Đối chiếu tiền hàng với tiền mặt cuối ngày thế nào cho khớp?

Đối chiếu tiền hàng với tiền mặt cuối ngày là việc so sánh hai con số: tổng tiền hệ thống ghi nhận trong ngày và tổng tiền thực có trong két. Khớp thì ngày đó yên. Lệch thì phải tìm ra lệch ở đâu, và lệch càng nhỏ thì càng dễ tìm.

Vì sao để đến cuối tuần mới đối chiếu thì không tìm ra nguyên nhân?

Khi đối chiếu muộn, bạn chỉ biết tổng thiếu bao nhiêu mà không biết thiếu ở đâu. Ngày nào bán nhiều hơn thì nhiều khả năng thiếu nhiều hơn, nên thường mọi người đoán là ngày đó có chuyện. Nhưng đoán không phải là xác định, và bạn không sửa được gì từ một phỏng đoán.

Đối chiếu mỗi ngày thì khác. Bạn biết ngay hôm nay lệch, biết hôm nay là ca nào, ai trực, và mọi người còn nhớ chuyện gì xảy ra. Nhân viên nhớ được vì sự việc vừa xảy ra, không phải chuyện của ba tuần trước.

Ngoài ra, việc đối chiếu hằng ngày còn có tác dụng ràng buộc. Khi mọi ngày đều kiểm, người thu tiền biết rằng tối nay sẽ có người đếm lại. Điều đó làm giảm cả những sai sót nhỏ do lười, chứ không chỉ những ý đồ gian lận. Với quán nhỏ, phần lớn thiệt hại đến từ lười và sót, không phải từ cố ý.

Có một điểm dễ bỏ qua: đối chiếu xong mà không lưu lại thì bằng không đối chiếu. Bạn cần lịch sử để thấy xu hướng. Lệch ở mọi ca với cùng một khoản tiền trong một tháng là một con số khác hẳn với lệch cùng khoản đó chỉ xảy ra một lần.

Đối chiếu những con số nào thì đủ?

Ba nhóm số, và đủ ba là cần thiết. Thiếu một nhóm là thủng một lỗ.

Nhóm thứ nhất là số hàng bán được. Đây là mặt hệ thống biết rõ nhất, và nó cũng là thứ bạn dùng để so với tồn kho cuối ngày. Nếu bán 100 món thì tồn kho cuối ngày phải bằng tồn đầu ngày trừ 100 cộng số nhập thêm trong ngày.

Nhóm thứ hai là tiền thu. Đây là phần dễ bỏ sót nhất, vì tiền vào một nơi khác tiền ra. Khách trả tiền mặt, khách chuyển khoản, khách quẹt thẻ, khách trả qua ví điện tử. Bốn dòng tiền vào, mỗi dòng một con số.

Nhóm thứ ba là hàng trả về và tiền hoàn. Đây là nhóm hay bị quên nhất. Khách mua 3 hộp sữa, trả lại 1 hộp, bạn hoàn tiền mà không ghi. Tiền thu đúng, tồn kho sai. Cuối ngày bạn thấy thiếu hàng chứ không thiếu tiền, và lại không nghĩ tới nguyên nhân này.

Bạn cũng nên đối chiếu số đơn với số tiền. Lấy số đơn nhân với giá trị đơn trung bình là ra tiền thu phải có. Tiền thu thực tế thấp hơn đáng kể thì đó là những đơn không ghi hoặc ghi thiếu. So sánh số đơn với tiền là cách phát hiện nhanh nhất, vì nó không cần bạn đọc từng hoá đơn.

Đối chiếu mỗi ngày mất bao lâu?

Nếu bạn làm đúng thứ tự thì mỗi ngày mất khoảng 20 phút, và phần lớn thời gian là đếm tiền chứ không phải so số.

Đếm tiền trong két mất 12 phút nếu bạn đếm từng tờ, hoặc 7 phút nếu đã tách theo mệnh giá từ hôm trước. So số và ghi kết quả mất 5 phút. Tổng cộng 20 phút.

Mẹo để tiết kiệm phần đếm tiền là giữ két luôn ở trạng thái đã tách sẵn theo mệnh giá. Mỗi tối khách trả tiền lẻ, bạn cho vào ngăn theo mệnh giá ngay. Cuối ngày chỉ cần cộng từng ngăn. Việc này tốn thêm một chút lúc thu tiền nhưng tiết kiệm được nhiều hơn ở phần đếm.

Bạn cũng nên quy định người đếm cùng với người thu. Khi hai người cùng đếm và cùng ký, con số chênh lệch rất hiếm. Một người đếm rồi báo “khớp” thì bạn phải tin, mà tin thì không có gì ngăn được.

Một số quán cho nhân viên tự đối chiếu rồi báo lại để tiết kiệm thời gian của quản lý. Cách này chỉ nên dùng khi đã quen và tin tưởng, và nên có quy định lệch quá ngưỡng thì báo trực tiếp cho bạn chứ không phải chỉ ghi vào giấy.

Ngưỡng lệch bao nhiêu thì nên báo?

Đây là câu hỏi quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Không có ngưỡng thì mọi lệch đều bị coi là bình thường, và bạn sẽ không bao giờ biết mình đang mất tiền.

Ngưỡng nên dựa trên mức thối tiền lẻ bình thường của quán bạn, không phải một con số chung cho mọi quán. Quán nhận nhiều tiền lẻ sẽ lệch nhiều hơn quán chuyển khoản là chính. Hãy đo một tuần, lấy mức lệch lớn nhất xảy ra khi chắc chắn không có gian lận, rồi đặt ngưỡng cao hơn mức đó một chút.

Khi lệch vượt ngưỡng thì xử lý cụ thể: xem lại từng hoá đơn trong ngày đó cùng nhân viên trực. Xem trong ngày thì người ta còn nhớ, để vài ngày nữa thì không nhớ gì hết.

Tìm ra nguyên nhân rồi thì ghi lại, để lần sau gặp lại thì biết ngay đó là tình huống cũ hay tình huống mới. Nhiều khi nguyên nhân là một thói quen cụ thể, như ca đông người hay là cuối tuần. Biết điều đó thì xử lý được, chứ không xử lý được thì mỗi lần lại tìm lại từ đầu.

Sau khi xử lý xong một lần, bạn cũng nên xem lại quy trình chứ không chỉ xử lý riêng người. Nếu tháng này lệch vì ca tối quá đông và tháng sau vẫn lệch vì lý do đó, thì nguyên nhân là quy trình chứ không phải nhân viên.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tự động tính tiền thu trong ngày từ hệ thống, so với tiền đếm trong két nhanh hơn nhiều
Cảnh báo khi ngày lệch quá ngưỡng bạn đặt, yêu cầu giải trình ngay
Lưu lại lịch sử đối chiếu từng ngày để thấy xu hướng và lần nào lệch lặp lại

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.