Quy định hủy lịch hẹn tiệm làm đẹp thế nào để giữ khách?

Tiệm làm đẹp thường mất nhiều giờ làm việc vì khách bỏ giờ.

Quy định hủy lịch gồm những nội dung nào?

Quy định cần ghi rõ 4 điềm: thời hạn hủy được miễn phí là trước bao nhiêu giờ, hủy muộn thì thế nào, không mặt thì thế nào và khách được đổi sang giờ khác hay không. Bốn điềm này in một mặt giấy hoặc gửi trong tin nhắn xác nhận mỗi lần hẹn.

Mốc an toàn nhất là cho hủy miễn phí trước 4 giờ so với giờ hẹn. Trước 4 giờ tiệm còn tìm được khách khác lấp chỗ. Quá 4 giờ, khách muốn hủy thì vẫn thu một khoản phạt nhỏ hoặc khấu trừ vào gói đã mua, không cần miễn phí toàn bộ.

Bạn nên in quy định 4 điểm này lên tờ rơi và gửi kèm tin nhắn xác nhận mỗi lần hẹn.

Một tiệm không có quy định gì viết ra, nhân viên chỉ ghi trong đầu. Khách hủy lúc sát giờ hẹn, nhân viên cũng đành cho hủy.

Đừng viết quy định dài 4 dòng để khách đọc mất thời gian. Gộp thành 4 dòng ngắn, mỗi dòng một điềm. Khách đọc một lượt ngắn là nhớ được.

Thông báo khách về quy định lúc nào và bằng cách nào?

Thông báo ngay lúc khách vừa đặt hẹn xong, không đợi tới gần ngày mới nói. Lúc đặt hẹn, khách vừa ghi nhớ rõ mình hẹn giờ nào, kèm nói thêm 2 câu về quy định hủy là khách tự nhớ. Đợi tới sáng hôm đến mới nói, khách đã quên mất mình đã hẹn.

Mỗi lần xác nhận hẹn, gửi tin nhắn gồm: ngày, giờ, dịch vụ và 2 câu quy định hủy. Khách đọc lại thì thấy ngay quy định nằm ngay trong tin nhắn, không cần mở tờ giấy gì khác.

Bạn nên gửi tin nhắn xác nhận ngay sau khi khách đặt hẹn, trong đó ghi rõ hủy miễn phí trước 4 giờ.

Chỉ nói khi khách hẹn mà không gửi tin nhắn gì thêm thì khách tới sáng hôm đến mới biết quy định, dễ thành cãi nhau tại quầy. Gửi kèm quy định trong tin nhắn xác nhận thì quy định nằm sẵn trong tay khách, không phải nhắc lại.

Nên có một câu gợi ý đổi lịch thay vì hủy. Khách có việc gấp thì thường chọn hủy để cho đỡ rắc rối, nhưng nếu được gợi ý sang giờ khác trong cùng ngày, nhiều khách chọn đổi lịch và tiệm không mất buổi.

Khách bỏ giờ nhiều lần thì xử lý ra sao?

Đầu tiên phân loại khách bỏ giờ. Ai bỏ quá 3 lần trong 2 tháng thì nên hẹn trả tiền một phần trước hoặc mua trước gói dịch vụ, vì đặt hẹn không tới nhiều lần thì giờ vẫn trống nhưng tiệm đã không nhận khách khác.

Đừng cấm khách tới vĩnh viễn. Khách có thể có việc đột xuất thật, cấm họ thì mất khách mà không được gì thêm. Thay vào đó, giữ quan hệ tốt bằng một lời nhắn nhẹ và cho họ đặt lại giờ khác khi sẵn sàng.

Chủ tiệm gọi điện hỏi nhẹ từng khách hay bỏ, sẽ thấy nhiều khách không thực sự hủy mà đặt lúc không rảnh rồi mới hủy. Nhóm này nên chỉ đặt vào buổi vắng, chỗ đó dễ lấp người khác hơn.

Cuối mỗi tháng nên xem lại danh sách khách bỏ giờ nhiều nhất. Nếu vài người chiếm phần lớn số bỏ giờ trong tháng, nói chuyện riêng với họ hiệu quả hơn cả tháng lo quy chế chung.

Giảm bỏ giờ mà không làm khách mất mặt thì làm thế nào?

Khách bỏ giờ phần lớn vì quên, vì việc gấp bất ngờ hoặc vì đặt nhiều lịch rồi chọn lại. Ba cách giảm mà khách vẫn cảm thấy được tôn trọng: nhắc trước 4 giờ, cho đổi lịch sang buổi khác và giữ quy định rõ ràng nhưng nói với giọng thân thiện.

Đừng lên giọng khó chịu khi khách hủy muộn. Nhân viên tức giận 1 câu là khách dễ quyết định không quay lại. Nhẹ nhàng hỏi lý do, ghi lại, và nói tiệm sẽ chờ khách nếu khách được sang buổi khác.

Bạn nên nhắc khách trước 4 giờ bằng tin nhắn và gọi thêm 1 cuộc nhẹ cho khách lần đầu đặt hẹn. Khách mới tới cũng thấy tiệm chuyên nghiệp nên ít e ngại khi đặt hẹn.

Cho khách đặt hẹn bằng tin nhắn, trong đó có nút xác nhận hoặc đổi giờ. Khách không xác nhận, tiệm gọi lại trước 2 giờ. Khách vẫn thấy tiệm dễ tính vì được chủ động hỏi, và lịch hẹn không bỏ trống âm thầm.

Bạn cũng nên để khách đặt lại trong ngày nếu có trống. Khách hủy một khung giờ mà bạn còn khung khác cùng loại dịch vụ, hỏi khách đổi sang khung đó thay vì hẳn hủy. Nhiều khách đồng ý và tiệm không mất buổi nào.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Gửi tin nhắn xác nhận hẹn kèm quy định hủy ngay sau khi khách đặt
Nhắc khách trước 4 giờ, bỏ giờ không báo hiện ra ngay để gọi lại kịp
Ghi số lần bỏ giờ của từng khách, ai quá 3 lần trong 2 tháng thì nhận mua trước gói

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.