Báo cáo doanh thu xem thế nào cho đúng?

Báo cáo doanh thu đúng là cho bạn biết mỗi ngày bán được bao nhiêu tiền, ca nào bán tốt nhất, món nào đang gánh doanh thu và tiền mặt có khớp với số bán ra không. Bạn mở điện thoại 5 phút mỗi tối là nắm hết tình hình quán.

Nên xem doanh thu theo ngày hay theo ca?

Bạn nên xem cả hai vì mỗi kiểu cho bạn một câu trả lời khác nhau. Xem theo ngày cho bạn biết hôm nay bán được bao nhiêu, tăng hay giảm so với hôm qua. Xem theo ca cho bạn biết ca sáng, ca trưa hay ca tối đang gánh quán. Nhiều chủ quán chỉ xem theo ngày nên không biết ca tối bán gấp đôi ca sáng, cứ chia nhân viên đều cả ba ca thành ra ca đông thì thiếu người, ca vắng thì thừa người.

Một quán cơm trưa bán 400 suất mỗi ngày từng chia đều 4 nhân viên cho cả ngày. Sau khi xem báo cáo theo ca mới biết ca trưa từ 11 giờ tới 13 giờ chiếm 65% doanh thu, còn ca chiều chỉ chiếm 15%. Bạn ấy dồn 3 người cho ca trưa và chỉ để 1 người cho ca chiều, thời gian chờ của khách giảm từ 10 phút xuống còn 3 phút. Bạn thấy đó, xem theo ca giúp bạn xếp người đúng chỗ, khách đỡ đợi mà lương vẫn vậy.

Bạn nên so sánh hôm nay với cùng ngày tuần trước chứ đừng chỉ so với hôm qua. Quán ăn cuối tuần bán gấp đôi ngày thường là chuyện bình thường, so thứ bảy với thứ sáu rồi lo là lo thừa. Bạn xem thứ bảy tuần này với thứ bảy tuần trước, tăng 10% là vui, giảm 15% hai tuần liên tiếp là phải tìm nguyên nhân. Khoảng 70% biến động doanh thu theo ngày chỉ là nhịp tuần, không phải vấn đề thật.

Bạn cũng nên xem doanh thu theo nhân viên thu ngân. Ca nào tiền khớp, ca nào hay lệch là nhìn ra ngay. Một cửa hàng tạp hóa phát hiện ca tối lệch tiền 3 lần một tuần, mỗi lần 100 tới 200 nghìn. Sau khi nhắc và theo dõi sát một tháng, số lệch giảm còn gần như bằng không. Bạn xem theo người không phải để nghi ngờ mà để ai cũng cẩn thận hơn.

Con số nào quan trọng nhất trong báo cáo?

Bạn nhìn 4 con số là tổng doanh thu, số đơn, giá trị đơn trung bình và tiền mặt thực tế. Tổng doanh thu cho biết bán được bao nhiêu, số đơn cho biết có bao nhiêu lượt khách, giá trị đơn trung bình cho biết mỗi khách chi bao nhiêu, tiền mặt thực tế cho biết có thất thoát không. Bốn số này khớp nhau thì quán khỏe, lệch nhau thì có chỗ cần xem lại.

Một quán trà sữa bán 250 ly mỗi ngày, tổng doanh thu 5 triệu, giá trị đơn trung bình 20 nghìn là bình thường. Một hôm tổng vẫn 5 triệu nhưng số đơn chỉ còn 180, nghĩa là giá trị đơn tăng lên gần 28 nghìn. Bạn ấy kiểm tra mới biết hôm đó nhiều khách gọi thêm topping và mua mang về cho cả nhóm. Hiểu được như vậy thì tuần sau bạn ấy đẩy combo topping và doanh thu tăng thêm 12%. Bạn thấy đó, đọc được số là nghĩ ra được cách bán thêm.

Bạn nên để ý giá trị đơn trung bình nhiều hơn tổng doanh thu. Tổng tăng vì đông khách là may, nhưng giá trị đơn tăng vì khách chịu chi hơn là giỏi. Bạn tăng giá trị đơn từ 50 nghìn lên 55 nghìn với 200 khách mỗi ngày là thêm 1 triệu mỗi ngày, một tháng là 30 triệu mà không cần thêm khách mới. Khoảng 60% quán tăng trưởng bền đều làm được việc này trước khi nghĩ tới mở thêm chi nhánh.

Bạn cũng đừng bỏ qua chênh lệch giữa doanh thu báo cáo và tiền mặt trong két. Lệch dưới 1% là bình thường do thối tiền lẻ, lệch trên 3% nhiều ngày liên tiếp là có vấn đề. Một quán ăn để lệch 4% suốt 2 tháng mới kiểm tra, cộng lại mất gần 10 triệu. Bạn đối chiếu mỗi tối 5 phút là giữ được tiền của mình, đừng để cuối tháng mới cộng sổ.

Làm sao biết doanh thu đang tăng thật hay tăng ảo?

Bạn so doanh thu với số đơn và chi phí cùng kỳ. Doanh thu tăng mà số đơn giảm có thể do bạn tăng giá chứ không phải bán tốt hơn. Doanh thu tăng mà chi phí nhập hàng tăng nhanh hơn thì lãi thật ra giảm. Bạn nhìn cả ba thứ cùng lúc mới biết quán có khỏe lên thật không.

Một cửa hàng mỹ phẩm khoe doanh thu tăng 25% trong 3 tháng, nhưng mở báo cáo chi tiết mới thấy chi phí nhập tăng 35% vì nhập nhiều hàng ế. Lãi ròng thật ra giảm 8%. Sau khi cắt hàng ế và tập trung vào 30 món bán chạy, doanh thu chỉ tăng 10% nhưng lãi tăng 20%. Bạn thấy đó, tăng ít mà chắc còn hơn tăng nhiều mà rỗng.

Bạn nên xem xu hướng 4 tuần liên tiếp thay vì xem một tuần đơn lẻ. Tuần lễ có ngày lễ thì bán tốt là bình thường, tuần sau về lại mức cũ cũng bình thường. Bốn tuần tăng đều mỗi tuần 5% là tăng thật, một tuần tăng 30% rồi đứng yên là tăng ảo theo sự kiện. Khoảng 80% chủ quán mới hay mừng hụt vì chỉ nhìn một tuần đẹp nhất.

Bạn cũng nên tách doanh thu theo nhóm món để biết ai đang gánh quán. Nhóm nước uống chiếm 50% doanh thu thì phải giữ chất lượng nhóm đó bằng mọi giá. Nhóm ăn vặt chỉ chiếm 10% mà tốn 30% công chuẩn bị thì nên gọn lại. Bạn biết món nào nuôi quán thì chăm món đó kỹ hơn, đừng dàn đều công sức cho cả trăm món như nhau.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Báo cáo doanh thu theo ngày, theo ca và theo nhân viên, mở điện thoại là xem được
• So sánh tự động với tuần trước để bạn biết tăng thật hay tăng ảo
• Đối chiếu tiền mặt với doanh thu mỗi tối, lệch trên 3% là thấy ngay

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.