Cho thuê thiết bị cho cửa hàng: khi nào thuê, khi nào mua đứt

Cho thuê thiết bị cho cửa hàng hợp với lúc mới mở, còn mua đứt hợp với lúc dùng nhiều và dùng lâu. Ranh giới nằm ở 3 câu hỏi: dùng bao nhiêu, dùng bao lâu, và khi thiết bị hỏng thì ai lo.

Trước khi thuê hay mua, bạn cần trả lời 3 câu hỏi này thế nào?

Câu hỏi thứ nhất là thiết bị đó bạn dùng bao nhiêu phần trong ngày. Máy tính tiền bán cả ngày thì thuê là lãng phí, còn máy in hoá đơn chạy 20 đơn một ngày thì thuê có thể hợp hơn.

Câu hỏi thứ hai là bạn cần dùng bao lâu. Một mốc rõ ràng là 6 tháng. Dưới 6 tháng thì thuê rẻ hơn hẳn, trên 18 tháng thì mua đứt thường hòa vốn xong. Quanh 6 đến 18 tháng là khoảng mơ hồ, lúc đó bạn phải xem thêm chi phí vận hành chứ không chỉ giá thuê.

Câu hỏi thứ ba là khi thiết bị hỏng thì ai xử lý. Thuê mà bên cho thuê lo bảo trì thì bạn mất ít thời gian dừng cửa hàng nhất. Mua đứt mà phải tự gọi thợ thì ngày hỏng là ngày mất tiền, đặc biệt với thiết bị dùng suốt ngày.

Một tiệm tạp hóa mới mở ở Bình Thạnh thuê 2 máy tính tiền trong 5 tháng đầu. Sau 5 tháng doanh thu ổn định hơn, họ chuyển sang mua đứt cả 2 máy và thuê thêm 1 máy phụ. Tổng chi phí tháng giảm, và mỗi lần máy trục trặc thì có người đến xử lý trong ngày.

Chi phí thuê và mua đứt khác nhau ở chỗ nào?

Chi phí thuê bạn trả theo tháng, không có gì thuộc về mình. Đổi lại bạn không phải lo sửa, không phải lo máy cũ giảm giá bán lại, và khi dọn quầy thì trả máy đi là xong. Chi phí thuê thường có cả phí đặt cọc và phí tháo dỡ, bạn cần hỏi rõ trước khi ký.

Chi phí mua đứt bạn trả một lần, sau đó máy là của bạn. Máy dùng tốt thì bán lại được một phần, máy dùng kém thì bán lại cũng không được giá nào. Ngoài ra còn có tiền bảo trì, tiền thay linh kiện, và tiền ngày máy hỏng phải ngừng bán.

Cách so sánh nhanh là lấy tổng tiền mua đứt chia cho số tháng dùng được. Con số đó so với tiền thuê mỗi tháng thì bạn biết ngay điểm hòa vốn nằm ở đâu. Cách này chỉ đúng khi bạn tính cả tiền bảo trì vào tổng chi phí sở hữu, nếu không sẽ luôn thấy mua đứt rẻ hơn một cách sai lệch.

Nhiều chủ quán so sánh thiết phần bảo trì rồi thấy mua đứt rẻ hơn. Máy in hoá đơn dùng 8 tiếng mỗi ngày thì 6 tháng là khoảng 1.500 giờ chạy, và phần lớn máy in nhiệt loại này cần thay đầu giấy và làm vệ sinh định kỳ. Khoản đó tính vào thì ranh giới hòa vốn dịch ra xa hơn so với lúc đầu bạn nghĩ.

Thiết bị nào nên thuê, thiết bị nào nên mua đứt?

Nguyên tắc dễ nhớ là: thuê thứ dùng ít và dễ thay, mua đứt thứ dùng nhiều và lâu. Máy tính tiền dùng liên tục thì mua đứt. Máy in chạy cuối ngày thì có thể thuê. Máy pha cà phê tự động, máy in tem vận đơn, thiết bị bếp dùng theo mùa thì đáng thuê, vì mùa nào hết mùa nấy thì trả đi.

Còn với thiết bị dùng hằng ngày và đắt tiền, đặc biệt là thiết bị gắn với thương hiệu của bạn, hãy mua đứt. Lý do đơn giản: bạn không muốn mỗi lần đổi nhà cung cấp là phải đổi cả thiết bị, và mất liên kết với dữ liệu đơn hàng của mình.

Một mẹo nhỏ: khi thuê, hãy yêu cầu bên cho thuê hỗ trợ xuất dữ liệu đơn hàng ra file khi bạn kết thúc hợp đồng. Có file đó bạn chuyển sang hệ thống mới trong 1 buổi, không có thì bạn phải nhập lại từ đầu và đó là lý do nhiều người bỏ thuê.

Trước khi ký hợp đồng thuê, hỏi kỹ những gì?

Hỏi rõ tổng tiền tháng gồm những khoản nào: phí thuê, phí đặt cọc, phí bảo trì, phí tháo dỡ. Hỏi thời gian cam kết tối thiểu và có phí phạt khi trả trước. Hỏi khi máy hỏng thì bao lâu có máy thay thế, và trong thời gian đó cửa hàng của bạn tính tiền kiểu gì.

Tiếng Việt là bắt buộc trong hợp đồng, và phải có điều khoản bảo mật dữ liệu: dữ liệu đơn hàng của bạn thuộc về bạn, bên cho thuê không được dùng và không được giữ lại sau khi kết thúc. Một điều khoản này giúp bạn tránh việc mất lịch sử khách hàng.

Bạn cũng nên chụp lại tình trạng máy lúc nhận, có biên bản bàn giao ghi rõ số ký hiệu, và ghi thời điểm bắt đầu tính phí. Không có giấy tờ, đến lúc trả máy bạn sẽ bị tính thêm tiền vì lỗi mà không hề có.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi đơn và trừ kho ngay trên máy, mất mạng vẫn bán được, không phụ thuộc thiết bị thuê bên ngoài
Báo cáo doanh thu, tồn kho và công nợ lưu trên máy chủ, thay thiết bị mà dữ liệu vẫn còn nguyên
Kết nối máy tính tiền và máy in hoá đơn của bạn, không phải tự cài thêm phần mềm cho từng thiết bị

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.