Cửa hàng nhỏ nhận tiền không dùng tiền mặt từ đâu cho đỡ rối?

Bắt đầu từ một tài khoản ngân hàng và một mã quét dán ở quầy thu tiền là đủ. Khách quét mã, bạn nghe tiếng báo tiền về máy, cuối ngày đối chiếu trên điện thoại nhanh gọn. Không cần mua thêm máy, không cần ký hợp đồng phức tạp.

Bắt đầu nhận tiền chuyển khoản cần chuẩn bị gì?

Chỉ cần chuẩn bị đúng 2 thứ này là đủ để bắt đầu, và bạn tranh thủ làm gọn trong một buổi chiều là hôm sau có thể nhận chuyển khoản ngay mà không cần mua thêm thiết bị hay ký hợp đồng phức tạp gì cả.

Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho cửa hàng. Không dùng chung với tài khoản cá nhân. Tiền hàng và tiền sinh hoạt lẫn vào nhau là nguyên nhân số một khiến bạn không biết tháng đó lời hay lỗ. Một tài khoản riêng giúp cuối tháng nhìn sao kê là biết ngay dòng tiền.

In một mã quét của đúng tài khoản đó và dán ở quầy. Mã quét do ngân hàng cấp, in khổ vừa đủ để khách cầm điện thoại quét được từ khoảng cách nửa mét. Dán một mã ở quầy thu tiền, một mã ở bàn mà khách hay ngồi chờ.

Bạn cứ làm đúng hai việc trên trong một buổi là có thể nhận chuyển khoản ngay từ hôm sau, vì ngân hàng mở mã xong là dùng được liền chứ không cần chờ duyệt hồ sơ hay lắp đặt thêm gì.

Một điểm nhiều chủ quán bỏ qua: báo cho nhân viên biết tiếng báo tiền về nghe như thế nào. Mỗi ngân hàng có tiếng báo khác nhau. Cho nhân viên nghe thử 3 lần ngay hôm mở mã quét, để lúc đông khách không phải chạy ra hỏi chủ.

Lúc đông khách thì đối chiếu tiền về như thế nào cho kịp?

Nguyên tắc là nghe tiếng báo rồi mới cho khách đi, và mỗi giao dịch đều hiện ngay trên màn hình điện thoại thu ngân.

Quy trình lúc cao điểm gồm các bước sau đây, bạn dặn nhân viên làm đúng thứ tự mỗi bước để dù quán đông nghẹt khách thì cũng không trượt giao dịch nào:

1. Khách quét mã và bấm chuyển. Nhân viên nhìn vào màn hình chờ tiền về, không làm việc khác trong lúc chờ.
2. Nghe tiếng báo tiền về. Tiền vào tài khoản thì điện thoại của quán đổ chuông báo ngay. Nghe thấy mới đưa hàng cho khách.
3. Ghi nhanh vào sổ ca. Ghi số tiền và giờ nhận, một dòng là đủ. Cuối ca cộng lại nhanh gọn.

Tạp hóa bán giờ tan tầm, khách tới liên tục trong 2 tiếng buổi chiều. Chủ quán đặt một điện thoại cũ chỉ để nhận tiếng báo tiền về, để ngay cạnh quầy và mở loa lớn. Nhân viên nghe tiếng báo, nhìn số tiền khớp với đơn hàng, rồi đưa hàng. Cả ca chiều không trượt giao dịch nào.

Trường hợp khách bảo đã chuyển mà quán chưa nghe tiếng báo: giữ khách lại và chờ 2 phút. Đa số là mạng của khách chậm, tiền về sau khoảng 1 phút. Nếu quá 5 phút vẫn chưa về thì xin khách cho xem màn hình giao dịch thành công, chụp lại làm bằng chứng rồi cho khách đi.

Tiền mặt và chuyển khoản lẫn nhau thì quản lý ra sao?

Đây là chỗ rối nhất trong quản lý tiền của quán, và cách gỡ duy nhất là tách hai dòng tiền ngay từ lúc thu, không để đến tối mới tách, vì càng để dồn tới cuối ngày thì càng khó nhớ giao dịch nào thuộc dòng nào.

