Kiểm hàng khi nhận cần làm gì để không bị thiếu hàng?

Kiểm hàng khi nhận là đếm số lượng thực tế, đối chiếu với phiếu giao hàng rồi ghi lại ngay trước khi xe rời cửa. Mỗi lần nhập mất khoảng 10 phút, nhưng chặn được phần lớn chỗ mất tiền do hàng thiếu, hàng hỏng và hoá đơn sai.

Vì sao kiểm hàng lúc nhận lại quan trọng?

Chuyện này xảy ra rất thường. Xe hàng tới quán lúc 8 giờ sáng, người nhận ký nhanh tờ giấy đi kèm rồi để xe đi. Đến cuối ngày bán được một nửa, đếm lại mới thấy thiếu 3 thùng. Tiền thì đã trả đủ cho nhà cung cấp, mà hàng thì không có.

3 thùng nước 20 lít, giá 60.000 đ một thùng, mất 180.000 đ. Một lần thì không sao, nhưng cộng dồn mỗi tháng 5 lần nhập là gần 1 triệu, gần bằng mức lãi của một món bán chạy cả ngày.

Hơn nữa, hàng thiếu mà không biết thì mất tiền không truy được. Nhà cung cấp giao thiếu là lỗi của họ, nhưng bạn đã ký nhận đủ số lượng thì tờ giấy lúc đó không còn ý nghĩa gì nữa. Kiểm hàng ngay lúc nhận là cách duy nhất giữ được bằng chứng, mà không có bằng chứng thì mất tiền là chuyện không tránh khỏi.

Kiểm hàng gồm những bước nào?

Quy trình kiểm hàng thường gồm 4 bước: đối chiếu với phiếu giao hàng, đếm thực tế, kiểm chất lượng và hạn sử dụng, rồi ghi nhận lên hệ thống. Làm đúng thứ tự này thì không bỏ sót món nào, và bạn luôn biết mình đang đứng ở bước nào.

Kiểm theo từng mã hàng trên phiếu chứ đừng đếm tổng. Phiếu có 30 mã thì đếm 30 mã, mỗi mã một dòng. Đếm tổng rồi chia đều ra rất dễ đẻ thêm hoặc thiếu mà không ai biết món nào, đến lúc đối chiếu thì không sửa được nữa.

Ví dụ một quán cà phê ở Đà Nẵng nhập mỗi tuần 30 kiểu nguyên liệu. Lần kiểm đầu tiên họ đếm tổng 180 kg, chia đều 6 kg mỗi kiểu thì ra đúng số, nhưng thực tế cà phê hạt chỉ có 150 kg còn sữa bột nhiều hơn. Đếm từng mã thì thấy lệch ngay 30 kg và biết ngay là nhà cung cấp giao thiếu bột, xử lý được ngay.

Hàng có hạn sử dụng thì kiểm luôn hạn. Sữa tươi hạn 20 ngày, giao hàng mà còn 3 ngày là lỗi nhà cung cấp. Nếu không kiểm lúc nhập thì đến khi bán ra mới biết, lúc đó hỏi ai cũng muộn. Hàng đủ số lượng mà hết hạn thì vẫn là lỗi, và vẫn là tiền của bạn.

Gặp hàng thiếu hoặc hàng hỏng thì xử lý thế nào?

Thấy thiếu hoặc hỏng thì đừng ký nhận đủ rồi về tính sau. Ghi rõ số thực nhận vào phiếu, ghi chú lý do thiếu hoặc hỏng, chụp ảnh chứng minh rồi mới ký. Ký tạm rồi tính sau là mất quyền tranh luận, mà không tranh luận được thì chỉ có mất tiền.

Quy tắc rõ ràng giúp bạn xử lý nhanh mà không phải tranh cãi từng món. Thiếu dưới 1% tổng giá trị đơn hàng thì ghi nhận và báo trong ngày. Thiếu trên 1% hoặc hàng hỏng thì giữ lại phần lệch, chụp ảnh và yêu cầu nhà cung cấp xử lý trong 24 giờ. Đơn hàng 5 triệu, thiếu 2% là 100.000 đ thì xử lý ngay không cần đợi; thiếu 10% là 500.000 đ thì nên giữ hàng lại và đòi bù.

Một tạp hóa ở Quận 8 từng nhận 200 thùng nước, tới nơi đếm mới thấy 12 thùng bị dập vỡ và 5 thùng bị thiếu. Họ chụp ảnh ngay tại xe, ghi vào phiếu, nhà cung cấp giao bù trong 2 ngày. Cũng đơn hàng đó, tháng trước ký nhận đủ rồi về mới thấy hỏng, cuối tháng nhận ra thì nhà cung cấp nói hư hỏng lúc vận chuyển, tiền mất luôn.

Ghi nhận hàng nhập thế nào để sau này đối chiếu lại được?

Ghi lại đủ 6 thông tin mỗi lần nhập: mã hàng, số lượng thực nhận, đơn giá, nhà cung cấp, ngày nhận và số tiền còn nợ. Thiếu một thông tin thì lúc đối chiếu bạn phải đi tìm giấy tờ, mà giấy tờ thì hay thất lạc nhất.

Trước khi đặt hàng thì tính trước số tiền phải chuẩn bị. Mở bảng tính tiền nhập hàng cho một đợt: nhập lượng bán mỗi ngày, số ngày bán và giá nhập là ra số lượng cần mua cùng tổng tiền, trong đó có sẵn phần dự phòng hư hỏng.

Sau khi ghi giá vốn vào đúng món hàng, bạn mới biết món nào thật sự có lãi. Muốn xem nhanh thì mở bảng tính giá vốn mở ngay trên trình duyệt: nhập giá nhập, tỷ lệ hao hụt và giá bán là ra lãi gộp của từng món, không phải tự tính tay trên giấy.

Thêm hạn sử dụng vào mỗi món thì hệ thống sẽ báo món sắp hết hạn trước 7 ngày. Ví dụ một quán có 40 món thực phẩm, mỗi tháng chỉ 5 món cần dùng trước, có cảnh báo thì bạn giảm giá kịp thay vì bỏ đi cả tồn kho.

Cuối tháng, lấy tổng tiền đã nhập hàng ra so với tổng tiền đã trả cho nhà cung cấp, phần chênh chính là số nợ còn lại. Số nợ này nên khớp với cái bạn ghi trong sổ nợ. Ở một quán làm ăn ổn định mà lệch 2 triệu là đáng soi kỹ, đó thường là dấu hiệu một món nào đó bị ghi thiếu hoặc ghi thừa từ lâu rồi.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi nhận hàng nhập trên điện thoại, đối chiếu từng mã với phiếu giao trong 10 phút
Lưu ảnh hoá đơn và ảnh kiểm hàng theo từng đợt nhập, tra lại được sau nhiều tháng
Cập nhật tồn kho, giá vốn và công nợ nhà cung cấp ngay khi ghi xong đơn nhập

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.