Ghi chú đơn hàng: làm sao không làm sai món khách

Đơn hàng ghi đủ món nhưng vẫn làm sai là chuyện thường. Lý do thường không nằm ở sự cẩu thả, mà ở cách ghi chú chung chung: như lần trước, ít cay, giống mẫu. Người làm ca sau đọc đơn không biết lần trước là lần nào, và không có cách nào hỏi lại khách khi khách đang chờ. Một mẫu ghi chú thống nhất là cách ngắn nhất để món làm ra đúng ý.

Vì sao ghi chú đơn hàng lại quan trọng?

Khách đặt nhiều món thì đơn có nhiều dòng, và mỗi dòng lại có thể có phần thay đổi: ít đá, thêm phô mai, không hành, không cay, cắt đôi. Ghi thiếu một chi tiết thì món làm ra không đúng ý, khách phải đợi làm lại, quán mất một phần nguyên liệu, và khách thì mất niềm tin.

Với quán nhận đơn qua điện thoại hoặc tin nhắn thì càng quan trọng, vì không có ai đứng cạnh khách để hỏi lại. Người ghi chú phải tự hỏi hết những thứ mà nếu hỏi thêm một câu sẽ tránh được cả đơn sai.

Ghi chú rõ còn là bằng chứng khi có khiếu nại. Khi khách quay lại nói món không đúng, đọc lại đơn thấy ngay khách đã dặn gì, mọi việc xử lý nhanh hơn nhiều so với mỗi người một lời kể.

Nói ngắn gọn, ghi chú đơn hàng là chỗ biến ý của khách thành thứ người khác đọc là hiểu. Không có nó, ý khách chỉ nằm trong đầu người vừa nghe điện thoại.

Ghi chú đơn hàng thế nào để người khác đọc là hiểu?

Một mẫu chung cho tất cả các đơn là việc đáng làm nhất. Mỗi món một dòng, có số lượng, ghi theo đúng thứ tự khách nói. Người đọc lại đơn không phải đoán ý.

Phần thay đổi nên viết theo công thức: món gốc, rồi phần thay đổi, rồi mức độ. Ví dụ trà đá, ít đá, thêm một nắm, thay vì viết trà đá bình thường. Mức độ cụ thể giúp người làm không phải tự chọn, vì chỗ nào cũng có cách hiểu khác nhau.

Ghi kèm lý do khi có: khách nói không ăn cay thì ghi rõ không cay và không mắm, thay vì chỉ ghi nhạt. Lý do giúp người làm xử lý phần nào cần thay nhiều hơn.

Đừng dùng từ viết tắt nội bộ trong ghi chú. Chữ viết tắt nhanh lúc đang ghi, nhưng vài giờ sau người khác đọc không hiểu, và phải đi hỏi lại khách hoặc chủ quán.

Ghi chú nên nằm ở phần ghi chú của đơn chứ không viết đè lên tên món. Nhiều khi khách đổi món, hoặc chủ quàn nhắn thêm một yêu cầu, và nếu viết đè lên tên món thì người đọc sau không biết cái nào là mới.

Cuối cùng là chỗ lưu. Dù là giấy, tin nhắn hay phần mềm, cả quán nên thống nhất một chỗ để ca sau tìm được ngay, không phải lục khắp bàn.

Kiểm tra đơn trước khi giao hàng thế nào?

Cách đơn giản nhất là hai bước: người nhận đơn đọc lại đơn với khách qua điện thoại, và người làm món đọc đơn trước khi bắt đầu. Khi hai việc này do hai người khác nhau làm, bước đọc lại là chỗ an toàn, bỏ qua nó thì sai ở khâu giao.

Với đơn nhiều món, nên có danh sách món tách riêng theo thứ tự làm. Món nào lâu hơn thì làm trước, để khách không phải chờ vì một món chính còn chưa xong.

Nếu đơn có giao muộn hoặc giao nhiều chặng, ghi rõ món nào giao trước, món nào giữ lại. Tránh trường hợp giao nhầm phần của khác vào đơn.

Sau khi giao xong, đánh dấu phần đã giao. Đơn giao một lần thì chưa sao, nhưng quán nhận đơn dễ bị trùng ca, và một đơn bị làm hai lần thì khách nhận món lạ.

Những lỗi dễ mắc khi ghi chú đơn hàng là gì?

Ghi chú bằng từ viết tắt nội bộ là lỗi phổ biến nhất. Lúc đang gọi thì nhanh, nhưng đến ca sau thì phải đoán, và đoán sai thì món sai.

Ghi chú ở đầu đơn rồi đến lúc làm món mới lật tìm là lỗi thứ hai. Đơn dài, ghi chú bị lẫn vào giữa các dòng, rất dễ bỏ sót.

Sửa đơn tại chỗ mà không ghi lại cũng là lỗi. Người sửa nhớ là đã đổi, người khác chỉ thấy một đơn không rõ đã đổi gì, nên giữ giá cũ.

Tin nhắn của khách lẫn vào phần ghi chú món cũng gây khó đọc. Tách rõ đơn hàng nói gì với yêu cầu riêng của khách, đừng trộn hai kiểu vào một chỗ.

Lỗi cuối cùng là coi ghi chú là việc của ca nhận đơn, ca làm món không cần biết. Khi đó thông tin có đủ nhưng không tới nơi cần dùng, và món sai vẫn xảy ra đúng như không ghi gì.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Mỗi đơn có sẵn phần ghi chú riêng và lịch sử thay đổi, không ai ghi đè mất ý của khách.
Danh sách món theo đơn hiện ra lúc chuẩn bị, người làm món làm đúng thứ tự.
Tra cứu được đơn cũ để đối chiếu khi khách quay lại hoặc khiếu nại.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.