm sau tăng thêm 20 phần trăm, kết quả không phải chạy tìm hàng giữa mùa mà cũng không phải ngồi trong kho.

Mốc đặt hàng và chia đợt nên thế nào?

Đừng đặt hết một lúc. Chia thành 2 hoặc 3 đợt theo mốc 6 tuần, 4 tuần và 2 tuần trước mùa là cách an toàn hơn. Đợt đầu đủ để bán trong 2 tuần đầu của mùa, đợt sau bổ sung phần thiếu và phần bán nhanh hơn dự kiến.

Bạn cần ghi rõ với nhà cung cấp trước khi ký: thời gian giao hàng từ ngày đặt, số lượng tối thiểu đặt hàng, và phần tiền cọc. Nhiều tiệm bị vướng ở chỗ đặt số lượng lớn trong khi chỉ cần số lượng vừa, dẫn tới tiền nằm trong hàng quá lâu.

Có một mẹo nhỏ cho đợt 2: đặt theo kết quả thực tế của đợt 1 chứ không theo kế hoạch. Nếu đợt 1 hết hàng sớm hơn 3 ngày thì đợt 2 nên lớn hơn một chút, còn nếu dư thì giảm xuống.

Kiểm tra hàng về thế nào cho khỏi thiếu?

Hàng về phải kiểm tra trong ngày nhận, không để sang ngày sau. Đếm số lượng thực tế so với đơn đặt, kiểm tra hạn dùng trên từng thùng, và xem bao bì có bị ẩm hay vỡ không. Hàng về thiếu mà không biết thì đến giữa mùa bạn mới phát hiện, lúc đó nhà cung cấp thường nói chưa kịp giao.

Sau khi kiểm tra xong thì cập nhật tồn kho ngay, cùng lúc với việc ghi doanh thu. Khi số liệu tồn kho và doanh thu ghi cùng lúc thì bạn biết chính xác mình còn bao nhiêu hàng, thay vì đoán bằng cách nhìn kho.

Một tiệm hoa ở Hà Nội nhận 3 thùng hoa trước mùa 8, kiểm tra ra 1 thùng bị ẩm mốc. Nếu nhận mà ghi đủ số lượng thì thùng hư đó lẽ ra phải nằm trong kho, thực tế đã bị bỏ đi mà sổ vẫn ghi có. Sổ sai một lần thì những lần sau cũng khó tin.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Cảnh báo món sắp hết theo tốc độ bán, để bạn kịp đặt hàng trước khi mùa cao điểm bắt đầu
Lịch sử bán theo từng món và từng tháng để tính lượng cần chuẩn bị cho mùa tới
Cập nhật tồn kho ngay khi hàng về, kèm ghi chú kiểm tra hạn dùng và số lượng thiếu

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.