Quản lý đặt bàn tiệc thế nào cho chắc ăn?

Đặt bàn tiệc dễ trùng, dễ quên, dễ khách bỏ đi. Bạn ghi vào sổ, sổ bị lấy đi, khách gọi đến lúc mấy người không nhớ. Một hệ thống ghi chung, ai cũng thấy, tiệc nào đã chốt, bàn nào còn trống, không còn chuyện hẹn trước mà đến thiếu chỗ.

Đặt bàn tiệc dễ mất khách ở đâu nhất?

Tiệc lớn thường gọi đặt trước 2 đến 4 tuần. Nếu chỉ ghi sổ, nhân viên ca đêm không nhớ, ca ngày không thấy, khách đến thấy chưa có bàn thì bỏ đi.

Mùa cao điểm, cuộc gọi đặt tiệc đến liên tục mà ghi sổ thì ca đêm không nhớ, ca ngày không thấy. Tiệc trùng lặp không ai phát hiện, khách đến nơi thấy không có chỗ phải đi vòng quanh kiểm tra rồi bỏ đi.

Bạn nên ghi sẵn ba thứ cho mỗi cuộc tiệc: ngày, giờ, số khách chốt. Ba dòng này thay cho cả trang sổ đặt bàn. Ca nào nhận cuộc gọi cũng ghi vào một chỗ, ca sau mở ra là thấy hết, không phải hỏi lại nhau.

Bạn nên ghi ngay khi khách gọi, không để tối nhớ. Bạn nên chốt lịch tiệc theo giờ cố định và ghi rõ mốc chốt số khách. Ví dụ khách báo ba mươi người thì chốt hai mươi lăm, ai vượt số đó phải báo trước một ngày để bếp tính lại nguyên liệu. Mốc rõ giúp bạn biết khi nào cần xử lý gấp và giúp khách hiểu mình phải báo sớm.

Chốt tiệc bằng cọc giúp được gì?

Khách đặt 20 bàn mà đến 12 người, bạn chuẩn bị đủ món, đầu bếp chịu khó, cuối cùng lãi bằng không. Cọc trước 30% giá trị tiệc giúp khách trang trọng hơn, cũng giúp bạn dự trù nguyên liệu đúng lượng.

Với tiệc cưới, bạn nên nhận cọc một nửa giá trị tiệc để khách đến đúng số người, không món nào đổ thừa. Cọc giúp bạn dự toán nguyên liệu sát thực tế hơn, bếp không phải làm thêm để dự phòng mà vẫn dư phần ăn. Bạn cũng nên ghi rõ số người dự kiến trong hợp đồng cọc, để khách biết phải báo trước nếu thay đổi.

Cọc còn giúp bạn chốt chắc với nhà cung cấp. Tiệc lớn phải đặt nguyên liệu trước vài ngày vì nhà cung cấp cần thời gian chuẩn bị. Khách chưa cọc thì bạn không dám đặt, cuối cùng tiệc thiếu món. Có cọc thì bạn đặt nguyên liệu theo đúng số khách đặt, không bị dư.

Bố trí bàn tiệc ra sao cho khách vui?

Tiệc 50 người trở lên thường cần sân khấu nhỏ, bàn khách ngồi quanh. Bạn nên vẽ sơ đồ bàn, ghi rõ bàn nào là khách mời chính, bàn nào là khách phụ.

Bạn cũng cần biết bàn nào gần bếp, bàn nào gần cửa ra vào. Bàn khách mời chính mà đặt ngay cửa bếp thì tiếng ồn xào nồi lẫn vào, khách ngồi đối diện nhau mà không nói chuyện được.

Đồng thời bạn nên ghi chú yêu cầu đặc biệt của khách. Tiệc sinh nhật cần bánh kem, tiệc cưới cần rượu chúc mừng, tiệc công ty cần mic thuyết trình. Ghi chú đầy đủ thì nhà hàng chuẩn bị trước, khách trải nghiệm tốt, quay lại tiệc sau. Trước khi tiệc bắt đầu, bạn nên đi thử đường từ cửa vào đến bàn khách chính, xem có bị cắt qua khu bếp hay lối phục vụ không. Chi tiết này ảnh hưởng mạnh tới cảm nhận của khách và thường bị bỏ qua khi sắp bàn.

Dọn dẹp sau tiệc nhanh tới đâu?

Tiệc kết thúc, khách ra về, bạn còn hàng chục bàn phải dọn cùng cả núi bát đĩa chờ rửa. Nếu dọn chậm, hôm sau khách đến thấy bàn còn dơ, ảnh hưởng hình ảnh. Bạn nên chia nhóm dọn: 2 người dọn bàn, 2 người rửa bát, 1 người kiểm kê.

Bạn cũng nên kiểm kê đồ dùng trước và sau tiệc, biết rõ số lượng đã dùng thì mất mát giảm hẳn, phần hư hỏng cũng tìm ra ngay chứ không phải đoán.

Bạn cūng nên ghi nhận số tiệc trong tháng, tỷ lệ khách quay lại. Nhận ra điều này, bạn chăm sóc khách cũ bằng cách gọi cảm ơn sau tiệc, gửi lời mời lễ hội, khách quay lại nhiều hơn, mỗi tháng thêm được vài tiệc từ nhóm khách quen.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi nhận đặt bàn tiệc ngay khi khách gọi, trạng thái bàn cập nhật ngay trên lịch, không trùng hẹn
Quản lý cọc, hợp đồng tiệc, số người dự kiến và yêu cầu đặc biệt ngay trên máy
Theo dõi lịch sử tiệc của khách, biết khách quen quay lại mấy tháng một lần

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.