Tự ký hợp đồng và thuê ngoài dịch vụ quản lý cái nào hợp hơn?

Doanh nghiệp nhỏ khi cần một dịch vụ quản lý, nhiều chủ đưa ra hai hướng: tự ký hợp đồng làm lâu dài với một đối tác, hoặc thuê ngoài từng lần khi cần. Hai cách này khác nhau về chi phí, kiểm soát và rủi ro, chọn sai thì mất tiền hoặc mất kiểm soát công việc.

Tự ký hợp đồng và thuê ngoài khác nhau về chi phí thế nào?

Tự ký hợp đồng nghĩa là bạn trả một khoản cố định hàng tháng hoặc hàng năm cho đối tác quản lý dịch vụ. Thuê ngoài nghĩa là bạn chỉ trả tiền khi có việc, không dùng thì không trả. Cửa hàng bán lẻ ký hợp đồng quản lý kho nhiều năm, trả một khoản cố định mỗi tháng, tổng cộng cả hợp đồng là một khoản không nhỏ.

Nếu tính theo lần dùng thì thuê ngoài rẻ hơn rất nhiều cho giai đoạn đầu. Khi so sánh, chia chi phí ra 2 phần: phần cố định trả hằng tháng và phần biến động theo số lần dùng. Rồi tính điểm hòa vốn: từ tháng thứ mấy thì chi phí thuê ngoài bằng tổng tiền hợp đồng.

Cách nào kiểm soát chất lượng tốt hơn?

Ký hợp đồng dài hạn thường đi kèm cam kết chất lượng: đối tác phải đúng hạn, sai thì xử lý. Thuê ngoài mỗi lần một đối tác khác nhau thì chất lượng hay đổi, khó đánh giá. Chuỗi cửa hàng ký hợp đồng quản lý cho cả hệ thống, đối tác phải cử người kiểm tra mỗi tuần, sai sót bị phạt theo hợp đồng.

Nhưng thuê ngoài có một điểm mạnh là dễ đổi đối tác. Nếu làm chưa tốt, lần sau bạn thuê khác.

Rủi ro của từng cách là gì?

Tự ký hợp đồng dài hạn có rủi ro là bị buộc gắn bó: đối tác làm tốt thì không sao, làm kém mà hợp đồng còn 2 năm thì khó rút.

Thuê ngoài có rủi ro ngược lại: đối tác có thể không nhận việc vào thời điểm bạn cần nhất. Dịp cuối năm, cửa hàng cần dọn dẹp kho gấp nhưng đối tác đã hết lịch, phải nhờ người tạm trông. Tốn thêm một khoản tiền công không hề nhỏ cho người tạm. Rủi ro ít ai nghĩ tới là người trong công ty không ai làm nối việc khi đối tác bận. Với hợp đồng dài hạn, ghi thêm điều khoản: đối tác trễ tiến độ phải bổ sung người.

Nên chọn cách nào cho việc của bạn?

Nếu dịch vụ bạn cần thường xuyên và đều đặn mỗi tháng, ký hợp đồng dài hạn sẽ rẻ hơn và ổn định hơn. Nếu dịch vụ chỉ cần vài tháng hoặc một lần, thuê ngoài cho linh hoạt và đỡ tốn. Cửa hàng ký hợp đồng dọn dẹp mỗi tuần, còn việc kiểm kê kho thì thuê ngoài mỗi năm một lần.

Nên đặt điều khoản rõ ràng trong hợp đồng: trả tiền theo số lần công việc thực tế, hay trả cố định mỗi tháng. Nếu không ghi rõ, sẽ hay xảy ra tranh chấp khi doanh thu thay đổi. Cửa hàng gặp trường hợp này, cuối cùng phải làm lại hợp đồng bổ sung.

Đừng ký hợp đồng quá dài khi mới hợp tác. Hãy bắt đầu thuê ngoài 3 tháng để đánh giá đối tác, sau đó quyết định có ký dài hạn hay không. Cách này giúp tránh rủi ro bị gắn bó với đối tác chưa tỏ ra phù hợp.

Nên ghi rõ trong hợp đồng điều khoản chất lượng và điều khoản hủy sớm. Nếu đối tác không đạt cam kết, bạn có quyền hủy hợp đồng mà không phải trả thêm phí.

Bài liên quan nên đọc:

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn Trước khi ký, tự trả lời 3 câu: việc này có tự làm trong công ty được không, có cần người bên ngoài xem xét không, và sai sót có chấp nhận được không. Rõ ràng thì cách làm cũng rõ ràng.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi nhận hợp đồng với đối tác, tự động nhắc khi sắp hết hạn hoặc sắp đến kỳ trả tiền.
Theo dõi số lần dùng dịch vụ và số tiền đã trả, biết dịch vụ nào đáng ký hợp đồng dài hạn.
Báo cáo chi phí dịch vụ theo từng tháng, giúp chủ doanh nghiệp thấy rõ khi nào nên chuyển sang thuê ngoài.

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.