Sửa đơn hàng sau khi đã thu tiền: làm sao cho sổ khỏi lệch

Có một tình huống rất hay gặp ở cửa hàng nhỏ: khách đã thanh toán xong, đứng ở quầy mới nhớ ra muốn đổi món, hoặc bỏ thêm một món nữa. Nhân viên sửa ngay trên giấy hoặc trên máy, tiền thì nhận thêm hoặc trả lại, và mọi việc xong trong vài phút. Nhưng tới cuối ngày, tổng bán trong sổ không khớp với tiền mặt trong két, báo cáo lệch, và không ai biết chỗ lệch nằm ở đơn nào.

Nguyên nhân không phải vì cách sửa sai, mà vì cách sửa không để lại dấu vết. Một đơn hàng vừa là thông tin bán hàng, vừa là thông tin dòng tiền. Sửa một món mà không tính lại chênh lệch tiền thì sổ bán hàng và sổ tiền mặt tách khỏi nhau ngay từ đó.

Sửa đơn hàng sau khi thu tiền thì làm sao cho sổ khỏi lệch?

Nguyên tắc đầu tiên là: đơn hàng đã thu tiền không được sửa bằng cách ghi đè. Sửa ghi đè là xoá dấu vết của con số cũ, và khi sổ lệch thì không còn gì để đối chiếu. Cách đúng là ghi nhận một lần điều chỉnh có liên quan tới đơn cũ, để khi mở ra vẫn thấy được đơn ban đầu đã thu bao nhiêu, đã sửa thành gì và vì lý do gì.

Nguyên tắc thứ hai là giữ cho ba thứ luôn khớp với nhau: tiền khách đã trả, tổng tiền ghi trên đơn, và số tiền trong két. Nếu khách đổi món nhưng tổng tiền giữ nguyên thì đơn vẫn giữ nguyên giá trị, chỉ cần thay phần món và giá của món đó. Nếu khách mua thêm hoặc bỏ bớt thì chênh lệch phải được xử lý ngay tại quầy: hoặc thu thêm, hoặc hoàn lại, và giao dịch nhận hoặc trả tiền đó phải hiện riêng.

Nguyên tắc thứ ba là mọi thay đổi sau khi thu tiền đều phải có lý do. Người sửa, thời điểm sửa và lý do sửa là ba thông tin tốn ít thời gian lúc xảy ra, nhưng lại là thứ giúp bạn tìm ra chỗ sổ lệch khi cần. Không có lý do thì mọi đơn có chênh lệch đều giống nhau, và bạn sẽ mất thời gian dò từng đơn.

Cần nói rõ một điều: sửa đơn không phải là xoá sai cho xong. Trong đa số trường hợp, khách đổi ý là chuyện bình thường, và cách xử lý tốt là xử lý nhanh nhưng có ghi chép. Cửa hàng nào xử lý thoải mái mà vẫn giữ sổ khớp thì khách quay lại, còn cửa hàng sửa cho xong rồi tháng cuối không khớp thì chủ quán mất ngủ.

Những trường hợp nào nên sửa đơn, trường hợp nào nên huỷ rồi bán lại?

Nên sửa đơn khi nội dung giao dịch không đổi, chỉ là chi tiết bên trong bị sai. Ví dụ ghi nhầm mã món, ghi sai đơn vị tính, ghi chú nhầm tên món, hoặc đổi số lượng nhưng tổng tiền khách trả vẫn giữ nguyên. Trong những trường hợp này, một giao dịch vẫn là một giao dịch. Sửa cho gọn giúp sổ dễ đọc và báo cáo ít bị nhiễu.

Nên huỷ rồi bán lại khi khách trả lại toàn bộ hàng, hoặc khi giao dịch đã xuất hóa đơn và cần làm lại từ đầu cho đúng. Khi huỷ rồi bán lại, bạn có hai giao dịch rõ ràng: một giao dịch trả lại tiền và một giao dịch mới. Đối chiếu sẽ dễ hơn vì mỗi dòng giao dịch đều đúng như nó vốn có, không cần đọc phần ghi chú để hiểu chuyện gì đã xảy ra.

Có một trường hợp nằm giữa hai cách: khách đổi một phần trong đơn lớn, ví dụ bán số lượng lớn rồi giảm bớt. Khi đó cân nhắc sửa đơn gốc và ghi kèm chênh lệch, vì huỷ toàn bộ rồi bán lại sẽ làm số phiếu tăng lên mà lượng hàng phải nhập lại kho cũng nhiều hơn.

