Tính giá vốn thật cho một món hàng: đừng để lãi ảo

Có những quán cuối tháng nhìn doanh thu vẫn tốt nhưng tiền trong két thì cạn dần, và không ai biết món nào đang bán lỗ. Nguyên nhân thường gặp nhất là giá vốn được ghi vào sổ theo cảm tính hoặc theo giá nhập cũ nhất, trong khi thực tế mỗi món đang ăn vào một khoản chi phí khác nhau. Khi thiếu một khoản nhỏ trong giá vốn, cả tháng lãi biến thành lỗ mà báo cáo vẫn báo là có lãi.

Giá vốn thiếu một khoản nhỏ thì sao?

Hãy lấy ví dụ một món bán ở giá 50.000 đồng. Nếu giá vốn ghi 30.000 thì lãi 20.000. Nhưng nếu 30.000 đó chưa gồm phần bao bì, phần hao mòn của dụng cụ dùng để chế biến, và một phần nhỏ chi phí điện nước sinh ra khi bán món đó, thì giá vốn thật có thể là 36.000. Lãi còn 14.000, tức là giảm gần một phần ba so với cách tính ban đầu.

Nhân lên số lượng bán trong tháng thì chênh lệch rất lớn. Và đây là lý do cửa hàng nào cũng nhìn thấy từng món “có lãi” mà cuối quý vẫn không còn tiền.

Các khoản thường bị bỏ sót gồm: bao bì và túi, giấy in hoá đơn, chi phí vận chuyển mà quán chịu, tiền điện nước, hao mòn thiết bị, và tiền lao động phần thời gian chuẩn bị món. Riêng bao bì với hàng bán nhiều đã đủ nuốt mất một khoản lãi đáng kể mà không ai nhận ra.

Có một dấu hiệu dễ thấy: tổng doanh thu vẫn đẹp nhưng tiền mặt cuối ngày không khớp với tổng bán trừ tiền mua hàng. Khi có dấu hiệu đó, việc tính lại giá vốn từng món là bước đầu tiên, và cũng là bước đáng làm nhất.

Cần nói rõ một điều: tính giá vốn thật không phải là tìm cách giảm chi phí, mà là nhìn đúng con số. Quán biết món nào lãi thật thì mới biết nên bán mạnh món nào, nên giảm giá món nào, và nên bỏ món nào.

Tính giá vốn thật cho một món hàng bằng cách nào?

Bắt đầu từ giá mua. Ở đây cần chọn một cách tính và dùng nhất quán: giá nhập của đúng lô hàng đang bán, hay giá vốn bình quân của các lô đang có trong kho. Hai cách cho ra hai con số khác nhau khi giá thị trường thay đổi, và cơ sở vững là chọn một cách rồi giữ nguyên, ghi rõ ra để mọi người hiểu.

Tiếp theo cộng các chi phí đi kèm vào món đó: bao bì, giấy in hoá đơn, chi phí vận chuyển quán chịu, và nếu có, phần chi phí điện nước sinh ra khi làm ra món.

Với món chế biến tại quán, cần thêm phần hao mòn và phần thời gian. Cách làm dễ chấp nhận nhất là ước lượng: một phần món mất bao lâu để làm, quy ra giờ công, rồi chia cho số phần được làm ra trong giờ đó. Rồi cộng thêm phần hao mòn của bếp, đồ dùng trong bếp và thiết bị dùng chung. Con số này không lớn, nhưng cộng dồn lại trên cả tháng thì đủ để lấy đi một phần lãi đang tưởng có.

Sau khi cộng hết, chia tổng chi phí cho số lượng món được bán ra, ta có giá vốn của một phần. Giá bán trừ con số đó là lãi gộp của món. Lãi gộp trừ tiền lao động gán cho ca bán món đó thì mới gần với lãi thật.

Quy trình này nên làm cho một món trước, món nào bán chạy và giá vốn chưa chắc chắn thì làm món đó. Làm hết cả quán thì mất thời gian, và thường không cần thiết.

Bạn có thể thử với một món trước bằng bảng tính giá vốn mở ngay trên trình duyệt, điền giá nhập, bao bì và chi phí đi kèm là ra lãi gộp của từng phần.

Một lưu ý: giá vốn nên ghi lại theo mốc, kèm ngày cập nhật. Giá nhập thay đổi thì giá vốn cũng thay đổi, và một bảng ghi rõ mốc giúp bạn biết con số đang dùng là từ lúc nào.

Khi nào nên tính lại giá vốn và khi nào giữ nguyên?

Nên tính lại khi giá nhập thay đổi đáng kể, khi món đổi công thức hoặc đổi định lượng, khi bao bì đổi, và khi bạn nghi ngờ món nào đang lỗ mà chưa biết vì sao. Cũng nên tính lại sau mỗi lần đổi quy ước tính, ví dụ trước đây bỏ qua chi phí bao bì thì nay tính vào thì số liệu phải dựng lại từ đầu.

Giữ nguyên khi giá nhập không đổi và công thức không đổi. Tính lại mỗi tuần mà không có lý do cụ thể làm mất thời gian và dễ sai.

Có một ngoại lệ đáng chú ý: những món chạy theo mùa hoặc theo chương trình. Giá vốn của chúng thay đổi theo mùa và theo đợt, nên cần tính lại đúng lúc đổi đợt, thay vì giữ một con số cả năm.

Nếu chưa có đủ dữ liệu để tính chính xác, cứ tính tạm rồi ghi rõ là tạm, và đánh dấu những khoản nào đang ước lượng. Số ước lượng có giá trị hơn là để trống, miễn là phải biết mình đang ước lượng chỗ nào.

Những lỗi dễ mắc khi tính giá vốn là gì?

Lỗi nặng nhất là lấy giá nhập cũ nhất làm giá vốn, trong khi lô đang bán lại là lô giá cao hơn. Cách này làm giá vốn thấp hơn thật, và lãi đẹp hơn thật, nên người ta cứ mắc đi mắc lại mà không thấy.

Cộng chi phí chung vào một món theo tỉ lệ ước lượng là lỗi dễ mắc. Cách chia này không sai hoàn toàn, nhưng con số ước lượng thường bị thay đổi theo thói quen mà không ai ghi lại, và món nào nghe nhiều thì được cộng nhiều. Tốt hơn là dùng một con số cố định cho cả quán, kèm ngày cập nhật.

Quên cộng chi phí lao động vào giá vốn cũng hay gặp. Khi đó món trông lãi nhưng thực ra lãi chưa đủ trả công người làm.

Ghi giá vốn một lần rồi không sửa là lỗi tích lũy. Giá thị trường thay đổi mà giá vốn đứng yên thì báo cáo càng lâu càng xa thực tế. Nên gắn việc rà lại giá vốn vào một mốc thường xuyên, ví dụ mỗi quý hoặc mỗi đợt nhập hàng lớn.

Cuối cùng là chỉ nhìn lãi gộp mà bỏ qua vòng quay của hàng. Một món lãi gộp cao nhưng bán chậy thì dòng tiền lại kẹt. Xem cả lãi gộp và tốc độ bán của từng món thì mới ra được quyết định tồn kho hợp lý.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi giá vốn theo từng mã hàng và cập nhật theo lô nhập, không để lệch so với giá mua thật.
Tính lãi gộp và tỷ lệ lãi của từng món trên cùng một báo cáo để thấy món nào thực sự có lãi.
Theo dõi doanh thu theo món để biết món nào đáng giữ tồn kho, món nào nên giảm giá dọn hàng.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.