Quản lý công nợ nhà cung cấp sao cho không nhầm?

Nhập hàng trước, trả tiền sau là thói quen của hầu hết tiểu thương Việt Nam. Nếu chỉ nhớ hoặc ghi vào sổ, đến cuối tháng dễ trả trùng hoặc sót nợ. Cách tốt nhất là ghi nhận số nợ ngay khi nhập hàng, đối chiếu phiếu công nợ mỗi tuần và chốt toán đúng hạn đã thỏa thuận.

Ghi nhận nợ nhà cung cấp ngay khi nhập hàng thế nào?

Ngay khi hàng về, bạn ghi tên nhà cung cấp, số hàng nhập và số tiền còn nợ. Mỗi lần nhập là một khoản mới, không gộp chung. Ghi vào phần mềm hoặc sổ ngay trong ngày, không để sang ngày hôm sau. Khi đối tác qua đòi nợ cũ, bạn tra được nhanh chóng. Lịch sử nợ minh bạch cũng giúp bạn nhìn ra đối tác nào giao hàng đúng hạn, đối tác nào hay trễ để chọn lại nhà cung cấp phù hợp.

Đừng chờ cuối tháng mới ghi. Khi ghi ngay, số nợ luôn khớp với số hàng thực tế đang có trong kho. Nếu để 15-20 ngày rồi mới ngồi dựng lại, bạn dễ nhớ nhầm giữa các đơn vị cung cấp khác nhau, đặc biệt với mặt hàng mua theo lô. Khi hàng về, làm theo thứ tự 3 việc: đếm số lượng thực tế, kiểm chất lượng rồi mới ghi nợ. Ghi sau khi kiểm hàng thì bạn biết mình nợ bao nhiêu, khỏi phải sửa số nợ.

Tách bạch tiền mua hàng và tiền trả nợ thế nào?

Hai khoản này rất dễ lẫn. Tiền bỏ ra mua hàng là vốn, tiền trả lại cho nhà cung cấp là nợ. Khi bán được hàng, tiền khách trả về mới dùng để trả nợ. Nhiều chủ quán nhầm hai dòng này nên tưởng đã đủ tiền trả nợ trong khi thực ra vẫn thiếu. Một cửa hàng vải trước đây lúc nào cũng thấy hết tiền dù đã thu đủ, hóa ra số tiền trả cho nhà cung cấp vẫn nằm chung với tiền vốn nên bị tính nhầm là đã dùng hết.

Khoản đặt cọc trước khi nhập cũng cần ghi riêng, không tính vào nợ. Khoản đặt cọc không phải khoản nợ mà là tiền đã ứng trước, trừ vào khi chốt đơn hàng. Tách bạch ba nhóm này thì cuối tháng bạn nhìn số liệu là biết mình đang nợ ai bao nhiêu, không phải dò lại từ đầu.

Đối chiếu phiếu công nợ với nhà cung cấp mỗi tuần thế nào?

Cuối tuần, bạn ngồi với đối tác một lần để đối chiếu: hàng nào đã nhận, tiền nào đã trả, còn lại bao nhiêu. Hai bên cùng xác nhận, ai ghi sai thì sửa ngay. Mỗi tuần một lần là vừa, thường xuyên đủ để không cộng dồn sai lệch mà không tốn thời gian như hằng ngày.

Khi đối chiếu, hai bên nên chốt lại bằng văn bản, ghi rõ tổng số nợ còn lại và kỳ hạn sắp tới. Một bản nhẹ, chữ ký xác nhận mỗi tuần là đủ để tránh chuyện “tôi nhớ là đã trả rồi” diễn ra giữa hai bên. Hai bên lệch số thì đừng cãi ngay tại chỗ. Yêu cầu đối tác mở phiếu công nợ, đọc từng dòng theo ngày nhập, dòng nào lệch thì kiểm lại chứng từ. Từng dòng khớp rồi mới chốt tổng.

Trả nợ đúng hạn với nhà cung cấp cần làm gì?

Trước ngày đến hạn, bạn kiểm tra số còn nợ và chuẩn bị tiền. Trả xong thì ghi ngay vào phần mềm, đối chiếu lại số dư. Nếu trễ hạn, báo đối tác trước để giữ uy tín và tránh bị đối tác chốt tài khoản.

Nếu thực sự không đủ tiền, hãy nói trước với đối tác và chốt một ngày cụ thể thay vì im lặng. Đối tác quen với khách hàng nói thật thường chấp nhận chờ thêm vài ngày hơn bị báo hết tiền rồi mới biết. Chậm một tuần nhưng có hẹn thì uy tín vẫn còn, im lặng thì mất luôn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Tự động ghi nhận số nợ khi nhập hàng, lưu lại từng phiếu và từng đối tác rõ ràng.
• Nhắc hạn trả nợ trước ngày đến hạn, báo cáo số còn nợ theo từng nhà cung cấp.
• Đối chiếu công nợ với đối tác chỉ với vài thao tác, xuất báo cáo công nợ cuối tháng.

Bài liên quan nên đọc:

• Quản lý công nợ khách hàng thế nào?
• Quản lý công nợ cửa hàng thế nào cho khỏi mất tiền?
• Chấm công nhân viên bằng cách nào cho công bằng?
• Trả công nợ nhà cung cấp: lập lịch trả nợ đúng hạn
• Quản lý hàng ký gửi trong cửa hàng sao cho khỏi rối số liệu?

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.