Chọn cách nào cũng nên theo một nguyên tắc chung: điều gì khách nhận được trên tay và trong két phải giống nhau. Nếu sau khi xử lý, khách cầm hàng đúng số lượng và quán giữ đúng số tiền thì bạn đã làm đúng, dù bạn chọn sửa hay huỷ.

Quy trình sửa đơn sau khi thu tiền gồm những bước nào?

Bước một là xác định chính xác phần nào cần đổi: món nào, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu, hay chỉ là thông tin ghi nhầm. Viết rõ phần cần đổi ra giấy trước khi động vào đơn giúp tránh sửa nhiều lần.

Bước hai là tính chênh lệch và thỏa thuận với khách. Nếu khách mua thêm thì thu thêm ngay tại quầy; nếu bỏ bớt thì hoàn tiền ngay tại quầy. Sự nhất quán này quan trọng hơn nhiều so với việc hoàn tiền sau: đơn vị tiền lẻ trong túi khách và tiền lẻ trong két quán rất dễ lệch với nhau.

Bước ba là ghi nhận thay đổi vào đơn, kèm lý do và thời điểm. Đây là bước quyết định sổ sẽ khớp hay không. Chỉ sửa dòng tiền mà không ghi vào đơn thì hai bên vẫn lệch.

Bước bốn là xử lý phần hàng hoàn lại. Hàng khách trả về phải nhập lại kho theo đúng quy trình nhập hàng, có ghi nhận số lượng và giá trị. Nếu chỉ bỏ món khỏi đơn mà không nhập kho lại thì tồn kho sẽ thiếu một lượng hàng không rõ đi đâu, và báo cáo tồn kho cũng sẽ sai theo.

Bước năm là đối chiếu lại cuối ngày: tổng bán, tiền nhận, tiền hoàn, tiền mặt trong két. Đối chiếu đúng thì mọi chênh lệch buộc phải xuất hiện vào đơn nào đó, và lúc đó tra cứu sẽ nhanh.

Bước sáu là xử lý hóa đơn. Nếu đơn đã xuất hóa đơn thì việc sửa đơn phải đi kèm hóa đơn điều chỉnh theo quy định hiện hành; nếu chưa xuất thì xử lý trước khi xuất, vì sau khi xuất thì việc sửa phức tạp hơn nhiều.

Sửa xong rồi thì làm sao để sau này vẫn kiểm tra được?

Muốn kiểm tra được thì phải có dấu vết. Ba thông tin nên có trong mỗi lần sửa: ai sửa, sửa lúc nào, và sửa vì lý do gì. Nếu đơn hàng của bạn có nhiều nhân viên dùng chung, thì việc ghi rõ người thực hiện còn giúp tách được những khoản lệch do nhầm lẫn với những khoản lệch do thất thoát.

Một cách tổ chức đơn giản mà nhiều cửa hàng dùng là mỗi lần sửa tạo thành một dòng điều chỉnh riêng, ghi rõ số tiền chênh lệch và lý do. Đơn gốc vẫn còn nguyên, và khi đối chiếu tổng, bạn cộng thêm các dòng điều chỉnh là ra con số thật.

Kinh nghiệm thường thấy: cửa hàng nào chỉ sửa tờ giấy mà không ghi lại thì đến lúc đối chiếu sẽ không sửa được, vì không ai nhớ đơn nào đã sửa. Cửa hàng nào ghi lại đủ thì mất vài giây mỗi lần sửa, và tiết kiệm hẳn một buổi tối cuối tháng.

Cần thêm một nguyên tắc nữa là không xoá đơn cũ, kể cả khi xoá hẳn đơn. Huỷ đơn thì đánh dấu là đã huỷ và giữ lại. Lý do đơn giản: xoá mất thì không còn gì để đối chiếu, và một đơn bị xoá đôi khi là dấu hiệu của việc làm sai lúc thu tiền.

Cuối cùng, nên gắn việc đối chiếu này vào một mốc quen thuộc, chẳng hạn cuối mỗi ngày hoặc cuối ca. Sửa đơn là việc bình thường, đối chiếu mới là việc quyết định sổ có khớp hay không.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi lại đầy đủ ai sửa đơn, sửa lúc nào và lý do sửa, để sau này luôn tra lại được.
Tính lại doanh thu, tiền mặt và công nợ sau khi sửa mà không phải sửa tay từng dòng trong sổ.
Ghi nhận hàng khách trả lại vào kho theo đúng quy trình nhập hàng, giữ cho số tồn khớp với số bán.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.