Trả công nợ nhà cung cấp: lập lịch trả nợ đúng hạn

Chuyện trả tiền cho nhà cung cấp thường được dồn đến cuối tháng, rồi đến ngày đến hạn mới xử lý. Đến lúc đó bạn mới biết quán đang có bao nhiêu tiền, trả cho ai trước, ai chịu chờ thêm được. Lập lịch trả nợ trước là cách biến việc trả nợ thành một kế hoạch bám theo dòng tiền thật, thay vì để mọi thứ tới hạn rồi mới tính.

Vì sao cần lập lịch trả nợ thay vì trả lúc nào tiện?

Nhà cung cấp nào cũng muốn được trả đúng hạn, còn tiền trong quán thì không về đều: có ngày đông khách, có ngày vắng, có đợt phải nhập hàng dồn. Nếu cứ trả lúc nào tiện thì đến ngày đến hạn bạn mới phải xin hoãn, và xin hoãn nhiều lần thì đối tác bắt đầu siết kỳ hạn, đòi trả trước hoặc giảm lượng cho bạn.

Có lịch trả nợ, bạn biết trước tuần nào cần giữ lại bao nhiêu tiền, không dùng nhầm số đó sang nhập hàng mới rồi đến ngày đến hạn thì hết tiền.

Lịch trả nợ còn là thứ để bạn nhìn lại. Đối tác nào trả nhanh thì yên tâm hơn, đối tác nào hay trễ thì nên giảm lượng nhập hoặc xin trả trước một phần. Càng nắm rõ đối tác nào đáng giữ, quán càng bớt bị động khi thiếu hàng.

Lập lịch trả nợ nhà cung cấp theo dòng tiền thế nào?

Bước đầu tiên là gom tất cả khoản nợ về một chỗ, rồi chia thành ba nhóm: đến hạn trong tuần này, đến hạn trong vòng 30 ngày tới, và đến hạn sau đó. Mỗi nhóm nên có một hàng trong bảng tính, kèm số nợ còn lại và số đã trả. Khi mọi thứ nằm cùng một chỗ, bạn không phải lần theo tin nhắn để biết mình còn nợ ai bao nhiêu.

Tiếp theo là dành riêng tiền cho từng mốc. Ngày nào đến hạn thì giữ lại khoản đó trước, không để chung với tiền vốn. Cách đơn giản nhất là mỗi tuần chuyển sang một quỹ riêng bằng đúng số tiền sắp đến hạn trong tuần đó, rồi lấy từ quỹ đó để trả.

Trong nhóm sắp đến hạn, xếp thứ tự trả: nợ đến hạn sớm trước, trong đó ưu tiên đối tác đang cung cấp nhiều hàng hoặc nợ có điều khoản rõ ràng về hạn. Nếu tiền không đủ trạm thì chia theo thứ tự đó, đừng chia đều rồi bỏ sót khoản gần hạn nhất.

Sau khi có thứ tự, chốt lịch và nói với từng nhà cung cấp: ngày nào trả, trả bao nhiêu. Nhiều đối tác sẽ đồng ý với một lịch rõ ràng hơn là bị hỏi lại nhiều lần. Chốt càng sớm càng tốt, vì khoản nợ càng để lâu thì càng khó xử lý.

Với đơn hàng lớn, đề nghị chia thành hai hoặc ba kỳ theo tuần hoặc theo tháng, ghi rõ mốc và số tiền mỗi kỳ. Cách này giúp quán không bị dồn tiền một lúc, bên bán cũng yên tâm hơn vì có lịch rõ.

Một bảng theo dõi lịch trả nợ chỉ cần vài cột: tên đối tác, số nợ còn lại, ngày đến hạn, số đã trả kỳ này, phần còn lại, và ghi chú nếu có thỏa thuận chia kỳ.

Trả nợ chậm làm báo cáo lợi nhuận lệch số thế nào?

Chuyện này hay xảy ra: cuối tháng thấy tiền trong két nhiều hơn tháng trước, tưởng lãi, nhưng số đó thực ra là tiền chưa trả cho nhà cung cấp. Nếu tháng đó đã ghi chi phí mua hàng mà tiền chưa chạy, lợi nhuận trên giấy nhìn đẹp hơn thực tế. Đến khi phải trả gộp mấy tháng sau mới thấy quý đó lãi hay lỗ.

Cách xử lý là tách ba dòng khi làm sổ: tiền mua hàng là tiền đã bỏ ra, tiền trả nợ theo ngày thực trả, và tiền còn nợ theo ngày đến hạn. Khi lập báo cáo lợi nhuận, lấy số đã trả làm căn cứ, rồi để riêng một dòng ghi công nợ chưa trả. Người đọc báo cáo sẽ hiểu ngay phần nào là tiền thật, phần nào còn đang là khoản phải trả.

Ngoài lợi nhuận, lịch trả nợ còn giúp bạn nhìn dòng tiền hai tuần tới. Tiền vào gồm tiền bán hàng và tiền khách trả nợ cũ, tiền ra gồm tiền trả nợ, tiền nhập hàng và tiền lương. Khi hai bên lệch nhau, thường là do lịch trả nợ chưa được tính vào.

Những lỗi thường gặp khi lập lịch trả nợ là gì?

Lỗi một là gộp tiền mua hàng với tiền trả nợ vào cùng một dòng chi. Hai khoản này khác nhau: một là vốn, một là nợ. Gộp lại thì cuối kỳ không biết mình còn nợ ai.

Lỗi hai là trả tiền cho người không phải người ký phiếu công nợ, hoặc không có xác nhận bằng văn bản. Sau đó đối tác báo là chưa nhận, cãi lại từ đầu và mất thời gian đối chiếu.

Lỗi ba là hứa hẹn miệng. Hứa rồi gia hạn, gia hạn rồi quên, mỗi lần thêm vài ngày, đến lúc thành nợ cũ khó thu hồi.

Lỗi bốn là trả dồn một khoản lớn rồi để quán cạn tiền giữa dịp đông, rồi lại không đủ tiền nhập hàng cho chính dịp đó.

Lỗi năm là không ghi lại khi nợ đã đóng. Bảng còn dòng nợ cũ, báo cáo công nợ lệch, và bạn phải ngồi dựng lại từ đầu.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Lưu phiếu công nợ theo từng nhà cung cấp, tự động ra lịch đến hạn và nhắc trước ngày phải trả.
Theo dõi phần đã trả và phần còn nợ trên cùng một chỗ, xuất báo cáo công nợ theo từng kỳ để đối chiếu với đối tác.
Báo cáo lợi nhuận ghi rõ tiền đã trả và công nợ chưa trả, để thấy lãi thật chứ không phải lãi trên giấy.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.