Phần mềm đặt lịch spa giải quyết những phiền toái nào?

Phần mềm đặt lịch spa giúp khách tự chọn giờ, bạn thấy lịch hẹn rõ ràng theo từng phòng và từng nhân viên. Khách không phải gọi điện chờ máy, bạn không lo ghi nhầm giờ, nhân viên nhìn lịch là biết ca hôm nay có bao nhiêu khách.

Khách đặt lịch qua điện thoại có vấn đề gì?

Khách gọi đặt lịch giờ cao điểm thì bạn đang bận phục vụ, không nghe được. Gọi lại được thì khách đã chọn tiệm khác. Một spa từng mất 10 khách một tuần vì không nghe được máy buổi trưa. Khách nhắn tin đặt thì tin nhắn trôi trong hàng chục tin nhắn khác, sáng hôm sau mới đọc được.

Một spa ở quận Phú Nhuận từng ghi nhầm giờ 5 lần trong một tháng. Khách hẹn 14 giờ ghi thành 16 giờ, khách đến lúc 14 giờ thì phòng đang có người. Khách phải đợi 40 phút, lần sau không quay lại. Bạn thấy đó, ghi tay vừa lâu vừa dễ sai, mà sai là mất khách.

Bạn nên để khách tự đặt lịch trên điện thoại. Khách chọn dịch vụ, chọn giờ còn trống, nhận tin nhắn xác nhận ngay. Bạn mở màn hình lịch là thấy hết, không cần ghi lại. Một spa cho khách tự đặt, số lịch hẹn tăng 30% trong 2 tháng vì khách đặt được cả buổi tối và cuối tuần lúc tiệm đóng cửa.

Bạn cũng nên xem lại lịch đến cùng một lúc bao nhiêu khách để tránh 10 khách cùng hẹn 10 giờ. Một spa từng bị khách đồng loạt kêu ca vì đợi hết một tiếng đồng hồ. Sau khi đặt giới hạn nhận 4 khách mỗi khung giờ, khách chờ không quá 5 phút. Bạn thấy đó, sắp xếp lịch đồng đều thì cả khách lẫn nhân viên đều dễ thở.

Trùng lịch và khách đến trễ xử lý ra sao?

Trùng lịch là chuyện ai cũng sợ. Hai khách cùng hẹn một phòng lúc 15 giờ, một khách phải chờ 30 phút. Khách chờ lâu thì bực, nhân viên cuống, còn bạn phải xin lỗi cả hai. Một spa từng bị khách đánh giá thấp trên mạng chỉ vì trùng lịch 2 lần trong một tuần.

Bạn nên dùng phần mềm khóa giờ ngay khi có lịch đặt. Khách sau không chọn được giờ đã đầy, hệ thống gợi ý giờ còn trống gần nhất. Một spa áp dụng cách này, số lần trùng lịch giảm từ 6 lần một tháng xuống còn 0 trong 3 tháng liên tiếp.

Khách đến trễ thì phần mềm gửi tin nhắc tự động trước 2 giờ và trước 30 phút. Khoảng 70% khách đến trễ là do quên, không phải cố ý. Tin nhắc giảm số khách quên lịch từ 12 xuống còn 3 mỗi tuần ở một spa có 80 khách mỗi tuần. Bạn thấy đó, nhắc một tin nhắn rẻ hơn nhiều so với mất một khách.

Lịch hẹn theo phòng và nhân viên sắp xếp thế nào?

Bạn có 5 phòng và 8 nhân viên, sắp xếp lịch bằng đầu là không thể. Khách A thích nhân viên B, khách C muốn phòng yên tĩnh cuối dãy, khách D chỉ rảnh buổi tối. Phần mềm giúp bạn gom hết những yêu cầu này vào một lịch chung, ai nhìn cũng hiểu.

Một spa có 6 phòng từng dùng bảng trắng ghi lịch, mỗi sáng mất 20 phút phân phòng. Sau khi chuyển lên phần mềm, bạn chỉ mất 5 phút vì hệ thống tự hiện phòng còn trống. Mỗi tháng tiết kiệm gần 8 giờ chỉ cho việc sắp lịch, thời gian đó bạn dùng để tư vấn khách mới.

Bạn nên xem lịch hẹn theo tuần để chuẩn bị nhân sự. Tuần nào có 100 lịch thì tăng ca, tuần nào có 40 lịch thì cho nhân viên nghỉ xen kẽ. Một spa làm vậy, chi phí nhân sự giảm 15% mà vẫn phục vụ đủ khách. Bạn thấy đó, nhìn trước lịch một tuần là chủ động cả về người lẫn phòng.

Bạn cũng nên cho phép khách dời lịch nhanh qua tin nhắn. Khách bận mà dời được thì vẫn là khách của bạn, không dời được thì khách bỏ luôn. Một spa cho dời trước 3 giờ, giữ được 90% khách bận quay lại tuần sau thay vì mất hẳn. Phòng trống 1 giờ thì còn bù được, mất cả khách thì mất luôn nhiều tháng.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Khách tự đặt lịch trên điện thoại, bạn thấy hết lịch hẹn trên một màn hình
Khóa giờ tự động khi đã đầy, không lo trùng phòng hay trùng nhân viên
Tin nhắc tự động trước giờ hẹn giúp khách đến đúng giờ, giảm vắng mặt

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.