Theo dõi công nợ khách mua nên làm thế nào?

Theo dõi công nợ khách mua là ghi lại ai nợ bao nhiêu, nợ từ lần nào và hẹn trả ngày nào, rồi nhắc khéo trước hạn 2 ngày. Bạn thu được tiền đúng hẹn mà vẫn giữ được khách quen mua lâu năm.

Vì sao tạp hóa dễ bị kẹt tiền vì công nợ?

Công nợ tích tụ dần mà bạn không hay để ý. Nợ 1 triệu thì không sao, nợ 5 triệu thì cũng chưa sao, nhưng 15 khách cộng lại là 30 triệu đang nằm ngoài túi bạn. Bạn nhìn két tiền thấy cạn mà không biết tiền đi đâu, hoá ra đang nằm trong sổ nợ. Một tạp hóa từng có 40 triệu tiền nợ chưa thu mà chủ không hề hay biết, đến khi cần tiền nhập hàng mới tá hoảng. Bạn có sổ nợ rõ ràng thì không bao giờ rơi vào tình huống này.

Bạn không nhớ khách nợ bao nhiêu nên buộc phải cho nợ thêm. Khách nói tháng trước trả rồi mà bạn không nhớ, thành thay vì cãi thì bạn ghi thêm vào sổ, khách càng nợ nhiều. Một tạp hóa từng bị một khách đưa 2 triệu hàng nợ rồi nói đã trả, hai bên không có giấy tờ nào để đối chiếu, cuối cùng bạn phải bỏ 2 triệu. Bạn có sổ nợ chi tiết từng lần thì vụ này không xảy ra.

Nợ không kỳ hạn thì khách cứ trả lúc nào có, bạn không dám nhắc. Càng không kỳ hạn thì càng dễ bị quên hoặc cố tình kéo, đến lúc bạn buộc phải nhắc thì đã quá lâu rồi. Không kỳ hạn thì tỷ lệ thu hồi chỉ khoảng 40%. Một tạp hóa từng cho nợ kiểu khi nào rảnh trả, cuối năm cộng lại 25 triệu mà đòi được 10 triệu. Bạn chốt ngày trả ngay lúc giao hàng thì tỷ lệ thu hồi lên tới 85%.

Khách quay lại mà bạn không nhớ cũng là một vấn đề. Khách tên gì, hay mua món gì, lần trước còn nợ bao nhiêu, từng mua 10 lần hay 1 lần, bạn phải tra sổ. Một tạp hóa từng có khách quen mua 2 triệu một tháng mà không có cách nào biết là khách nào, nên không thể giữ chân bằng ưu đãi riêng. Bạn lưu lịch sử mua của từng khách thì dễ dàng săn sóc đúng người.

Nhân viên không biết ai được nợ bao nhiêu nên bán lung tung, không dám giới hạn. Nhân viên mới làm 2 tháng không nắm quy tắc nợ của cửa hàng, khách đòi thêm thì đáp ứng ngay, tiền vỡ thêm. Một tạp hóa từng có nhân viên cho khách nợ 5 triệu mà không hỏi chủ, tháng đó công nợ tăng thêm 6 triệu. Bạn cài quy tắc hạn mức vào hệ thống thì nhân viên làm theo vì thấy rõ ràng, không phải tự quyết.

Ghi và theo dõi công nợ trên máy thế nào?

Bạn ghi nợ ngay lúc khách lấy hàng, không để tối mới ghi. Chọn tên khách, chọn món lấy, nhập số tiền và ngày hẹn trả, xong lưu. Mất 30 giây cho mỗi lần ghi nhưng không bao giờ sót. Một tạp hóa từng ghi nợ cuối ngày rồi thiếu 3 vụ trong tháng, mỗi vụ vài trăm nghìn. Bạn ghi tại chỗ với khách thì khách cũng nhớ và xác nhận, không có gì phải tranh cãi sau.

