Quản lý tồn kho thế nào cho chuẩn?

Quản lý tồn kho chuẩn là mỗi lần bán ra hệ thống tự trừ, mỗi lần nhập vào hệ thống tự cộng, bạn mở điện thoại lên là biết còn bao nhiêu hàng. Bạn không cần đếm tay mỗi tối mà vẫn nắm được món nào sắp hết để nhập kịp.

Vì sao quán hay lệch kho mà không biết?

Bạn thử nhớ lại lần gần nhất hết hàng đột ngột giữa giờ đông khách. Khách gọi 5 suất mà kho chỉ còn 2, bạn phải xin lỗi 3 bàn. Mỗi lần như vậy mất ít nhất 500 nghìn doanh thu trực tiếp, chưa kể khách đó lần sau không quay lại. Khoảng 40% quán nhỏ gặp tình trạng này mỗi tuần vì chỉ ước chừng bằng mắt.

Một cửa hàng tạp hóa 500 mặt hàng từng lệch kho 12% mỗi tháng vì nhập hàng ghi sổ tay, bán hàng nhớ bằng đầu. Sau khi dùng hệ thống tự trừ kho mỗi đơn, độ lệch giảm xuống còn dưới 2%. Bạn thấy đó, con người nhớ giỏi tới đâu cũng không bằng hệ thống ghi từng đơn một cách chính xác.

Bạn cũng hay bị nhân viên lấy hàng dùng mà không ghi lại. Mỗi ngày mất 2 chai nước, 3 gói mì thì một tháng mất gần 2 triệu mà không biết mất ở đâu. Bạn bật chế độ trừ kho tự động và yêu cầu mọi xuất hàng đều qua hệ thống, kể cả hàng nhân viên dùng. Con số minh bạch thì thất thoát tự giảm, bạn không cần nghi ngờ ai.

Bạn đừng để kho chết lặng trong góc. Hàng nhập về 3 tháng không bán được vẫn nằm đó chiếm vốn. Một quán mỹ phẩm từng chôn 15 triệu trong 80 sản phẩm ế suốt nửa năm. Sau khi xem báo cáo tồn kho theo ngày, bạn ấy thanh lý sớm và thu về 10 triệu để nhập hàng bán chạy. Bạn kiểm tra hàng chậm luân chuyển mỗi tháng một lần là giữ được dòng tiền khỏe.

Theo dõi tồn kho mỗi ngày ra sao?

Bạn dành 10 phút mỗi tối để xem 3 con số là hàng sắp hết, hàng bán chạy và hàng ế. Hàng sắp hết thì đặt ngay tối nay, sáng mai có hàng bán tiếp. Hàng bán chạy thì nhập nhiều hơn 20% so với tuần trước. Hàng ế 2 tuần liên tiếp thì giảm giá hoặc tặng kèm để đẩy đi. Ba việc này làm đều mỗi tối là kho của bạn luôn gọn.

Một quán ăn sáng bán 200 tô mỗi ngày từng phải đóng cửa sớm 3 lần một tuần vì hết nguyên liệu. Sau khi đặt mức cảnh báo tồn kho thấp, hệ thống báo trước 2 ngày, bạn ấy nhập kịp và không còn phải đóng sớm lần nào trong 2 tháng. Doanh thu tăng thêm 6 triệu mỗi tháng chỉ nhờ không hết hàng đột ngột.

Bạn nên đặt mức tồn tối thiểu cho 20 mặt hàng quan trọng nhất. Ví dụ sữa tươi không để dưới 10 hộp, trứng không để dưới 30 quả, gạo không để dưới 5 ký. Hệ thống báo đỏ khi chạm mức này, bạn nhìn là biết cần nhập gì. Bạn đừng đặt cảnh báo cho cả 500 món, báo nhiều quá thành ra bỏ qua hết, chỉ cần 20 món gánh 80% doanh thu là đủ.

Bạn cũng nên phân công một người chịu trách nhiệm kho mỗi ca. Người đó kiểm tra hàng nhập, xác nhận số lượng lên hệ thống và báo khi thấy bất thường. Khoảng 60% sai lệch kho đến từ việc ai cũng nhập mà không ai chịu trách nhiệm. Bạn giao một người, sai thì hỏi một người, kho tự nhiên chuẩn lên.

Khi nào cần nhập thêm hàng?

Bạn nhập hàng dựa trên tốc độ bán 7 ngày gần nhất chứ không dựa trên cảm giác. Món bán 10 cái mỗi ngày thì nhập đủ cho 10 ngày là 100 cái, cộng thêm 20% dự phòng thành 120 cái. Bạn nhập theo công thức này thì vừa đủ bán, vừa không chôn vốn. Nhập theo cảm giác thì lúc thừa lúc thiếu, tốn tiền mà vẫn hết hàng.

Một tiệm tạp hóa từng nhập 50 thùng mì vì thấy rẻ, bán 3 tháng mới hết, vốn 25 triệu nằm im trong kho. Sau khi tính theo tốc độ bán, bạn ấy chỉ nhập 15 thùng mỗi lần, 2 tuần nhập một lần, vốn lưu động nhẹ hẳn mà không bao giờ hết hàng. Bạn thấy đó, nhập ít nhưng nhập đúng nhịp thì khỏe hơn nhập nhiều một lần.

Bạn nên chốt một ngày cố định trong tuần để đặt hàng nhà cung cấp. Ví dụ thứ ba hàng tuần đặt cho cả tuần, nhà cung cấp giao thứ tư. Lịch cố định giúp bạn không quên, nhà cung cấp cũng chủ động hơn. Khoảng 75% quán làm ăn ổn định đều có ngày nhập hàng cố định, không phải kiểu hết mới cuống lên gọi.

Bạn cũng nên so sánh giá 2 tới 3 nhà cung cấp mỗi quý một lần. Cùng một mặt hàng mà chênh 5% thì một năm bạn tiết kiệm được cả chục triệu. Bạn lưu giá nhập mỗi lần lên hệ thống, 3 tháng mở ra xem là biết ai bán đắt ai bán rẻ. Bạn đừng trung thành mù quáng với một mối, tiền chênh lệch là tiền túi của bạn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Bán ra tự trừ kho, nhập vào tự cộng kho, mở điện thoại là thấy số lượng
• Cảnh báo hàng sắp hết trước 2 ngày để bạn nhập kịp, không lo đóng sớm
• Báo cáo hàng bán chạy và hàng ế giúp bạn nhập đúng, không chôn vốn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.