In hoá đơn bán hàng cần lưu ý gì?

In hoá đơn bán hàng cần lưu ý tên món rõ ràng, số lượng và đơn giá chính xác, tổng tiền và tiền thối khớp nhau, cùng tên quán và số điện thoại liên hệ. Một tờ hoá đơn gọn gàng giúp khách yên tâm trả tiền và bạn đối chiếu cuối ngày chỉ trong 10 phút.

Hoá đơn nên gồm những gì để khách tin?

Bạn nghĩ hoá đơn như lời chào cuối cùng gửi tới khách. Khách cầm tờ hoá đơn mà đọc không hiểu mình mua gì thì mất điểm ngay. Bạn ghi tên quán, địa chỉ, số điện thoại ở đầu, rồi tới từng món với số lượng và đơn giá riêng. Cuối hoá đơn là tổng tiền, tiền khách đưa và tiền thối lại. Đủ mấy dòng đó là khách thấy bạn làm ăn đàng hoàng.

Một quán cơm trưa bán 300 suất mỗi ngày từng ghi hoá đơn tay sơ sài, khách hay hỏi lại sao tính thế này. Sau khi in hoá đơn chi tiết từng món, số lượt khách hỏi lại giảm từ 40 lượt xuống còn 5 lượt mỗi ngày. Bạn thấy đó, tờ hoá đơn rõ ràng tiết kiệm cho bạn cả tiếng giải thích mỗi ngày.

Bạn nên in chữ đủ lớn để người lớn tuổi đọc được. Khổ giấy 57 hoặc 80 tùy máy, bạn chọn cỡ chữ mà khách ngoài 50 tuổi vẫn đọc được không cần đeo kính. Khoảng 30% khách quán ăn gia đình là người lớn tuổi đi cùng con cháu, họ đọc được hoá đơn thì họ tin quán hơn. Bạn thêm một dòng cảm ơn ngắn ở cuối, khách cầm về thấy ấm lòng và nhớ quán lâu hơn.

Bạn cũng đừng quên số thứ tự hoá đơn. Mỗi ngày bạn bán 200 đơn, không có số thứ tự thì cuối ngày đối chiếu rất cực. Hệ thống tự đánh số từ 1 tới 200, bạn cần tìm lại đơn nào thì gõ số là ra ngay. Một chủ quán tạp hóa kể rằng nhờ số hoá đơn mà bạn ấy tìm lại được đơn 350 nghìn khách khiếu nại chỉ trong 2 phút, thay vì lật cả cuốn sổ như trước.

Máy in nào hợp với quán nhỏ?

Bạn chọn máy in nhiệt khổ 57 cho quán vỉa hè và khổ 80 cho quán có bàn ngồi lại. Máy in nhiệt không cần mực, bạn chỉ cần thay giấy, mỗi cuộn in được 300 tới 500 hoá đơn. Bạn mua 10 cuộn để sẵn trong tủ, hết cuộn này thay cuộn khác trong 1 phút, không để khách đợi vì hết giấy.

Một quán trà sữa 25 bàn từng dùng máy in chậm, mỗi hoá đơn in mất 15 giây, giờ cao điểm khách xếp hàng dài. Sau khi đổi máy in nhanh hơn, mỗi hoá đơn chỉ mất 4 giây, 20 khách thanh toán xong trong chưa tới 3 phút. Bạn thấy đó, tốc độ máy in ảnh hưởng trực tiếp tới cảm giác của khách lúc ra về.

Bạn nên chọn máy kết nối qua bluetooth hoặc wifi để đặt quầy gọn gàng. Dây nhợ lòng thòng vừa xấu vừa dễ đứt khi đông khách. Khoảng 70% quán nhỏ hiện nay dùng máy in bluetooth vì chỉ cần để gần điện thoại trong 10 mét là in được. Bạn nhớ sạc máy mỗi tối, pin đầy dùng được 8 tới 10 tiếng liên tục, đủ một ngày bán.

Bạn cũng nên có sẵn một máy dự phòng nếu quán bán trên 100 đơn mỗi ngày. Máy chính lỗi mà không có máy phụ thì cả quán đứng hình. Một máy in phụ loại vừa đủ dùng, để trong tủ 3 tháng mới dùng một lần nhưng lần đó cứu cả buổi tối doanh thu 8 triệu. Bạn tính đi, chi phí máy phụ nhỏ hơn nhiều so với một buổi tối mất khách.

Xử lý sao khi hoá đơn bị lỗi?

Bạn bình tĩnh xử lý theo 3 bước là kiểm tra giấy, kiểm tra kết nối và in lại. Hết giấy thì thay cuộn mới, mất kết nối thì tắt máy in rồi bật lại, 90% lỗi được giải quyết trong 2 phút theo cách này. Bạn đừng để nhân viên loay hoay 15 phút trước mặt khách, khách đang vội mà đợi lâu là bực ngay.

Một quán phở sáng bán 150 tô mỗi buổi từng gặp lỗi in 2 lần một hoá đơn, nhân viên không biết xử lý nên đưa cả 2 tờ cho khách. Sau khi được hướng dẫn, nhân viên biết hủy bản in lỗi trên hệ thống trong 10 giây và in lại đúng 1 tờ. Số hoá đơn lỗi giảm từ 10 tờ xuống còn 1 tờ mỗi ngày. Bạn thấy đó, biết cách xử lý thì lỗi nhỏ không thành chuyện lớn.

Bạn nên quy định rõ ai được hủy và in lại hoá đơn. Chỉ thu ngân ca đó hoặc chủ quán mới được làm, nhân viên phục vụ không tự ý in lại. Khoảng 5% thất thoát ở quán ăn đến từ việc in lại hoá đơn không kiểm soát. Bạn bật lịch sử in lại trên hệ thống, cuối ngày xem có bao nhiêu lần in lại và lý do gì, con số minh bạch thì nhân viên tự nghiêm túc hơn.

Bạn cũng nên lưu hoá đơn điện tử trên hệ thống ít nhất 12 tháng. Khách quay lại khiếu nại sau 1 tuần, bạn mở lại được ngay thì giải quyết gọn. Một cửa hàng mỹ phẩm từng nhờ hoá đơn lưu 6 tháng mà xử lý được khiếu nại 2 triệu êm đẹp, khách còn quay lại mua tiếp. Bạn lưu hoá đơn là lưu uy tín của quán.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Mẫu hoá đơn gọn đẹp, tên quán và số điện thoại hiển thị rõ ràng
In nhanh qua bluetooth và wifi, mất mạng vẫn in được bình thường
Lịch sử hoá đơn lưu đầy đủ, tìm lại bất kỳ đơn nào trong vài giây

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.