Bạn ghi cả lần khách trả bớt vào đúng khách đó. Khách nợ 4 triệu, trả 2 triệu thì hệ thống ghi trừ 2 triệu còn 2 triệu, số dư cập nhật ngay. Nhiều vụ cãi nhau chỉ vì chủ nhớ đã trả ít hơn, khách nhớ đã trả nhiều hơn, không có ghi chép thì không ai phân xử được. Một vụ tranh chấp 3 triệu từng phải nhờ người hòa giải vì không ghi lần trả giữa chừng. Bạn ghi đầy đủ cả hai chiều thì sổ nợ minh bạch tuyệt đối.

Bạn đặt hạn mức nợ cho từng khách để có đường lui. Khách quen mua đều thì tối đa 3 triệu, khách mới thì dưới 500 nghìn, vượt hạn mức phải trả bớt mới lấy thêm. Quy tắc rõ ràng từ đầu thì không ai tị, vì ai cũng được áp dụng như nhau. Một tạp hóa từng cho một khách nợ tới 20 triệu rồi mất trắng vì khách bỏ đi. Sau khi đặt hạn mức, tổng nợ cả cửa hàng không bao giờ vượt 20 triệu.

Bạn xem bảng công nợ theo thời gian thực để biết ai đang nợ bao nhiêu. Có người quá hạn 3 ngày, có người quá hạn 2 tháng, bạn nhìn một bảng là biết ai cần nhắc trước. Khoảng 50% nợ quá hạn lâu sẽ trở thành nợ khó đòi nếu bạn không nhắc sớm. Bạn theo dõi hằng ngày thì không để nợ nào nằm quá 1 tháng.

Nhắc nợ thế nào vừa thu được tiền vừa giữ khách?

Bạn nhắc trước hạn 2 ngày bằng giọng nhẹ nhàng như một lời nhắc nhở. Chị ơi thứ bảy tới hạn 2 triệu nhé, chị gửi trước bên em sắp hàng cho chị trước. Nhắc sớm và nói lý do rõ ràng thì 60% khách chủ động trả đúng ngày. Bạn nhắc kiểu đòi tiền thì khách khó chịu, nhắc kiểu thông báo kèm lợi ích thì khách vui vẻ làm. Một tạp hóa từng đổi cách nhắc từ kiểu đòi sang nhắc kèm ưu đãi lần sau thì tỷ lệ thu hồi tăng từ 50% lên 82%.

Bạn quá hạn 3 ngày thì gọi điện thay vì chỉ nhắn tin. Nói thẳng là số tiền và ngày hẹn, hỏi khách khó khăn gì nếu cần. Nhiều khách thực ra quên thôi, gọi một cuộc là xong. Một chủ tạp hóa áp dụng gọi sau 3 ngày thì thu hồi được 85% nợ quá hạn trong vòng 2 tuần. Bạn nhắn tin mãi mà khách đọc trôi, gọi mới nghe.

Khách thực sự thiếu tiền thì chốt lịch trả góp cụ thể. Nợ 6 triệu thì trả mỗi tuần 2 triệu trong 3 tuần, có mốc rõ ràng thì cả hai bên yên. Quyết định chia nhỏ thiên về thiện chí, và bạn vẫn thu được tiền đúng hẹn. Khoảng 40% khách không có tiền trả một lần nhưng trả góp rất nghiêm. Bạn linh hoạt thì giữ được khách mà vẫn không mất tiền.

Quá hạn 2 tháng không có chuyển biến thì bạn gặp trực tiếp. Tới tận nơi nói chuyện nghiêm túc, chốt ngày cụ thể và xin đặt mốc rõ ràng. Một tạp hóa từng ôm 15 triệu nợ xấu 8 tháng không đòi được, cuối cùng gặp mặt trực tiếp thì thu về 10 triệu. Bạn không ngại khó khăn mà ngại là không dám gặp, gặp rồi mới thấy có nhiều cách hoà giải.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Ghi nợ tại chỗ trong 30 giây và tự trừ khi khách trả bớt, không còn sót hay tranh cãi
• Đặt hạn mức nợ và hạn trả rõ ràng cho từng khách, nhân viên làm theo không tự quyết
• Bảng công nợ cập nhật theo thời gian thực, biết ngay ai quá hạn để nhắc kịp

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.