• Ngăn kéo chỉ giữ tiền mặt. Cuối ca đếm tiền mặt trong ngăn kéo, ghi vào một dòng riêng.
• Tài khoản ngân hàng chỉ nhận chuyển khoản. Cuối ca mở sao kê trên điện thoại, ghi tổng tiền vào một dòng riêng.
• Hai dòng cộng lại phải bằng doanh thu trên phần mềm. Lệch thì biết ngay lệch ở dòng nào.

Quán bán cơm trưa đông khách mà không tách dòng tiền thì cuối ngày thường bị lệch vì thối nhầm và ghi thiếu, bởi tiền mặt thối ra không khớp với số chuyển khoản báo về nên càng bán nhiều càng khó đối chiếu.

Một thói quen tốt nữa: chuyển tiền hàng về một tài khoản tổng vào cuối ngày. Tài khoản nhận ở quầy chỉ là tài khoản trung gian. Tối đến chuyển hết sang tài khoản tổng, hôm sau quầy bắt đầu từ số dư bằng không. Cách này giúp sáng nào mở mắt cũng biết hôm qua thu được bao nhiêu.

Có nên nhận thêm ví điện tử và quẹt thẻ không?

Câu trả lời là nên mở thêm, nhưng bạn hãy làm sau khi đã quen với chuyển khoản, đừng ôm nhiều hình thức cùng lúc ngay từ đầu vì nhân viên chưa quen tay sẽ dễ nhầm lẫn khi đối chiếu cuối ca.

Thứ tự mở rộng hợp lý cho cửa hàng nhỏ nên đi từ dễ tới khó, bạn làm chắc mỗi nấc rồi hãy lên nấc tiếp theo như sau:

1. Chuyển khoản ngân hàng trước. Không mất phí thiết bị, tiền về ngay, ai cũng biết dùng.
2. Thêm một ví điện tử phổ biến. Nhóm khách trẻ thích dùng ví vì có điểm thưởng. Mở thêm mất khoảng 15 phút đăng ký trên điện thoại.
3. Máy quẹt thẻ để sau cùng. Chỉ nên thêm khi mỗi ngày có trên 10 khách hỏi quẹt thẻ. Máy quẹt có phí thuê hoặc phí mua, nên đợi nhu cầu rõ ràng rồi hãy thêm.

Bạn cứ đi đúng thứ tự này thì lượng khách trả không tiền mặt sẽ tăng dần theo thời gian, lúc đầu chỉ có chuyển khoản mà khách quen dần rồi đông lên, tới khi mở thêm ví điện tử thì nhóm khách trẻ cũng chuyển qua dùng ví. Còn máy quẹt thẻ thì cứ để sau cùng, khi nào thấy khách hỏi quẹt thẻ thường xuyên mới đáng đầu tư thêm thiết bị.

Lưu ý khi mở ví điện tử: rút tiền về tài khoản ngân hàng mỗi tối. Tiền nằm trong ví không sinh lời mà còn khó theo dõi. Rút về ngân hàng thì mọi dòng tiền gom về một chỗ, cuối tháng sao kê một nơi là đủ.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Tự động ghi nhận từng giao dịch chuyển khoản vào sổ bán hàng, khớp tiền nhanh cuối ca
• Báo cáo tách riêng doanh thu tiền mặt và chuyển khoản theo ca, theo ngày, theo nhân viên
• Cảnh báo ngay khi tổng tiền thu lệch với tổng đơn hàng để bạn truy ra nguồn lệch
• Lưu lịch sử mọi giao dịch không dùng tiền mặt để tra lại bất kỳ lúc nào

Bài liên quan nên đọc:

• Chuyển đổi số cho cửa hàng bắt đầu từ đâu?
• Một cửa hàng cần bao nhiêu nhân viên là vừa đủ?
• Báo cáo mặt hàng bán chạy xem thế nào?

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.