Quản lý hàng ký gửi trong cửa hàng sao cho khỏi rối số liệu?

Hàng ký gửi là kiểu nhập hàng mà chủ quán không phải trả tiền ngay. Nhà cung cấp đưa hàng ra, quán bán ra, bán được thì trả tiền, bán không hết thì trả lại hoặc bù phần tiền còn lại. Nghe có vẻ nhẹ, nhưng nhiều quán nhỏ nhận ký gửi rồi lại không biết hàng nào của ai, đã bán được bao nhiêu, hết hạn ngày nào.

Hàng ký gửi khác hàng mua ở chỗ nào?

Hàng mua thì tiền ra trước, hàng vào kho là của quán, mua bao nhiêu thì giá vốn cộng vào bấy nhiêu. Hàng ký gửi thì hàng vẫn là của nhà cung cấp cho tới khi quán bán hết và thanh toán. Quán giữ hàng trả trước, thường được giao thêm nhiều đợt, và phần tiền phải trả thường vào cuối tháng hoặc theo một chu kỳ thỏa thuận.

Khác biệt nằm ở chỗ hàng ký gửi bán không hết thì quán có thể phải trả tiền cho cả phần chưa bán, tuỳ cách giao dịch. Có nơi quy định hết hạn thì phải trả đủ hoặc trừ giá. Có nơi chỉ trả theo số đã bán, phần còn lại trả lại cho nhà cung cấp.

Ví dụ một quán tạp hóa nhận ký gửi 200 thùng nước, định kỳ giao thêm, chỉ trả tiền số đã bán. Đến cuối tháng còn lại 15 thùng chưa bán, quán có thể trả 15 thùng đó lại. Nhưng nếu giấy tờ ghi “hết hạn trả đủ tiền” thì 15 thùng chưa bán vẫn là tiền của quán, dù chưa bán được lấy một chai.

Vì sao hàng ký gửi dễ làm rối số liệu?

Vì mọi thứ giống nhau. Hàng ký gửi nằm chung kho với hàng đã mua, cùng một mã, cùng một tên gọi. Bán ra một thùng nước thì bạn ghi giảm tồn kho, nhưng tiền vốn của thùng nước đó chưa phải trả cho ai. Cuối tháng tổng tiền mua hàng không khớp với tổng tiền đã trả cho nhà cung cấp, và bạn không biết phần chênh nằm ở đâu.

Lỗi thường gặp là chốt tồn kho một lần cuối tháng rồi nhân với giá nhập, xong coi như đã trả tiền cho nhà cung cấp. Nhưng tháng đó hàng ký gửi bán được 60% thì sao? Số tồn còn lại đáng giá bao nhiêu thì phải trả bấy nhiêu? Cách chốt này lúc nào cũng ra một con số, nhưng con số đó không có ý nghĩa.

Có quán ghi hàng ký gửi vào sổ công nợ còn hàng đã mua vào sổ tồn kho, hai sổ tách rời. Khi cần xem tổng tiền phải trả cho nhà cung cấp thì phải gộp tay, mà gộp tay thì sai.

Ghi nhận hàng ký gửi thế nào cho khỏi lẻ tẻ?

Tách riêng ngay từ đầu. Mỗi mã hàng ký gửi nên có một mã riêng hoặc một nhãn riêng, ví dụ “nước ký gửi” khác “nước mua”. Bán ra thì ghi rõ đã bán bao nhiêu, còn bao nhiêu, và tiền phải trả cho nhà cung cấp là bao nhiêu.

Mỗi đợt giao hàng ghi lại 5 thông tin: ngày nhận, mã hàng, số lượng nhận, giá bán của nhà cung cấp, và số tiền đã bán được trong kỳ. Cuối kỳ lấy số đã bán nhân với giá đó, trừ số đã trả trước, ra đúng phần còn phải trả. Công thức đơn giản, nhưng nếu không tách mã thì ngay cả công thức đúng cũng không cứu được.

Kiểm hạn sử dụng luôn đi cùng. Hàng ký gửi có loại bán nhanh, cũng có loại chậm. Sữa tươi, đồ chế biến sẵn, thuốc lá điện tử… để quá hạn mà vẫn nằm trong kho thì tiền mất trắng, và phần mất đó quán thường phải tự chịu. Sắp hết hạn thì báo nhà cung cấp, họ đổi hoặc lấy lại, còn hơn để quán ôm.

Trước khi nhận nhiều, đọc lại giấy tờ với 4 câu hỏi: bao lâu thì thanh toán, trả một lần hay nhiều lần, hết hạn xử lý thế nào, trễ hạn có bị tính phí không. Bốn câu này nằm sẵn trong hợp đồng, đọc lúc còn chưa bán được nhiều hàng thì dễ hơn lúc đã bán hết.

Muốn xem nhanh phần tiền thì dùng bảng tính lãi gộp cả quán để tách chi phí đi theo số hàng bán với chi phí không đổi, còn giá vốn từng món thì mở bảng tính giá vốn mở ngay trên trình duyệt.

Khi nào nên nhận hàng ký gửi, khi nào nên từ chối?

Nhận ký gửi hợp với hàng bán nhanh, dễ dự đoán, quay vòng nhanh. Ví dụ nước uống đóng chai, hàng bán theo mùa, hoặc món mới dùng để thử. Rủi ro thấp vì quán không bỏ tiền ra mua trước, bán được thì mới trả.

Ngược lại, hàng ký gửi gặp món bán chậm thì rủi ro lớn hơn nhiều. Quán giữ hàng, chủ nhà giữ tiền, mà đồng tiền chưa về. Với món dễ hỏng hoặc dễ lỗi mốc, chuyện này càng đáng cân nhắc kỹ.

Nhận mà thấy mình không biết bán được bao nhiêu thì nhận thử một lô nhỏ trước, đo tốc độ bán rồi hẹn lượng lần sau. Rủi ro lớn nhất của hàng ký gửi không phải lúc nhận, mà lúc quán đang thiếu tiền mà trong kho lại đầy hàng của người khác.

Có một việc nên làm luôn: ghi lại số tiền đang bị kẹt trong hàng ký gửi. Cuối tháng còn 15 thùng chưa bán, quy ra tiền là bao nhiêu, đó là phần vốn đang nằm ở nhà cung cấp chứ không phải trong két. Quán nào cũng nên biết con số này, vì nó là một phần vốn đang chạy.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Tách hàng ký gửi và hàng đã mua thành hai mã riêng, bán ra là trừ đúng nhóm, không lẫn vào tồn kho chung.
Ghi công nợ theo từng nhà cung cấp, cuối kỳ thấy ngay còn phải trả bao nhiêu và còn kẹt bao nhiêu tiền trong hàng ký gửi.
Cảnh báo món sắp hết hạn để kịp báo nhà cung cấp đổi hoặc lấy lại trước khi thành hư.

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.